Πώς να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης και να κρυπτογραφήσετε τα έγγραφα του Office 2016

Εάν χρησιμοποιείτε προϊόντα του Microsoft Office 2016 όπωςWord, Excel και PowerPoint για την προετοιμασία ευαίσθητων πληροφοριών. γνωρίζετε ότι το Office έχει ενσωματωμένη δυνατότητα κρυπτογράφησης; Ας αναθεωρήσουμε τις λεπτομέρειες και τον τρόπο προστασίας των εγγράφων σας.

Εάν χρησιμοποιείτε προϊόντα του Microsoft Office όπως το Word2016, Excel 2016 και PowerPoint 2016 για την προετοιμασία ευαίσθητων πληροφοριών. γνωρίζετε ότι είναι απλό να προσθέσετε ένα επίπεδο κρυπτογράφησης στα έγγραφα, στα υπολογιστικά φύλλα και στις παρουσιάσεις σας; Η λειτουργία είναι ενσωματωμένη στη σουίτα του Microsoft Office και είναι γρήγορη και εύκολη στη χρήση, όπως θα σας δείξω παρακάτω. Για όσους από εσάς δεν έχετε κάνει ακόμα την επένδυση στην πιο πρόσφατη σουίτα του Office, καλύψαμε αυτές τις πληροφορίες για προηγούμενες εκδόσεις του Office, γι 'αυτό μπορείτε να δείτε το προηγούμενο άρθρο μας για αυτές τις οδηγίες.

Όταν ο κωδικός πρόσβασης που προστατεύει τα έγγραφά σας έχει κατά νου ορισμένες βασικές συμβουλές:

• Δημιουργήστε μια ισχυρή φράση πρόσβασης ή έναν κωδικό πρόσβασης κατά την προστασία των εγγράφων σας. Μια φράση πρόσβασης είναι ωραία, καθώς ελπίζουμε ότι θα σας εμποδίσει να ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασής σας.
• Χρησιμοποιήστε έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης, μην χρησιμοποιείτε το ίδιοτον κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιείτε για να συνδεθείτε στον υπολογιστή σας Windows ή σε άλλη υπηρεσία. Αυτό είναι σημαντικό μόνο σε περίπτωση που ο λογαριασμός χρήστη σας παραβιαστεί, τα αρχεία σας έχουν τουλάχιστον μια ελπίδα προστασίας.
• Εάν πρόκειται να κρυπτογραφήσετε πολλά έγγραφα γραφείου, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης. Το αγαπημένο μας εδώ στο groovyPost είναι 1Password.
• Από προεπιλογή, το Office 2016 / O365 χρησιμοποιεί AES 256 bitκρυπτογράφηση που για το 99% των ανθρώπων εκεί έξω είναι αρκετά καλή. Εάν θέλετε να αλλάξετε την προεπιλογή με οποιονδήποτε τρόπο, σας ενθαρρύνω να δείτε αυτό το άρθρο του TechNet που αναλύει λεπτομερώς τις επιλογές κρυπτογράφησης.

Προστατέψτε τα αρχεία Office 365 ή Office 2016 χρησιμοποιώντας κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης

Η διαδικασία είναι στάνταρ για τα περισσότερα Officeεφαρμογές, έτσι ώστε για αυτό το άρθρο, θα χρησιμοποιήσουμε το Microsoft Word 2016 για να ξεκινήσει. Αρχικά, ανοίξτε το έγγραφο του Office που θέλετε να προστατεύσετε. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο, επιλέξτε την καρτέλα Πληροφορίες και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Προστατέψτε το έγγραφο κουμπί. Κάντε κλικ Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης.

Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο ΕΝΤΑΞΕΙ.

Εισαγάγετε ξανά τον κωδικό πρόσβασης για να την επιβεβαιώσετε και κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.

Το Microsoft Word θα δείξει τώρα ότι το έγγραφο προστατεύεται. Κάθε φορά που ανοίγετε το έγγραφο, θα σας ζητηθεί να πληκτρολογήσετε τον κωδικό πρόσβασής σας για να αποκτήσετε πρόσβαση στο περιεχόμενό του.

Η προστασία μιας παρουσίασης PowerPoint λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο.

Κωδικός πρόσβασης που προστατεύει άλλους τύπους αρχείων του Microsoft Office

Όταν εργάζεστε με άλλους τύπους του Microsoft Officeόπως μια βάση δεδομένων της Microsoft Access, υπάρχουν κάποιες δευτερεύουσες απαιτήσεις. Η πρόσβαση 2016 απαιτεί το άνοιγμα της βάσης δεδομένων αποκλειστικά πρώτα για να μπορέσετε να την προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης. Για να γίνει αυτό, κάντε κλικ στο Αρχείο> Άνοιγμα, επιλέξτε το αρχείο της βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Ανοιξε κάντε κλικ στο κουμπί Ανοίξτε την Αποκλειστική.

Εισαγάγετε και επιβεβαιώστε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει.

Προστατέψτε όλο ή μέρος του βιβλίου εργασίας του Excel

Για βιβλία εργασίας του Microsoft Excel, μπορείτε να προστατεύσετε όλα ή τμήματα ενός βιβλίου εργασίας. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες οδηγίες. Κάντε κλικ στο Αρχείο, επιλέξτε το Πληροφορίες κάντε κλικ στην καρτέλα Προστατέψτε το βιβλίο εργασίας κουμπί. Κάντε κλικ Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης ακολουθήστε τις ίδιες οδηγίες που χρησιμοποιούνται κατά την προστασία ενός εγγράφου του Word.

Προστατέψτε ένα φύλλο

Αν έχετε ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας, μπορείτε να προστατεύσετε ένα συγκεκριμένο φύλλο χωρίς να κλειδώσετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας. Κάντε δεξί κλικ στο φύλλο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προστατέψτε το φύλλο.

Εάν υπάρχει τμήμα φύλλου που θέλετε να προστατεύσετε από την τροποποίηση, μπορείτε να το κάνετε και εγώ. Πρώτα, επισημάνετε το εύρος και κάντε κλικ στο Ανασκόπηση αυτί. Κάντε κλικ Να επιτρέπεται στους χρήστες να επεξεργάζονται περιοχές

Κάντε κλικ στην επιλογή Προστασία φύλλου.

Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης και επιβεβαιώστε την.

Όταν προσπαθείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτό το εύρος, θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα:

Για να κάνετε αλλαγές στο εύρος ή σε ένα συγκεκριμένο κελί, επιλέξτε το και πηγαίνετε στο Ανασκόπηση κάντε κλικ στην καρτέλα Αποπροστασία. Καταχωρίστε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο OK

Αυτό είναι και τα αρχεία του Microsoft Office είναιτώρα μόνο για τα μάτια σας. Ελέγξτε τα άλλα άρθρα μας, όπως την ενεργοποίηση της κρυπτογράφησης μονάδων δίσκου BitLocker και την κρυπτογράφηση των φορητών μονάδων που χρησιμοποιούν BitLocker to Go για πρόσθετη ασφάλεια.