So erstellen Sie ein portables Dokumentenformatarchiv (PDF / A)

PDF / A ist ein strenger Standard von Adobe PortableDokumentenformat (PDF), das Bundesgerichte in den USA für die Präsentation und Archivierung von PDF-Dokumenten benötigen (hier kommt das "A" ins Spiel). Hier ist eine einfache Technik, um PDF / As zu erstellen, die das Gericht akzeptiert.

Das Konzept hinter PDF / A ist einfach, aber dasAnweisungen, die von verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden, sind schrecklich kompliziert. Hier ist der einfache Weg, dies zu tun. In meinem Beispiel verwende ich Adobe Pro 9.3, dies funktioniert jedoch mit Adobe Standard 7 und höher. Je höher die Version, desto besser.

Öffnen Sie zunächst die PDF-Datei, die Sie in PDF / A konvertieren möchten. Auf der Oberfläche sehen ein normales PDF und ein PDF / A gleich aus. Die Unterschiede liegen unter der Haube.

Wählen Sie "Datei" / "Speichern unter". Es hat die Erweiterung ".ps".

Schließen Sie nun Ihr PDF und öffnen Sie Acrobat Distiller.

Wählen Sie Einstellungen / Adobe PDF-Einstellungen bearbeiten.

Gehen Sie zu Schriftarten, um sicherzustellen, dass Sie alle Schriftarten in Ihr Dokument einbetten. In diesem Fall habe ich meine bereits eingebettet.

Öffnen Sie jetzt Ihre PDF.ps-Datei. Durch einfaches Öffnen konvertiert Distiller es automatisch in ein kompatibles PDF / A-Format.

Aber ist es wirklich konform? Lass uns das Prüfen.

Öffnen Sie Ihre neu erstellte PDF-Datei in Adobe Pro (oder Standard) und führen Sie Preflight aus, indem Sie zu Erweitert / Preflight wechseln.

Jetzt analysieren. Wählen Sie PDF / A-1b, sofern das Gericht nichts anderes verlangt.

Keine Probleme gefunden! Die Bundesgerichte werden es akzeptieren. Erkundigen Sie sich bei der Regierung Ihres Landes - wenn Sie außerhalb der USA wohnen -, ob PDF / A ein Format ist, das von den Gerichten verlangt wird.

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen auf Bundesebene tätig sind, wirkt sich diese neue Anforderung für die Einreichung von PDF / A definitiv darauf aus, wie Sie PDF-Dokumente erstellen und damit arbeiten.