Prenez le contrôle de la messagerie en utilisant la priorité et ne pas déranger [Série Outlook Productivity]

Bien que peu de gens diront que le courrier électronique est un outil précieux pour la plupart des organisations, de plus en plus d'études montrent que trop d'email peut causer de graves problèmes de productivité pour sondes employés. Par exemple, souvenez-vous du document que vous avez été chargé d’écrire, mais cela a pris trois fois plus de temps que prévu, car chaque fois que vous vous y attarderiez, un nouvel e-mail arriverait dans votre boîte de réception. Plutôt que de l'ignorer, vous vous êtes senti obligé de répondre et BANG !! Dix minutes avaient disparu!

Pour moi, cela se passe toutes les 5 minutes à mon bureau(c’est pourquoi cet article a pris 3 heures à écrire), et je ne serais pas surpris que 99% d’entre vous racontent une histoire similaire. C’est pourquoi j’étais enthousiasmé lorsque Microsoft a publié un nouveau plug-in Outlook 2007 appelé: Priorité de la messagerie.

Microsoft Outlook Email Prioritizer est un logiciel gratuit à télécharger à partir des nouveaux OfficeLabs de Microsoft <du moins, c'était au moment de la rédaction de cet article>.

Dans leurs mots:

Fonctionnalités:

• Bouton Ne pas déranger - Ne plus recevoir de courrier électronique pendant une période donnée
• Priorités en matière de courrier électronique - Une priorité est attribuée au courrier électronique en fonction de règles prédéfinies pour vous aider à trouver des courriels pertinents.

L'installation était rapide et facile:

La première fois que vous lancez Outlook après avoir installé le nouveau module complémentaire, soyez prêt à attendre quelques minutes, le temps que celui-ci analyse votre courrier électronique et assigne les différentes priorités.

Une fois Outlook ouvert après l’installation, vous remarquerez une nouvelle barre d’outils en haut de votre écran Microsoft Outlook.

Client 2007. Les réglages sont assez simples. Vous pouvez configurer le paramètre «Ne pas déranger» par intervalles de 30 minutes, jusqu'à 4 heures OU jusqu'à la fin de la réunion en cours (comme prévu dans votre calendrier Outlook). Vous pouvez également configurer la manière dont votre Boîte de réception affiche le courrier électronique en fonction des priorités attribuées aux courriers électroniques.

Vous pouvez soit accepter les «règles de priorité» par défaut, soit les personnaliser selon vos préférences en cliquant sur le bouton Options de la barre d’outils New Email Prioritizer.

Une fois ici, c’est assez simple. Ajustez les paramètres et cliquez sur OK pour enregistrer.

J'utilise le plug-in au travail depuis quelques tempsjours maintenant. Jusqu'ici tout va bien. J'utilise une méthode différente pour prioriser ma boîte de réception MAIS, la fonctionnalité «Ne pas déranger» a déjà eu un impact très positif sur mes habitudes de lecture de courrier électronique / de bureau! Très Groovy En effet!

8/25/08 Mise à jour

Ce matin, j'ai été invité par une mise à jour automatiqueOutil de mise à niveau de Microsoft Email Prioritizer de V1.0.818.0 à 1.0.820.0. Les notes mentionnent que la mise à jour est destinée aux utilisateurs n'ayant pas de connexion aux serveurs Exchange: