Google Apps - Hur du inaktiverar chatthistoriken och tvinga bort posten

Som standard sparas Google Chat-historik för användareGmail-konton och kan nås under Chats-etiketten. Även om användare kan inaktivera inspelning av chatthistorik, är det många som de förmodligen inte ens vet att inställningen finns. Om du är ett företag som har gått "Google" är detta ett problem. Varför?

Jag har arbetat inom informationssäkerhet påFöretagsnivå under ett antal år och vad jag har hittat är att människor tenderar att säga mycket väldigt olämpliga saker i chat kontra e-post. Normalt beror detta på att många anställda ser e-post som mycket formell och chatta som övergående, typ som ett telefonsamtal. När allt kommer omkring, ingen lyssnar på dessa chattkonversationer, eller hur? Fel. Som jag har förklarat registrerar Google Chat dessa IM-chattsamtal som standard vilket gör att alla är lätta att upptäcka om ditt företag får en stämning för dataupptäckt. Ja, det kan vara riktigt, riktigt dåligt.

Den goda nyheten är att Google Apps tillåter systemetadministratör för att inaktivera inspelning av chatthistorik och tvinga inställningen "Off the record" globalt för alla Google Apps-användare i ditt företag. Så här gör du.

Logga in på din Google Apps Management Console med dina administratörsuppgifter och klickinställningar.

Klicka på Chatta i den vänstra sidofältet.

Markera rutan märkt Avaktivera chatthistorik genom att tvinga alla framtida chattar att vara ”Off the Record”.

Spara ändringen genom att klicka på Spara ändringar.

Från denna punkt framåt, vilken som helst framtida chattdiskussioner arkiveras inte i dinanvändare Gmail-konto i Google Apps. Tidigare chattdiskussioner kommer dock att förbli om de inte raderas av användaren. Tyvärr ger Google inte systemadministratörer ett sätt att rensa gamla chatthistorikdata, så om du är ett företag som behöver detta rensas rekommenderar jag att du kontaktar din Google Account Manager.