Le guide du débutant pour Google Sheets, le rival en ligne pour Excel

La dernière fois que nous avons consulté Google Documents et comment commencer à l'utiliser, si vous êtes débutant. Aujourd’hui, nous allons examiner l’autre partie majeure des applications de productivité basées sur le cloud de Google, Google Sheets.

Sheets est la réponse de Google à Microsoft Excel. Sheets se distingue de Excel par deux grandes choses: Sheets est entièrement basé sur un navigateur Web et son utilisation est entièrement gratuite. Il partage également de nombreuses fonctions de collaboration et de partage de Docs.

Si vous ne connaissez pas encore Sheets, voyons comment cela fonctionne.

Google Sheets - L'alternative gratuite à Microsoft Excel

Si vous connaissez déjà parfaitement le fonctionnement de Microsoft Excel, vous ne rencontrerez aucun problème avec Google Sheets. Mais supposons que vous ne sachiez pas non plus comment fonctionne Excel.

Comme Docs, Sheets a les avantages suivants:

• Tout étant totalement en ligne, vos feuilles de calcul sont accessibles à partir de tout ordinateur ou appareil mobile connecté à Internet.
• Tout est enregistré automatiquement afin que vous n'ayez jamais à vous soucier de perdre un travail vital.
• Vous pouvez inviter des collaborateurs à vos feuilles de calcul et les regarder modifier les documents en temps réel.
• Vous pouvez discuter avec vos collaborateurs à l'intérieur de la feuille de calcul en temps réel.
• Vous pouvez afficher l'historique des révisions et restaurer une feuille de calcul dans une version précédente.

Obtenir des feuilles de Google

Accéder à Google Sheets est simple. Vous pouvez directement pointer votre navigateur sur https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, ce qui vous amènera ici:

Ou vous pouvez accéder au site via Google Drive.

Commencer une nouvelle feuille de calcul

Après avoir cliqué sur le bouton bleu et passé à la page suivante, cliquez sur le bouton bleu. NOUVEAU bouton, puis Google Sheets. Vous pouvez maintenant choisir une feuille de calcul vierge ou partir d'un modèle.

Démarrer une feuille de calcul vierge

Si vous choisissez une feuille de calcul vierge, donnez-lui simplement un titre, puis commencez à remplir les cellules avec des données.

</ noscript>

Démarrer une feuille de calcul de modèle

Si vous sélectionnez l'option de modèle, vous verrez une assez belle sélection parmi laquelle choisir.

Tous les suspects habituels sont présents: calendriers, listes de tâches à effectuer, budgets, calendriers, rapports de dépenses, factures et de nombreux suivis.

Chargement et conversion de feuilles de calcul Excel dans Google Sheets

La troisième option pour démarrer une feuille de calcul consiste à prendre une feuille de calcul Microsoft Excel déjà existante et à la télécharger au format Google Sheets. Vous devez le faire via l’URL du lecteur, mais en tant que Téléchargement de fichiers L’option n’est pas sur la page Feuilles de calcul.

Voici un tableur Excel de données de vente que jeavoir sur mon ordinateur portable. Je l'ai téléchargée sur Google Sheets pour un accès et une édition plus faciles. En supposant que le fichier ne soit pas trop volumineux, le téléchargement prend normalement quelques secondes. Une petite boîte de notification en bas à droite de l’écran vous indiquera quand elle sera téléchargée.

Mais cela n’a pas encore été converti en Google Sheets. Jusqu'ici, il s'est contenté de télécharger la feuille de calcul Excel. Pour le convertir, cliquez avec le bouton droit sur le document et choisissez Ouvrir avec–> Google Sheets.

Cela fera ensuite une nouvelle copie du document au format Feuilles. Vous pouvez ensuite supprimer la version Excel du document.

Travailler avec Google Sheets - Les bases

Maintenant que vous avez une feuille ouverte et prête à l'emploi, examinons quelques fonctionnalités de base.

Insérer des lignes et des colonnes

Maintenant que notre document est rempli de données, disons que nous voulons déplacer ces données vers le haut, le bas ou de côté, afin de laisser de la place pour de nouvelles données.

