Що таке файли Outlook PST і для чого їх використовувати… чи ні?

Просто про ВСЕ, з ким я розмовляю на роботіскаржиться на розмір свого корпоративного електронного рахунку. Зазвичай це не проблема (але люди все ще скаржаться), оскільки коли поштова скринька наближається до її ліміту, більшість серверів електронної пошти (наприклад, Microsoft Exchange) попереджають користувача, щоб вони могли очистити поштову скриньку перед сервером правозастосування обмеження їх розмірів шляхом обмеження надсилання / отримання з сервера.

Тепер це все «Файне і Денді» до тих пір, коли ви їдете у відпустку на кілька днів, ці попередження щодо розміру електронної пошти приходять і йдуть, а потім КАБООМ !!! Ваша поштова скринька ПОВНА, і ви більше не можетенадсилати / отримувати електронну пошту з вашого мобільного або навіть OWA (Outlook Web Access) з цього питання. Я отримав дзвінок мільйон разів. Мій iPhone не може надсилати електронні листи, допоможіть!

• Отже, що робити?
• Чи є рішення цих недостатніх розмірів поштових скриньок?
• Що мені робити, перш ніж поїхати у відпустку?

Тепер я ознайомлю вас із сумнозвісним (згідно IT) файлом PST Outlook.

Що таке файли Outlook .PST?

• Файли даних Outlook або Microsoft Outlook.Файли PST (як їх більше відомі) можна створити за допомогою Microsoft Outlook для переміщення чи копіювання електронної пошти та вкладених файлів із вашого облікового запису поштової скриньки сервера на локальний ПК. По суті, це локальний файл архіву чи зберігання, який ви створюєте для зберігання електронної пошти та вкладених файлів на жорсткому диску вашого комп'ютера, USB-накопичувачі або серверному доступі (залежно від місця їх створення та зберігання).

Скільки можна зберігати у файлах Outlook .PST?

• До Outlook 2003/2007,.Файли PST могли зберігати лише 2 гігабайти електронної пошти та вкладених файлів. За допомогою Outlook 2003 та Outlook 2007 формат змінився, дозволяючи .PST-файлам збільшуватись у міру необхідності до розміру понад 20 гігабайт, якщо конфігурація за замовчуванням не змінена.
• Чесно кажучи, не дозволяйте їм отримати 20 концертів. Це багато краща ідея зберегти .PST файли не більше кількох концертів. Якщо вам потрібно більше місця для зберігання, то замість створення створіть новий .PST файл величезний .PST архіви. Чим більше, тим більше.Файли PST отримують більший шанс пошкодження та втрати даних (плюс тим складніше буде резервне копіювання поганих хлопців.) Ви можете приєднати стільки .PST-файлів до свого клієнта Outlook, скільки вам потрібно, тому просто розділіть свою електронну пошту логічно через декілька .PST файли, якщо вам потрібно зберегти більше кількох GIG-файлів старої електронної пошти.
• Порада. Якщо ви використовуєте .PST-файли для архівації старої електронної пошти, стисніть їх після копіювання всіх старих даних у них. Електронна пошта, як правило, просто текст, тому вона стискає ДУЖЕ добре.

Як я можу створити .PST файли Outlook?

• Ось ЛЕГКО, ось декілька посібників для Outlook 2007, 2013 та 2016.

Навіщо використовувати / створювати .PST файли? Переваги?

Розмір поштової скриньки

• Пам'ятаєте перший абзац цієї статті? Більшість адміністраторів електронної пошти обмежують розмір корпоративних поштових скриньок. Чим більша поштова скринька, тим більше дискового простору їм потрібно, тим більше їх потрібно зробити для резервного копіювання І тим більше часу буде потрібно для виконання цих резервних копій.
• Якщо ваш електронний лист (як я), 200Мегабайт поштової скриньки просто не вирізає. Тут увійшли .PST файли. Просто створіть .PST-файл та перетягніть у нього електронну пошту. Вони працюють як звичайна папка поштової скриньки в Outlook. Перетягнути і кинути. Це просто! <Дайте мені знати, якщо вам більше не потрібна допомога. Просто розмістіть свої запитання на нашому Форумі>.
• Останні версії індексів пошуку Windowsвашу поштову скриньку І всі локальні .PST файли (налаштовуються), які дозволяють отримати майже миттєвий доступ до всіх електронних листів за допомогою функцій пошуку, вбудованих у Microsoft Outlook.

