Як використовувати об'єднання пошти в Microsoft Word для створення пакетних документів

Злиття пошти - одна з класичних особливостей Microsoft Word, яка використовується для виготовлення масових документів, що містять унікальну інформацію. Ось як його використовувати.

Злиття пошти - одна з класичних особливостейMicrosoft Word використовується для виготовлення масових документів, що містять унікальну інформацію. Деякі приклади, коли це може бути корисним, включають брошури, інформаційні бюлетені або матеріали, що використовуються при масовій розсилці. У цій статті ми показуємо вам, як використовувати об'єднання пошти в Microsoft Word.

Використання функції злиття пошти в Microsoft Word

Для цього прикладу я створю документзапрошення друзів на подію. У листі злиття пошти є два компоненти; основний документ та джерело даних, такі як імена та адреси осіб, запрошених на подію. Після того, як ви зіберете інформацію для джерела даних, Word обробляє комбінування документів для кожного запрошеного гостя.

Перший крок - мати все унікальнеінформація для кожного одержувача, яка називається ім'ям поля, наприклад, ім'я, адреса та привітання. Ще одна важлива частина створення документу злиття пошти - це Форма, яка містить інформацію, що доставляється одержувачу. Зразок листа нижче містить п’ять полів, які мені потрібно буде включити до кожного документа.

Запустіть майстра злиття пошти

Створіть у Microsoft Word новий порожній документ і виберіть Вкладка розсилки> Злиття поштової пошти> Майстер поєднання пошти поетапно.

Коли з'явиться майстер злиття пошти, виберіть Листи і натисніть радіо Далі: Стартовий документ.

Виберіть Використовуйте поточний документ а потім перейдіть до наступного кроку для виборуодержувачів. Майстер злиття пошти надає вам можливість використовувати наявний документ. Якби я вже підготував лист, я міг би просто змінити імена полів як основу для джерела даних.

Майстер злиття пошти є потужним. Ви можете використовувати декілька джерел для свого списку одержувачів, серед яких база даних Microsoft Access або таблиця Excel. Для цієї статті я створять своє джерело даних з нуля, вибравши, Введіть новий список і натисніть кнопку Створіть.

Створення та збереження джерела даних

Форма з попередньо заповненими полями будепредставлено. Це може бути не ідеально, оскільки ми можемо не хотіти деяких з цих напрямків, і це може нас бентежити. Таким чином, ми будемо видаляти та змінювати деякі назви полів; натисніть кнопку Налаштувати стовпці кнопка для цього.

Якщо ви повернетесь до нашого зразкового документа, визауважимо, у нас було лише п’ять полів, тоді як попередньо заповнені поля, надані Word, нараховують 13. Деякі з них є важливими, тому ми збережемо лише ті, що хочемо. Щоб видалити поле, виберіть його та натисніть Видалити.

Клацніть Так, щоб підтвердити видалення. Повторіть цей крок для всіх розділів, які ви не хочете.

Оскільки у нас немає деяких потрібних конкретних полів, ми будемо перейменовувати існуючі поля та додавати нові.

Після завершення список назв полів повинен збігатися і дорівнювати тому, що описано в нашому зразковому документі. Клацніть гаразд щоб підтвердити зміни.

Перейдіть до заповнення полів іменами та адресами кожного одержувача, після завершення натисніть ОК.

Збережіть своє джерело даних, яке об'єднається у ваш остаточний документ.

Попередній перегляд одержувачів вашої пошти злиття будепредставлено. Якщо ви хочете внести зміни, такі як редагування або додавання поля, виберіть Джерело даних, а потім натисніть Редагувати. Перейдіть до написання свого листа, а потім введіть поля об’єднання, де це необхідно.

Вставте поля злиття

Щоб вставити поле злиття, виберіть Розсилки , а потім натисніть Вставити поле злиття, а потім виберіть поле злиття. Повторіть кроки для заповнення документа відповідними полями злиття.

Коли завершите, збережіть свій лист, це буденазивається лист-лист. Якщо ви знаєте, ви можете використовувати документ із подібною структурою, і ви можете обрати варіант повторного використання його в існуючому документі під час майстра злиття пошти.

Об’єднати підсумковий документ

Ось і приємна частина об’єднання вашого документа. Виберіть Розсилки , а потім клацніть Завершити та об’єднати потім натисніть кнопку Редагування окремих документів.

Виберіть Усі потім натисніть кнопку ОК.

Це воно. Тепер усі ваші документи готові до друку чи перегляду.

Ці інструкції також працюють у Microsoft Word2013, 2010 та 2007 рр. Якщо ви створюєте документи, такі як сертифікати, функції злиття пошти також працюють в таких додатках Office, як Microsoft Publisher.

Щоб отримати додаткові поради та поради щодо використання Microsoft Office, перегляньте наступні статті або перегляньте наш повний архів статей Office.