Як зробити Документи Google публічними та керувати ними

Документи Google діляться майже з ким, алеє більше прийомів, ніж просто електронні листи для ваших контактів. Функції спільного використання та редагування ідеально підходять для співпраці над проектами з колегами-студентами, колегами, друзями чи родиною. Однак пам’ятайте, що коли ви запросите інших переглянути ваші документи, вони також зможуть поділитися ними з іншими.

Є кілька різних способів поділитися GoogleДокументи з іншими. По-перше, у вас є класичний доступ до електронної пошти. Якщо ви використовуєте Документи Google, ви можете їх приєднати та автоматично надсилати електронні листи до свого списку контактів. Інший спосіб - використання "секретної URL-адреси", яка дозволить кожному, хто відвідує цю URL-адресу, переглянути та, можливо, навіть відредагувати документ. Давайте розглянемо декілька різних способів.

Як швидко поділитися документами Google Docs

Перше, що вам потрібно буде знайти, це Поділитися меню; як тільки ви це зробите -Клацніть це. У спадному меню ви побачите кілька різних варіантів надання спільного доступу до своїх документів іншим. Не забувайте: все, що ви робите в цьому меню, впливатиме лише на документи, які у вас є Перевірено то прапорець.

На вкладці Отримати посилання на спільний доступ є дваналаштування для налаштування. Верхній прапорець дозволить кожному, хто відвідає посилання, побачити ваш документ, навіть якщо він не має облікового запису Документів Google. Друге посилання дозволить їм це зробити редагувати ваш документ. Це ввімкнення означає, що вони можуть робити копії, ділитися ними з іншими та повністю змінити ваш документ.

Будьте обережні, кому ви даєте це посилання. Якщо хтось навіть ділиться цим посиланням з кимось іншим, конфіденційність вашого документа може бути порушена. Цей сценарій особливо справедливий, якщо у вас є Перевірено дозволити цій людині редагувати.

The безпечніший спосіб щоб поділитися своїми документами, потрібно буде трохи більше попрацювати, але натомість надасть вам конкретний доступ до того, хто може переглядати та редагувати ваш документ. Як тільки ви поділитеся документом з кимось, хто використовує Запросити Люди функція, вона відображатиметься в їх Документах Google як Поділився зі мною. Функція спільного редагування і тут однакова, тому кожен, кому ви дасте привілеї редагувати, також зможе Поділитися ваш документ разом з іншими.

Примітка: Функцію, що дозволяє редакторам ділитися вашим документом, можна вимкнути на вкладці Додаткові дозволи.

Відстежуйте зміни!

Скажімо, ви дали комусь привілеї редагувати вашдокумента, і ви не впевнені, які оновлення вони змінили? А може, ви поділилися своїм документом лише з купою людей, і хтось його саботував? Історія версій дозволяє переглядати зміни, внесені в документ між збереженнями, а також хто його змінив. Ця прозорість допомогла б зберегти ситуацію, якби сталася плутанина!