Как да добавяте падащи списъци и валидиране на данни в електронните таблици на Excel 2010

В Excel 2010 и 2007, удобна функция, която използвам всичкивремето през бюджетен сезон е функцията за валидиране на данни, която ви позволява да създадете вграден падащ списък за попълване на полета. Тъй като няколко от нас работят по бюджета заедно, използвайки падащите списъци, мога да поддържам нормализирани данни, спестявайки на мен и на моите колеги много време по време и в края на процеса. Това е само един пример, но предполагам, че разбирате. Ако не, отворете Excel 2010 или 2007 и следвайте, за да видите магията на падащите списъци на Excel!

Въпреки че обикновено добавям валидиране на данни надолусписъци към цели колони, можете също да добавите падащото меню към отделни клетки. В примера по-долу ще създам падащо меню до цяла колона, за да ми помогне да изградя категорията жанр на моята музикална колекция.

Стъпка 1 - Изберете кои клетки да добавите валидиране

Кликнете върху колона, за да маркирате цялата колона.

Стъпка 2 - Лента за данни

Сега, когато сте избрали желаните клетки, Кликнете на Данни в лентата и след това Кликнете на Потвърждаване на данни инструмент.

Стъпка 3 - Критерии за валидиране

От Настройки Раздел, Кликнете падащия списък Allow и Кликнете списък.

Стъпка 4 - падащ списък

В Снашата кутия има две различни опции.

1. Ако вече имате няколко реда със списъка сиданни, можете просто да изберете тези полета. Ето защо аз обикновено правя IE: използвам скрита колона някъде в електронната си таблица, за да опростявам нещата, препоръчвам №2 за това упражнение.
2. Въведете ръчно данните за падащото меню от Писането ги в кутията, разделяща ги със запетая.

Кликнете Добре Да запазя.

Стъпка 5 - Незадължително: Въвеждане на съобщение + Известие за грешка

Има два допълнителни раздела за валидиране на данни, които можете да използвате, ако желаете. Първият е Входно съобщение, този раздел ще ви позволи да присвоите малко изскачащо съобщение, което се появява всеки път, когато някой избере клетка с тази валидирана информация. Вторият е Сигнал за грешка, това ще ви позволи да настроите съобщение, когато някой се опита да въведе информация в клетката, която не съвпада с това, което сте поставили в Източника.

Свършен!

Сега всички клетки, които първоначално сте избрали, щеима функция на падащо меню със списък, от който можете да избирате за клетката. Тези клетки също ще бъдат модерирани / нормализирани чрез валидиране на данни, така че ще можете да въведете само една от опциите за източник в клетката. Ако потребителят направи падащото меню и избере, няма проблем. Ако го напишат, няма проблем. Ако напишат данните WRONG, те ще получат изскачащата грешка, както е конфигурирана по-горе в Стъпка 5 (ако сте конфигурирали съобщение за грешка и т.н.).

заключение

Както споменах в отвора, използвам падащо надолуизброява непрекъснато на работното място и у дома, когато координира статии тук на groovyPost. Google Документи също поддържа функцията, така че следете този урок за How-To след няколко дни.