Как да защитите паролата и да шифровате документи на Office 2016

Ако използвате продукти на Microsoft Office 2016 катоWord, Excel и PowerPoint за подготовка на чувствителна информация; знаете ли, че Office има вградена функция за криптиране? Нека разгледаме подробностите и как да защитим документите си.

Ако използвате продукти на Microsoft Office, като Word2016, Excel 2016 и PowerPoint 2016 за подготовка на чувствителна информация; знаете ли, че е лесно да добавите слой за криптиране към вашите документи, електронни таблици и презентации? Функцията е вградена в пакета на Microsoft Office и е бърза и лесна за използване, както ще ви покажа по-долу. За тези от вас, които все още не са инвестирали в най-новия пакет за Office, ние покрихме тази информация за предишни версии на Office, така че не се колебайте да разгледате предишната ни статия за тези инструкции.

Когато защитавате паролата на вашите документи, имайте предвид някои основни съвети:

• Създайте силна парола или парола, когато защитавате документите си. Една парола е хубава, тъй като се надяваме да не ви попречи да забравите паролата си.
• Използвайте уникална парола, не използвайте същатапарола, която използвате за влизане във вашия компютър с Windows или друга услуга. Това е важно само в случай, че потребителският ви акаунт е компрометиран, вашите файлове имат поне надежда за защита.
• Ако ще шифровате много офис документи, помислете за използване на мениджър на пароли. Нашият любим тук в groovyPost е 1Password.
• По подразбиране Office 2016 / O365 използва AES 256 битакриптиране, което за 99% от нас там е достатъчно добро. Ако искате да промените по подразбиране по някакъв начин, препоръчвам ви да разгледате тази статия на TechNet, която подробно преглежда опциите за криптография.

Защитете Office 365 или Office 2016 файлове, използвайки криптиране с парола

Процедурата е стандартна за повечето Officeприложения, така че за тази статия ще използваме Microsoft Word 2016 за стартиране. Първо отворете документа на Office, който искате да защитите. Щракнете върху менюто Файл, изберете раздела Информация, след което изберете Защита на документа бутон. Кликнете Шифроване с парола.

Въведете вашата парола и щракнете ДОБРЕ.

Въведете паролата отново, за да я потвърдите и щракнете ДОБРЕ.

Microsoft Word ще посочи, че документът е защитен. Всеки път, когато отворите документа, ще бъдете подканени да въведете паролата си за достъп до съдържанието му.

Защитата на презентацията на PowerPoint работи по същия начин.

Парола, защитаваща други видове файлове на Microsoft Office

Когато работите с други видове Microsoft Officeфайлове като база данни на Microsoft Access, има някои малки изисквания. Access 2016 изисква първо отваряне на базата данни, преди да можете да я защитите с парола. За целта щракнете върху Файл> Отваряне, изберете файла на базата данни и след това щракнете върху стрелката до отворено след това щракнете върху Отворете Ексклузивно.

Въведете и потвърдете паролата си, след което щракнете Добре.

Защитете цялата или част от работна книга на Excel

За Microsoft Excel Workbooks можете да защитите всички или части от работна книга. За целта използвайте следните инструкции. Щракнете върху File, изберете Информация щракнете върху Защитете работна книга бутон. Кликнете Шифроване с парола след това следвайте същите инструкции, използвани при защита на документ на Word.

Защитете лист

Ако имате споделена работна книга, можете да защитите определен лист, без да заключвате цялата работна книга. Щракнете с десния бутон върху листа и щракнете Защитете лист.

Ако има част от лист, който искате да защитите от модификация, можете да го направите и вие. Първо маркирайте диапазона, след което щракнете върху преглед раздел. Кликнете Разрешаване на потребителите да редактират диапазони

Кликнете върху Защита на листа.

Въведете парола, след което я потвърдете.

Когато се опитате да направите промени в този диапазон, ще получите следното съобщение:

За да направите промени в диапазона или определена клетка, изберете го, отидете на преглед след това щракнете върху Премахване на защитата. Въведете вашата парола и натиснете ОК

Това е всичко и вашите файлове в Microsoft Officeсега само за вашите очи. Вижте и другите ни статии, като например активиране на BitLocker Drive Encryption и криптиране на преносими дискове с помощта на BitLocker to Go за допълнителна сигурност.