Як відслідковувати зміни в документах Microsoft Word

Якщо ви співпрацюєте з членами команди над проектами, функція відстеження змін у програмі Word 2016 є найважливішою, а тепер вже потужнішою. Ось як це працює.

Якщо ви співпрацюєте з членами команди над проектамиабо підписувати договори червоними лініями, відстеження змін у Microsoft Word може бути рятівним рятувальником! Track Changes - це вбудована функція в Microsoft Word, яка справді приносить розум процесу. Навіть якщо ви не працюєте над складними проектами, такими як поглинання, злиття, укладення договорів або створенням кращого продавця - відстежуйте зміни можуть бути так само корисними для невеликих групових проектів, як шкільні завдання.

Оскільки ми востаннє висвітлювали цю функцію в MicrosoftWord 2010, відбулися значні вдосконалення, які роблять Track Changes ще більш потужним. З наявністю Office Online, користувачі можуть здійснювати співпрацю в реальному часі над документом, і це одна з захоплюючих нових функцій, яку ми розглянемо в цій статті.

Увімкнення та використання змін треку в Word 2016

Крок 1: Запуск вмісту

Почати потрібно з деякого вмісту в документі, над яким ви співпрацюєте. Цю частину документа пише інший користувач. Перший абзац написав я.

Крок 2: Увімкнути зміни треку
Щоб почати відстежувати зміни, перейдіть до сторінки Огляд і натисніть на вкладку Відстежуйте зміни в Відстеження групу (також можна натиснути CTRL + SHIFT + E.)

Якщо ввімкнено "Відстежувати зміни", ви побачите повітряну кулю для кожного автора в правій частині екрана.

Крок 3: Редагування

Відстежуйте зміни в Word, використовуючи координацію кольорів, щоб уникнути плутанини. Перший автор - синій, а другий - червоний. Коли додаткові автори вносять зміни, їм також буде призначений унікальний колір.

Коли в документ вносяться правки, поруч з абзацом з’являється вертикальна лінія, яка вказує на зміни, внесені в документ. Зауважте, перший абзац цього не має Відстежуйте зміни не було включено до подальшого введення в документ. Коли ви натискаєте на Показати зміни треку бар, він негайно активізує родзинку всіхправки, внесені до документа, разом із їх коментарем. Якщо увімкнути цю функцію та внести зміни, ви побачите зміни в режимі реального часу під час введення та видалення.

Крок 4: коментарі, повітряні кулі та додаткові засоби редагування

Якщо ви хочете додати коментар до слова чи абзацу, виділіть його та виберіть Огляд і натисніть на вкладку Новий коментар в Коментарі групи. Потім ваші коментарі з’являться в правій частині документа, коли документ буде доопрацьовано; ви можете вимкнути їх.

Одне з речей, які ви помітите при застосуванні спеціальних форматів, таких як жирний, курсивний або підкреслення, коментар автоматично додається до змін треку, який називається Відформатовано.

Ви також можете налаштувати, як потрібно, щоб повітряні кулі відображалися на документі. Наприклад, якщо ви хочете переглянути всі зміни, які кожен автор додав до документа, натисніть Огляд вкладка> Показати розмітку меню> Повітряні кулі > Показати версії в повітряних кулях.

Ревізії

Панель перегляду (Огляд > Панель перегляду) дозволяє переглянути всі зміни кожного автора, якийви можете переглядати вертикально або горизонтально на екрані. Ви можете натиснути слово або абзац на панелі «Редагування», і він автоматично перейде до тієї частини документа.

Крок 5: Прийняти або відхилити зміни, внесені в документ

Якщо ви погоджуєтесь із змінами, внесеними в документ, ви можете їх прийняти або відхилити. Клацніть на панелі Показати зміни треку, виділіть зміни, внесені іншим автором, а потім перейдіть до Огляд натисніть на Прийміть кнопка для підтвердження.

Тепер ви помітите, що зміни застосовуються негайно.

Крок 6: Порівняйте або комбінуйте документи

Інші зручні автори можуть використати переваги- це можливість відстежувати документ у версії. Наприклад, якщо два автори розщеплюють однакові документи у двох примірниках і продовжують працювати над ними окремо, вони можуть згодом порівняти дві версії та об'єднати їх. Поки вони схожі за структурою, ви можете об'єднати їх і створити підсумковий документ.

Щоб порівняти та об'єднати зміни, виберіть Огляд клацніть, натисніть Порівняйте потім виберіть оригінальний документ у полі поля, потім виберіть оновлену версію та натисніть кнопку ДОБРЕ.

Після цього Microsoft Word представить трипанельну панельперегляд документа, що показує головний екран як кінцевий документ із комбінованим вмістом, а також оригінал та альтернативні копії на міні-вікні. Під час прокрутки ви можете порівняти зміни. Це переважно робиться на екрані з достатньою роздільною здатністю екрана.

Коли ви будете готові об'єднати документи в остаточну копію, поверніться до Огляд клацніть на вкладці Порівняйте потім натисніть кнопку Об’єднайте у полі поля виберіть оригінальний документ, потім виберіть оновлену версію та натисніть ДОБРЕ.

Потім ви побачите комбінований документ разом із змінами, внесеними іншими авторами в інший колір.

Інтеграція з Office Online

Однією з вбивчих функцій Google Apps єбули його інструментами співпраці в реальному часі. Microsoft нарешті наздогнала завдяки своєму пакету Office Online, який містить веб-версію Word. Нова функція Word 2016 - це можливість ділитися та переглядати, хто працює над вашим документом. Для цього натисніть кнопку Поділитися натисніть кнопку і збережіть документ у папці OneDrive.

Потім панель "Поділитися" відкриє додатковіваріанти, з можливістю запросити осіб редагувати документ з різними обмеженнями. Ви також помітите, що параметри блокування авторів і параметри обмеження тепер увімкнено в межах Захищати групи. Якщо ви використовуєте Office 365 в умовах підприємства, ви можете запросити авторів до співпраці.

Для цієї статті я буду використовувати Отримайте посилання для спільного використання з яким я надішлю електронних листів додатковим авторам, з якими хотів би співпрацювати в документі.

Коли ви або інший автор завантажуєте Word Online і вносите зміни, інші особи, які співпрацюють над документом, будуть повідомлені в режимі реального часу.

Тут ви можете побачити збережені редагування, зроблені іншим автором, кольоровими кольорами в синій підсвічуванні.

Коли автор більше не редагує документ, вам надійде сповіщення протягом Word 2016.

Як бачите, Зміни відстежуються ще більшепотужний завдяки своїм можливостям співпраці в реальному часі. Незалежно від того, чи працюєте ви над великими чи малими проектами, Word 2016 може полегшити утримання всіх на одній сторінці. Координація кольорів, спільний доступ, редагування в режимі реального часу та інтеграція в хмару за допомогою OneDrive - це все, що викликає переконливий досвід.