Надіслати відповідь поза офісом в Outlook 2007 без сервера Exchange

Багато користувачів Outlook у корпоративному середовищі знайомі з Поза помічником і використовувати функцію Outlook для оповіщення клієнтівабо колеги, коли вони не перевіряють електронну пошту через відпустку чи хворобу тощо. Однак, наскільки це зручно, можливо, функція Outlook вимагає, щоб ваш сервер електронної пошти був сервером Microsoft Exchange Server, який для малого або домашнього бізнесу зазвичай не доступний / розумний.

Очевидні проблеми виникають під час поїздки у відпустку чи не перевірки електронної пошти протягом тривалого періоду; ваші клієнти чи ділові партнери можуть засмутитися, думаючи, що ви їх ігноруєте днями / тижнями. На щастя, рішення є для користувачів Outlook, які хочуть використовувати OutПомічник Office, незважаючи на те, що у них немає сервера електронної пошти Microsoft Exchange. Процес використовує правила Outlook і правила сповіщення, щоб імітувати функцію Out of Office Assistant, і хоч це може бути не таким витонченим або простим увімкненням, він все-таки виконує роботу.

Кілька речей, які слід зазначити про надсилання автовідповіді в Outlook 2007 за допомогою Правил та сповіщень:

• ВАЖЛИВО!: Outlook повинен працювати, щоб це працювало. Також потрібно, щоб було включено налаштування "періодично перевіряти наявність нових повідомлень".
• Використовується правило "Відповісти за допомогою певного шаблону"у цій методиці надіслати відповідь кожному відправнику лише один раз, щоб запобігти спаму. Щоб скинути список уже надісланих електронною поштою, вам потрібно буде закрити та перезапустити Outlook.

Гаразд, з урахуванням сказаного, давайте перейдемо до деталей How-To.

Як створити шаблон автоматичного відповіді в Outlook 2007

1. Складіть a Нове повідомлення в Outlook. Під Опції> Формат вкладка Встановити це до Простий текст. Потім Тип ваш власний відверте повідомлення, це буде те, що люди отримують як автоматичну відповідь, поки ви не вдома.

2. Після закінчення повідомлення натисніть кнопку Кнопка Microsoft Officeта натисніть кнопку Зберегти як.

3. У вікні, що з’явиться, тип у ваше бажане Ім'я файлу Далі Виберіть Шаблон Outlook (* .oft) як ваш Зберегти як тип.

Чудова робота! Перший етап завершений; почнемо на другому етапі

Далі нам потрібно визначити правило для надсилання автоматичної відповіді в Outlook 2007.

4. Під Інструменти меню, натисніть Правила та сповіщення.

5. У вікні Правила та сповіщення натисніть на Нове правило кнопка. У вікні майстра правил, що з'явиться, Клацніть Позначайте зірочку з порожнього правила> Перевірте повідомлення, коли вони надходять. Клацніть Далі > продовжувати.

6. У наступному вікні умов, Виберіть прапорець для Надіслано тільки мені, а потім натисніть кнопку Далі. Наступна сторінка - це список дій, установіть прапорець Відповідь за допомогою певного шаблону. Після завершення перевірки відповідних полів, Клацніть синє посилання на конкретний шаблон.

7. The Виберіть шаблон відповіді вікно повинно спливати, під Заглядати: виберіть Шаблони користувачів у файловій системі. Шаблон, який ми зберегли раніше, повинен з’явитись у списку, вибрати свій шаблон, і потім Клацніть відчинено.

8. Назвіть своє Правило, переконайтесь, що Увімкніть це правило поле встановлено. Закінчивши, натисніть Закінчити.

Вуаля! Відтепер всі, хто надсилає електронні листи, отримуватимуть автоматичну відповідь, що містить користувацьке повідомлення, яке ви встановили на першому етапі.

Я знову в офісі! Як відключити автоматичну відповідь в Outlook? <Дуже важливо>

Повернувшись в офіс (або додому), вам потрібно пам’ятати про ВИМКНЕННЯ або ВИДАЛЕННЯ Правила Outlook Out of Office, щоб люди не продовжували отримувати повідомлення «Я не в офісі».

9. Клацніть Інструменти, правила та сповіщення.

10. Виберіть Правило поза офісом ми створили раніше, а потім зніміть прапорець Правилоабо видаліть Правило за допомогою кнопки видалення. Клацніть гаразд щоб зберегти зміни та закінчити

Примітка: Я рекомендую вам просто відключити правило, знявши прапорець, а не видаляючи правило. Таким чином ви можете повторно використовувати його наступного разу, коли ви виходите з офісу.

<phew> Все готово!

Правила та сповіщення Outlook 2007 дозволяють вам робити майже все, що стосується електронної пошти, як показано в цьому затяжному навчальному посібнику. Назвіть кілька речей, якими ви займаєтесь чи керуєте за допомогою правил Outlook?