Резервне копіювання та відновлення після катастроф

• Якщо у вас немає (або довіряєте) електронний листадміністратор, який регулярно виконує резервні копії вашого сервера електронної пошти, потім копіює вашу електронну пошту (так, вам не потрібно переміщувати пошту в .PST файли, ви також можете скопіювати її) в локальний файл .PST - це швидкий і простий спосіб забезпечити Ваш електронний лист може бути відновлений у сценарії DR сервера

Переносність

• .PST файли роблять електронну пошту портативною. Наприклад, скажімо, що ви хочете перемістити електронну пошту з однієї поштової скриньки в іншу. Наприклад, можливо, ви змінюєте роботу та хочете принести старий електронний лист. Або, можливо, ви змінюєте хост-провайдерів. АБО, можливо, ви хочете скопіювати свій особистий та робочий лист у файл .PST, зберігати його на невеликому USB-накопичувачі та тримати його завжди у вас. Як я вже сказав, .PST файли зберігають пошту дуже портативно. Так, так це і є рахунок GMAIL, але ця стаття не стосується GMAIL :)

Безпека

• Чи знаєте ви, що це майже неможливовідстежуйте / перевіряйте, чи читає ваш електронний співробітник / відділ вашу електронну пошту? Переміщення електронної пошти "Чутливий" або "Конфіденційне" з сервера електронної пошти / Exchange в локальний .PST-файл додає рівень безпеки.
• Примітка: Більшість ІТ-відділів мають можливість захопити ваше.PST файли, не знаючи цього прямо з вашого жорсткого диска на роботі. Через це застосування додаткового захисту на жорсткому диску комп'ютера є надзвичайно важливим. Я скоро напишу статтю на цю тему, але зараз погляньте на цю статтю. Це трохи "GEEKY", тож я незабаром перейду до нього зі статтею, яка пояснює кілька варіантів захисту файлів .PST.

Які недоліки у використанні файлів .PST?

Віддалений доступ

• Як тільки пошта є переїхали в а.PST-файл, він більше не буде доступний на сервері за допомогою програм віддаленого доступу, таких як OWA або мобільні телефони, які SYNC з вашою поштовою скринькою. Для доступу до електронної пошти у файлах .PST вам потрібно буде використовувати повний клієнт Microsoft Outlook. Невеликий USB-накопичувач може допомогти в цих ситуаціях. Однак це все ще не так зручно, як залишати електронну пошту на сервері.

Люди не сподобаються вам, і можливо, ви можете втратити роботу

• .PST файли з часом (залежно від кількості електронної поштиви отримуєте / зберігаєте) може зайняти багато місця на вашому локальному комп’ютері або на сервері, в залежності від місця їх зберігання. ІТ-хлопці ненавидять все, що змушує їх працювати над чим завгодно, якщо це не створює їх резюме, тому розміщення куди-небудь даних десь вимагає, щоб вони придбали більше дискового простору.
• Корпоративне право та більшість відділів управління документами не люблять файли .PST, оскільки вони дозволяють кінцевому користувачеві легко ігнорувати або обходити політику зберігання / знищення корпоративних документів.
• Команди з корпоративного захисту інформації також не працюютьяк .PST файли, оскільки якщо Legal коли-небудь попросить їх відновити дані для судового позову або судової повістки, .PST файли можуть значно збільшити витрати та зусилля на відновлення даних.

Продуктивність системи та мозку

• Чим більше електронної пошти у вас, тим більше електронної пошти і вам, і вашому комп’ютеру потрібно для відстеження та обробки.
• Оскільки пошук електронної пошти та вкладених файлів індексується пошуком Windows (або іншим індексом електронної пошти / системи), ваш індекс буде більшим, а ваші пошукові запити зайнятимуть більше часу.

Тож, сподіваюся, я відповів на всі ваші запитанняпро файли .PST Microsoft Outlook та висвітлює деякі плюси та мінуси високого рівня. Але якщо я щось пропустив, будь ласка, залиште коментар або опублікуйте своє запитання на моєму форумі.