C'est très facile. Commençons par créer une nouvelle colonne. Tout d'abord, soulignez simplement ce qui doit être déplacé. Si vous voulez seulement une nouvelle colonne, mettez en surbrillance la colonne à côté. Si vous voulez trois nouvelles colonnes, sélectionnez les trois à côté.

Avec ce document, je n'ai qu'une colonne. Je l’ai donc mise en surbrillance parce que je veux déplacer cette colonne dans la colonne B et laisser la colonne A vide pour d’autres données.

La colonne A étant en surbrillance, allez maintenant à Insérer–> Colonne gauche.

La colonne A sera maintenant dans la colonne B et la colonne A sera maintenant vide, prête pour de nouvelles données.

N'oubliez pas que chaque changement que vous apportez est réversible. Soit par le suivi de version ou par Édition–> Annuler.

L'insertion de lignes est encore plus facile. Mettez en surbrillance la ligne que vous souhaitez déplacer pour ajouter la nouvelle ligne. Ensuite aller à Insérer–> Rangée au-dessus ou Insérer–> Ligne ci-dessous.

Et ce sera fait. Oh oui.

Supprimer des lignes et des colonnes

La suppression de lignes et de colonnes est également facile. Mettez en surbrillance la ligne ou la colonne puis passez à la Modifier m e n u. Vous verrez une option pour supprimer la ligne et lorsque cette option est sélectionnée, la ligne disparaît et tout se déplace vers le haut pour remplir l'espace.

Il y a aussi une option dans le Modifier menu pour supprimer la colonne.

Ajouter ou supprimer des zéros de vos totaux

Parfois, avec des chiffres, si vous ajoutez des zéros après le signe décimal, ils sont automatiquement supprimés lorsque vous cliquez en dehors de la cellule. Heureusement, il est très facile de remettre les zéros.

Mettez en surbrillance la cellule puis cliquez sur le bouton de zéros situé au-dessus.

Aligner les données correctement

Si vous êtes un peu un maniaque ou OCD, alors vous voulez que tout soit aligné correctement. Parfois, certaines cellules s'alignent à gauche et d'autres à droite, comme tel.

Pour les aligner comme des soldats, mettez en surbrillance la colonne (dans ce cas, la colonne A), cliquez sur le bouton d'alignement et choisissez celle que vous voulez.

Maintenant, observez ces bébés en ligne droite.

Mettre en forme les nombres en tant que devise, pourcentage et plus

Taper des chiffres est une chose, mais si vous êteslors de l’enregistrement des transactions financières, il est alors logique d’avoir une devise, des points décimaux et des virgules. De cette façon, vous pouvez facilement lire les chiffres. Ou il existe d'autres moyens de formater les nombres.

Voici donc les chiffres tels qu'ils ont été saisis.

</ noscript>

Mais si vous mettez en surbrillance une ou plusieurs cellules, cliquez sur le bouton 123 bouton (à côté du menu de la police), alors vous obtenez des options.

Choisir Devise transforme le chiffre en devise correctement formatée. Ou vous pouvez avoir un pourcentage, des dates, une heure et plus. A côté de chaque option, le numéro ressemblerait s'il était sélectionné.

Si vous voulez une monnaie différente, cliquez sur Plus de formats au fond. ensuite Plus de devises…

Ensuite, choisissez simplement votre devise.

Faire une table

Faire une table est absolument facile. Sélectionnez simplement la zone pour laquelle vous souhaitez créer un tableau. Cliquez ensuite sur le bouton de la barre de menus qui ressemble à 4 carrés empilés les uns sur les autres.

Choisissez celui que vous voulez. Pour une table, ce serait la première sur la rangée supérieure. En cliquant dessus, les cellules sont entourées de lignes noires, ce qui vous donne votre tableau.

Colorez les cellules et les données

Si vous souhaitez avoir des lignes de couleurs différentes, par exemple, il suffit de mettre en surbrillance la ligne en question. Ensuite, cliquez sur le bouton de couleur de remplissage (à côté du bouton de couleur de police).

