Ръководство за начинаещи за Google Таблици, Онлайн съперник към Excel

Последният път разгледахме Google Документи и как да започнете с него, ако сте начинаещ. Днес ще разгледаме другата основна част от облачните приложения на Google за производителност - Google Sheets.

Sheets е отговор на Google на Excel на Microsoft. Има две големи неща, които отличават Sheets от Excel: Sheets е изцяло базиран на уеб браузър и е абсолютно безплатен за използване. Той също така споделя много от функциите за сътрудничество и споделяне, които Docs има.

Ако приемем, че вече не знаете нищо за Sheets, нека да разгледаме под капака как работи всичко.

Google Sheets - безплатна алтернатива на Microsoft Excel

Ако вече имате добро разбиране как работи Microsoft Excel, тогава няма да имате абсолютно никакъв проблем с Google Таблици. Но нека приемем, че и вие нищо не знаете как работи Excel.

Подобно на Документи, Sheets има следните неща:

• Всичко е изцяло онлайн, така че вашите електронни таблици са достъпни от всеки свързан с интернет компютър или мобилно устройство.
• Всичко се записва автоматично, така че никога не трябва да се притеснявате, че ще загубите някоя жизненоважна работа.
• Можете да поканите сътрудници в електронните си таблици и да ги гледате как редактират документите в реално време.
• Можете да разговаряте с вашите сътрудници в електронната таблица в реално време.
• Можете да прегледате историята на ревизиите и да върнете електронна таблица към предишна версия.

Стигане до Google Таблици

Стигането до Google Таблици е просто. Можете да насочите браузъра си директно към https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, който ще ви доведе тук:

Или можете да получите достъп до сайта чрез Google Drive.

Стартиране на нова електронна таблица

След като щракнете върху синия бутон и преминете към следващата страница, щракнете върху синия NEW бутон Google Таблици, Сега можете да изберете празна електронна таблица или да започнете от шаблон.

Стартиране на празна електронна таблица

Ако изберете празна електронна таблица, просто й дайте заглавие, след което започнете да попълвате клетките с данни.

</ Нескриптов>

Стартиране на електронна таблица с шаблони

Ако изберете опцията за шаблон, ще видите доста приятна селекция, от която да избирате.

Всички обичайни заподозрени са там - графици, списъци със задачи, бюджети, календари, отчети за разходите, фактури и много различни тракери.

Качване и преобразуване на електронни таблици на Excel в Google Таблици

Третата възможност за стартиране на електронна таблица е да вземете вече съществуваща електронна таблица на Microsoft Excel и да я качите във формат Google Sheets. Ще трябва да направите това чрез URL адреса на Диск, все пак като Качване на файл опцията не е на страницата за електронни таблици.

Ето данните за продажбите на таблицата Excel, която азимам на моя лаптоп. Качих го в Google Таблици за по-лесен достъп и редактиране. Ако приемем, че файлът не е твърде голям, качването обикновено отнема секунди. Малко поле за известия в долната дясна част на екрана ще ви каже кога е качено.

Но все още не е преобразувана в Google Таблици. Досега той просто е качил листа на Excel. За да го преобразувате, щракнете с десния бутон върху документа и изберете Отваряне с -> Google Таблици.

След това ще се направи ново копие на документа във формат Листове. След това можете да изтриете версията на Excel от документа.

Работа с Google Sheets - Основите

Сега, когато имате отворен лист и готов за работа, нека разгледаме някои основни функции.

Поставяне на редове и колони

Сега, когато имаме пълен с нашите документи документ, нека кажем, че искаме да ги преместим нагоре, надолу или настрани, за да направим място за нови данни.

Това е много лесно. Нека започнем с създаването на нова колона. Първо, просто подчертайте какво трябва да се премести. Ако искате само една нова колона, тогава маркирайте колоната до нея. Ако искате три нови колони, маркирайте трите до нея.

С този документ имам само една колона. Така че го подчертах, защото искам да преместя тази колона в колона B и колоната A да бъде празна за други данни.

С маркираната колона A, сега отидете на Вмъкване -> Колона вляво.

Колоната A вече ще бъде в колоната B, а колоната A вече ще бъде празна, готова за нови данни.

Не забравяйте, че всяка промяна, която направите, е обратима. Или чрез проследяване на версиите, или чрез Edit-> Undo.

Поставянето на редове е още по-лесно. Маркирайте реда, в който искате да преместите, за да добавите новия ред. След това отидете на Вмъкване -> Ред по-горе или Вмъкване -> Ред по-долу.

И това ще стане. О да.

Изтриване на редове и колони

Изтриването на редове и колони също е лесно. Маркирайте реда или колоната и след това отидете на редактиране меню. Ще видите опция за изтриване на реда и когато бъде избран, той ще изчезне и всичко ще се премести нагоре, за да запълни пространството.

Има опция и в редактиране меню за изтриване на колоната.

Добавяне или изтриване на нули от вашите суми

Понякога с числа, ако добавите нули след десетичната запетая, те автоматично се изтриват, когато щракнете от клетката. За щастие е много лесно да се върнат нулите.

Маркирайте клетката и натиснете бутона нули над нея.

