10 unverzichtbare Outlook-Tipps

Holen Sie das Beste aus dem Programm heraus, wennSie verwenden Outlook? Der Outlook-Desktop-Client ist ein Paradies für Power-User mit mehr Funktionen als ein Schweizer Taschenmesser, und die unglückliche Wahrheit ist, dass viele Leute einfach davon überwältigt werden. Das musst du nicht sein! Obwohl es Hunderte von Vorschlägen und Tricks für die Verwendung dieser umfangreichen E-Mail-Anwendung gibt, haben wir sie kurz gehalten und eine Liste der zehn nützlichsten und am häufigsten übersehenen E-Mail-Anwendungen erstellt. Mit diesen Tipps können Sie sicherer, effizienter und weniger verlegen sein, unabhängig davon, ob Sie im Job sind oder E-Mails von Ihrem PC aus verwalten.

1. Vorschau jedes Abschnitts von Outlook
Benötigen Sie einen schnellen Überblick über den Kalender? Vielleicht müssen Sie schnell nachsehen, was noch auf Ihrer Aufgabenliste ist, und jemanden aus Ihrem Kontaktbuch finden. In Office 2013 wurde die Funktion "Vorschau" eingeführt, mit der Sie eine kurze Zusammenfassung der Registerkarten "Kalender", "Personen" und "Aufgaben" anzeigen können, indem Sie den Mauszeiger über die Registerkarten unten in Outlook bewegen.

2. Schnelle Schritte
Ist ein großer Teil Ihrer Zeit in Outlook verbracht zu tunwiederkehrende Aufgaben? Vereinfachen Sie Ihren Workflow, indem Sie einige schnelle Schritte hinzufügen, die Ihre Arbeit für Sie erledigen können. Jede Schaltfläche kann so eingerichtet werden, dass sie automatisch mit vorgemerktem Text antwortet, E-Mails weiterleitet, E-Mails in Ordner kopiert, Termine erstellt und vieles mehr. Die Einrichtung von Quick Steps mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber Sie müssen sich keine Sorgen machen, wir haben Sie mit einem leicht verständlichen Tutorial zu diesem Thema konfrontiert. Es lohnt sich wirklich, sich die Zeit zu nehmen, um zu lernen, wie man sie verwendet, wenn Sie Outlook täglich verwenden.

3. Aktivieren Sie die Konversationsansicht
Hasse es oder liebe es, seit Gmail das gemacht hatIdeen-Mainstream-Leute sind darauf fixiert, E-Mails in Konversationslisten zu lesen. Was noch besser ist: In dieser Ansicht können Sie problemlos ganze E-Mail-Streams ignorieren, wenn Sie sich in einer Gruppenkonversation befinden, die Sie lieber nicht führen würden. Das Ändern ist so einfach wie das Aktivieren eines Kontrollkästchens auf der Registerkarte "Ansicht" der Mail-Multifunktionsleiste.

4. Hinzufügen eines neuen Kontakts beim Lesen einer E-Mail
Manuelles Schreiben in Kontakt-E-Mail-Adressen ist so2003. In neueren Versionen von Outlook (2007-2013) können Sie Personen zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen, wenn Sie eine E-Mail lesen, indem Sie auf deren Adresse in der Kopfzeile klicken.

5. Ungelesene E-Mails hervorheben
Die Standardfarben und -schriftarten in Microsoft Officekönnen Sie viel mehr wünschen lassen. Ich kann zwar kein bestimmtes Farbset vorschlagen, auf das sich alle da draußen einigen können, aber ich kann Ihnen sagen, dass das Anpassen Ihres Sets in Reichweite ist. Rufen Sie die Multifunktionsleiste Ansicht> Ansichtseinstellungen> Andere Einstellungen und Bedingte Formatierung auf. In jedem Fenster können Sie nicht nur die Farbe, sondern auch die Schriftart, Größe und den Stil jedes Textabschnitts in Outlook ändern. Weitere Details im orangefarbenen Link oben.

6. Lieferung verschieben
Haben Sie schon einmal eine E-Mail verschickt, um eine zu haben?"OH MIST! Warum habe ich diesen Moment gleich danach gesendet? Ich benutze diese Funktion seit Jahren und kann Ihnen nicht sagen, wie oft sie meinen Speck gerettet und das Erlöschen von E-Mails verhindert hat. Während dies in einer Unternehmenszentrale wichtig sein kann, ist es besonders wichtig, wenn Sie mit Kunden zu tun haben, damit E-Mails korrekt sind und versehentliche Missverständnisse vermieden werden. Es ist einfach genug, eine einzelne Nachricht über die Optionsleiste im Kompositionsfenster zu verzögern. Um jedoch alle E-Mails standardmäßig zu verzögern, ist eine etwas kompliziertere Outlook-Regel erforderlich, die in diesem verknüpften Handbuch besser beschrieben wird.

7. Schalten Sie den Personenbereich aus
Es ist hässlich, sperrig und wertvollBildschirm Immobilien. Obwohl Microsoft den Personenbereich in Office 2013 erheblich verbessert hat, ist dies für die meisten Benutzer immer noch ein Problem. Zum Glück haben sie es super einfach gemacht, es auszuschalten. Besuchen Sie im E-Mail-Modus die Multifunktionsleiste Ansicht und klicken Sie aufPersonenbereich> Aus, um die Unordnung am unteren Rand des Lesefensters auszublenden. Wenn Sie es jemals wieder benötigen, wissen Sie jetzt auch, wo Sie den Einschaltknopf dafür finden, da er sich an derselben Stelle befindet.

8. Deaktivieren Sie die Nachrichtenvorschau im Ordnerbereich
Für die meisten E-Mails reichen Betreff und Absender ausum zu wissen, ob Sie es öffnen und lesen möchten. Wenn Sie die Nachrichtenvorschau deaktivieren, haben Sie bis zu 50% mehr Platz, um die in Ihrem Posteingang aufgeführten E-Mails anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie sie schneller durchgehen und wieder produktiver arbeiten. Um diese zu deaktivieren, rufen Sie die Multifunktionsleiste Ansicht auf und klicken Sie auf Nachrichtenvorschau> Aus.

9. Urlaub (Abwesenheitserinnerung)
Wenn Sie Outlook für die Arbeit verwenden, ist dies einKlacks. Kunden und Kollegen wissen zu lassen, dass Sie nicht in der Stadt sind, ist der beste Weg, um zu vermeiden, dass sich ansonsten ein wütender Mob einstellt, der sich fragt, warum Sie diese TPS-Berichte am Freitag nie gesendet haben. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine davon ist das Einrichten einer Besprechung zur Erinnerung. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine ähnliche Regel wie in der Abbildung unten festzulegen. Die meistgenutzte Version heißt jedoch "Abwesenheits-Assistent" und setzt voraus, dass Ihre E-Mails auf einem Exchange-Server gehostet werden.

10. Schützen Sie sich vor versehentlichem ReplyToAll-E-Mail-Horror
Auch wenn sich über sonischen Durchfall lustig gemacht wirdDie geringste Sorge ist, dass noch viele Dinge wahrscheinlich nur in den Postfächern einiger weniger übrig sind. In diesem Tipp wird ein Outlook-Plugin installiert, das verhindert oder Sie zumindest warnt, wenn Sie im Begriff sind, eine E-Mail an alle Personen in einer Antwortliste zu senden, anstatt sie nur an eine Person zu senden. Sie können das Plugin hier von Microsoft.com herunterladen. Führen Sie einfach die MSI-Datei aus, und die Installation ist kinderleicht.