Как да добавите падащо меню и валидиране в електронни таблици в Google Документи

Преди това прегледахме валидирането на данниФункция в Excel 2010 и днес ще прегледам същата функция в Google Документи. На 26 август 2010 г. електронните таблици на Google Документи (известни още като Google Sheets) добавиха падане и валидиране в клетки в електронни таблици, с което тя се приближава до стъпка към паритет с Excel.

И така, какво прави всичко това в джаза за валидиране на данни? Просто - ограничава стойностите на клетка до предварително зададен списък или определен диапазон.

Например, ако сте имали колона „Статус“ в aелектронна таблица, проследяваща вашите различни проекти за множество клиенти, можете да ограничите валидните записи за тази колона до „Завършен“, „В ход“, „Отменен“ и т.н., и т.н. По този начин вие правите електронната си таблица в Google Документи. по-удобен за потребителя (по-малко пишете - можете просто да изберете запис от падащото меню) и спомагат за предотвратяване на грешки и грешки. Има няколко различни начина да настроите това и няколко различни опции за избор.

Как да добавите Google Документи за проверка на падащото меню в клетките {Screencast}

Бележка на редактора: Този видеоклип е доста остарял, но ще го направида ви даде цялостна представа за това как работи валидирането в Google Документи. Вижте стъпка по стъпка инструкциите, за да видите най-новите скрийншоти - имената на някои от опциите и настройките са променени.

Как да добавите Google Документи за проверка на падащото меню в клетката {Стъпка по стъпка}

Етап 1

Изберете клетката или клетките, към които искате да добавите валидиране на данни. Можете да изберете няколко клетки, като задържите shift и щракнете върху диапазон от клетки.

Стъпка 2

Кликнете Данни и изберете Потвърждаване на данни…, Алтернативно можете Кликнете с десния бутон избраните от вас клетки и изберете Потвърждаване на данни…

Стъпка 3

В падащото меню Критерии изберете Списък от обхвата.

Стъпка 4

Въведете диапазона от клетки, които искате да използвате като опции за въвеждане. Алтернативно можете Кликнете бутона отдясно на кутията и изберете диапазон с мишката (тази опция е по-лесна). Можете дори да изберете диапазон от друга електронна таблица в рамките на документа.

Вместо да създавате списък от обхвата, можете също да въведете елементите в списъка ръчно. Изберете Въведете елементи от списъка и просто ги въведете в полето отдясно. Използвайте тази опция, когато валидните ви записи вече не са включени в електронната ви таблица.

Стъпка 5

Попълнете допълнителните опции.

Ако искате да покажете помощен текст, когато потребителят задържи курсора на мишката си върху клетка, заверена с данни, проверете Показване на помощния текст за валидиране и въведете текст в полето по-долу.

Проверка Показване на падащия списък в клетката ако искате да разрешите на потребителите да избират валидни опции от меню.

Ако искате да разрешите невалидни данни, но покажете предупреждение, изберете Показване на предупреждение за настройката „На невалидни данни“. С тази настройка можете да въведете каквото искате тук, но ще бъдете уведомени, че не е в списъка с валидни данни. Избирането Отхвърлете въвеждането за тази опция ще се отхвърлят невалидни записи.

Кликнете Запази когато сте готови.

След като настроите валидирането на данните, клетката ще има стрелка в горния десен ъгъл.

Помощният текст се показва като подсказка, когато изберете клетката.

Ако сте допуснали невалидни записи, ще видите предупреждение, ако въвеждате данни, които не са включени в списъка или в определен диапазон. Това се показва като оранжев триъгълник в горния десен ъгъл.

Схванах го? Добре. Излезте напред и потвърдете!

Използвате ли валидиране на клетките? Разкажете ни как в коментарите по-долу!