Choisissez une couleur et les cellules vont transformer cette couleur. Rappelez-vous cependant que si vous avez une couleur sombre, vous aurez besoin d’une police plus claire pour qu’elle apparaisse.

Ajouter des liens cliquables et des commentaires

Pour créer un lien hypertexte cliquable, tapez simplement une URL valide dans la cellule. Lorsque vous appuyez sur la touche Retour ou que vous cliquez en dehors de la cellule, le lien devient immédiatement actif et cliquable.

Le fait de laisser des commentaires (si quelqu'un vous a envoyé une feuille de calcul Google) diffère légèrement de Google Docs. Dans Google Documents, lorsque vous laissez le commentaire, il reste ouvert.

Mais dans Google Sheets, lorsque vous laissez un commentaire, il est indiqué par un petit triangle jaune dans le coin de la boîte. Pour voir le commentaire, vous devez passer la souris dessus.

Tri des données par colonnes

Si vous avez une feuille de calcul avec, par exemple, une liste de noms, vous souhaiterez peut-être l’avoir dans l’ordre alphabétique. Ou ordre alphabétique inverse.

Pour ce faire, mettez en surbrillance les colonnes, puis allez à la Les données m e n u. Là, vous pouvez trier la colonne entière ou seulement les cellules en surbrillance de cette colonne.

Inviter des collaborateurs

Inviter des collaborateurs est la même chose que dansGoogle Docs. Toute personne devant être invitée à consulter un document Google a besoin d'un compte Google. Il peut s'agir d'un compte Gmail gratuit standard ou d'un compte Google Apps payant.

Maintenant, cliquez sur le bleu PARTAGER bouton dans le coin supérieur droit de l’écran Docs et une boîte apparaîtra.

Si vous cliquez sur Obtenir un lien partageable, vous avez la possibilité de faire un lien oùn'importe qui peut accéder au document, à condition d'avoir le lien. Vous pouvez également modifier leurs autorisations d'affichage, telles que leur capacité à modifier votre travail ou simplement à le lire.

Ou, si vous préférez inviter une personne en particulier, vous pouvez copier son courrier électronique dans le répertoire. Personnes section, avec ce qu'ils sont autorisés à faire dans le document. Joignez également une note si vous souhaitez leur dire quelque chose.

Si vous avez des contacts dans votre carnet de contacts pour cette adresse e-mail et que l'un d'entre eux est la personne que vous souhaitez inviter, le champ e-mail se créera automatiquement, ce qui vous fera gagner un peu de temps.

Lorsque la personne accepte votre invitation, vous la verrez en haut de l'écran, à côté du bouton PARTAGER.

Télécharger la feuille de calcul dans un autre format de fichier

Lorsque votre feuille de calcul est enfin terminée, vous souhaiterez peut-être l'exporter sous un format de fichier différent.

Les options sont légèrement différentes de celles de Google Docs. Après tout, vous sont traiter avec un tableur ici qui est une bête légèrement différente d'un document ordinaire.

Compléments tiers

Tout comme Google Docs, Sheets dispose également de modules complémentaires tiers conçus pour faciliter votre travail. Pour accéder au menu, allez à Modules complémentaires -> Obtenir des modules complémentaires dans la barre de menu supérieure.

Voici quelques-uns des meilleurs.

Google Analytics

Associez votre compte Google Analytics à vos Google Sheets et générez régulièrement des rapports analytiques dans Sheets.

Galerie de modèles

Élargissez davantage votre choix de modèles avec Galerie de modèles.

Plus de polices

Comme le titre l'indique, obtenez plus de polices pour vos feuilles de calcul.

Conclusion

Il y a beaucoup de gens (moi compris) quidéteste Microsoft Excel avec passion. Il est gonflé et donc difficile à utiliser. Mais Google a simplifié les feuilles de calcul en vous fournissant tout ce dont vous avez besoin, sans plus. C'est un excellent service à utiliser et fonctionne avec brio lorsqu'une collaboration est nécessaire.