Подравнете данните правилно

Ако сте малко чист изрод или OCD, тогава ще искате всичко да се подреди правилно. Понякога някои клетки се подравняват вляво, а някои вдясно, така.

За да ги накарате всички да са прави като войници, просто маркирайте колоната (в този случай колона A), щракнете върху бутона за подравняване и изберете коя искате.

Сега гледайте как тези бебета се разбъркват в права линия.

Форматирайте числата като валута, процент и други

Въвеждането на номера е едно, но ако стереално записване на финансови транзакции, тогава има смисъл да има валута, десетични знаци и запетаи. По този начин можете лесно да прочетете цифрите. Или има други начини, по които числата могат да бъдат форматирани.

И така, ето числата, както са били въведени.

</ Нескриптов>

Но ако маркирате една или повече от клетките, щракнете върху 123 бутон (до менюто с шрифтове), след което получавате опции.

Изборът Валута превръща фигурата в правилно форматирана валута. Или можете да имате процент, дати, час и други. Всяка опция има до себе си какъв ще бъде номерът, ако е избран.

Ако искате друга валута, щракнете Още формати на дъното. Тогава Повече валути ...

След това просто изберете вашата валута.

Направете таблица

Направата на маса е абсолютно лесно. Просто маркирайте областта, за която искате да направите таблица. След това щракнете върху бутона в лентата с менюта, който изглежда като 4 квадрата, подредени един върху друг.

Изберете този, който бихте искали. За маса би било първото в горния ред. Кликването, което ще направи клетките, има черни линии около тях, което ви дава вашата маса.

Оцветете клетките и данните

Ако искате да имате различни цветни редове например, това е просто случай на подчертаване на въпросния ред. След това щракнете върху бутона за цвят на запълване (до бутона за цвят на шрифта).

Изберете цвят и клетките ще обърнат този цвят. Не забравяйте обаче, че ако имате тъмен цвят, ще ви е необходим по-светъл шрифт, за да се покаже.

Добавяне на кликващи връзки и коментари

За да създадете хипервръзка с възможност за кликване, просто въведете валиден URL адрес в клетката. След като натиснете клавиша за връщане или щракнете върху клетката, връзката веднага става активна и кликваща.

Оставянето на коментари (ако някой ви е изпратил електронна таблица в Google) е малко по-различно от Google Документи. В Google Документи, когато оставите коментара, той седи там открито.

Но в Google Sheets, когато оставите коментар, той е обозначен с малък жълт триъгълник в ъгъла на полето. За да видите коментара, трябва да го поставите с мишката.

Сортиране на данни по колони

Ако имате електронна таблица със, да речем, списък с имена, може да искате да я имате в азбучен ред. Или обратен азбучен ред.

За целта маркирайте колоните и отидете на Данни меню. Там можете да сортирате цялата колона или само маркираните клетки в тази колона.

Покани сътрудници

Поканите сътрудници е точно същото като вГугъл документи. Всеки, който трябва да бъде поканен в документ в Google, се нуждае от акаунт в Google. Това може да бъде стандартен безплатен акаунт в Gmail или платен акаунт в Google Apps.

Сега кликнете върху синьото ДЯЛ бутон в горния десен ъгъл на екрана с документи и кутия ще скочи нагоре.

Ако щракнете върху Вземете възможност за споделяне, имате възможност да направите връзка къдетовсеки може да получи достъп до документа, при условие че има връзка. Можете също да редактирате техните разрешения за гледане, като например способността им да редактират работата ви или просто да я четете.

Или ако предпочитате да поканите конкретен човек, можете да копирате имейла му в хора раздел, заедно с това, което им е позволено да правят в документа. Прикачете и бележка, ако има нещо, което искате да им кажете.

Ако имате хора във вашата книга с контакти за този имейл адрес и един от тях е човекът, когото искате да поканите, полето за електронна поща автоматично ще се попълва, спестявайки ви малко време.

Когато човекът приеме вашата покана, ще ги видите в горната част на екрана, до бутона SHARE.

Изтегляне на електронната таблица в друг файлов формат

Когато вашата електронна таблица накрая е готова, може да искате да я експортирате като различен файлов формат.

Опциите са малко по-различни от тези за Google Документи. В крайна сметка вие сте справяне с електронна таблица тук, която е малко по-различен звяр от обикновен документ.

Добавки на трети страни

Както при Google Документи, Sheets също има добавки на трети страни, които са предназначени да улеснят работата ви. За достъп до менюто отидете на Добавки -> Вземете добавки в горната лента на менюто.

Ето някои от най-добрите.

Google Analytics

Прикачете профила си в Google Анализ към своите таблици и редовно генерирайте отчети за анализи в таблици.

Галерия с шаблони

Разширете избора си от шаблони още повече с Галерията с шаблони.

Още шрифтове

Както показва заглавието, получете повече шрифтове за вашите електронни таблици.

заключение

Има много хора (включително и аз), коитоненавиждам Microsoft Excel със страст. Той е подут и затова е труден за употреба. Но Google опрости електронните таблици, като ви даде само нещата, от които се нуждаете и не повече. Това е чудесна услуга за използване и работи блестящо, когато е необходимо сътрудничество.