Allt du behöver veta om hur du kommer igång med Google Docs

Google Docs är en gratis onlinetjänst som tillåterdu skapar, redigerar och samarbetar om dokument direkt från din webbläsare. Låt oss titta närmare på funktionerna och granska varför vi älskar den här appen från Google.

En gång i tiden var jag Microsoft Word-fan. Men så småningom blev jag trött på att betala för något som hade gratisalternativ på nätet. Så jag provade gratis LibreOffice men när min dator tappade sig själv förlorade jag allt mitt arbete. Det var när jag bestämde mig för att prova de molnbaserade Google Docs, och jag såg inte tillbaka sedan.

Google Docs är en av hörnstenarna iGoogles Office-erbjudanden, och trots Googles förkärlek för slumpmässigt att stänga av sina tjänster, har det hittills varit en av de som fortfarande stod kvar, sedan Google köptes av Google 2006. Tillsammans med kalkylblad, bilder, formulär och ritningar har Google gjort byggde en enorm och formidabel produktivitetssats med Microsoft som brukade styra detta hörn av IT-branschen med mycket liten konkurrens att tala om.

Enligt min mening har Google Dokument två huvudstyrkor. För det första är det en enorm monolit av ett företag med universellt varumärkeskännedom som troligen inte kommer att gå i konkurs när som helst under nästa århundrade. Så människor känner sig lugna över att överföra sitt viktiga arbete till tjänsten och lämna det där. De vaknar inte en morgon för att hitta tjänsten plötsligt slutna.

För det andra drivs Google Dokument av de andra Google-tjänsterna (översätta, söka, teckensnitt, bilder osv.). Allt är sömlöst integrerat och kan användas tillsammans - allt med ett enda konto.

Men gör du verkligen vet du allt som finns att veta om Google Dokument? Vi kommer snart att ta reda på det.

Vad Google Docs är i ett nötskal

När du använder något som Microsoft Word ellerLibreOffice, de filer du sparar sparas bara på den dator du arbetar med (såvida du inte sparar dem i en molnlagringslösning som Dropbox). Dessutom går alla ändringar du gör förlorade så snart du ändrar något och sedan trycker på "spara" knapp.

Jämför det nu med Google Dokument. Google Docs är en liknande nedskalad version av Microsoft Word, förutom att det finns online. Detta betyder:

• Alla dina dokument är tillgängliga online varhelst det finns en internetanslutning. Om din dator blir stekt kan du helt enkelt gå till en annan dator för att hämta dina filer. Ingenting går förlorat.
• Du behöver aldrig komma ihåg att spara någonting eftersom du ändrar när som helst något i dokumentet - även om du bara trycker på mellanslagsfältet - Google Docs sparar det automatiskt åt dig i en ny version.
• En ny version innebär att om du vill rulla tillbaka dokumentet till en tidigare version är det bokstavligen ett par klick bort.
• Du kan installera tillägg och widgets för att göra ditt arbete enklare att göra. Många av dem är länkade till andra Google-tjänster.
• Du kan bjuda in personer med ett Google-konto tillgå med i dokumentet och alla kan se alla andra besökare i dokumentet inklusive alla typer av typ / ändringar de gör i realtid. Du kan redigera andra människors redigeringar, lämna kommentarer och chatta i en chattruta. Detta gör samarbetet enkelt.

Uppenbarligen finns det andra produkter som gör dethela samarbetssaker som Dropbox Paper. Microsoft Word och LibreOffice låter dig också lämna kommentarer i dokument. Word Online gör också framsteg inom området för medförfattare och samarbete. Men det är Google som enligt min mening har lyckats skapa den mer överlägsna produkten. Det fungerar bara riktigt riktigt bra.

Låt oss ta en titt på varje funktion i tur och ordning.

Online varhelst det finns en internetanslutning

Det är väldigt fashionabelt att spåra mot molnberäkningens ondska men låt oss inse det, det finns en mycket god anledning till att molnberäkning är populär. Det är nämligen det bekväm. Människor kärlek bekvämlighet. Med molnberäkning behöver du inte oroa dig för att installera programvara på alla dina enheter eller säkerhetskopiera dina filer.

Allt du behöver är ett starkt lösenord för att skydda ditt molnkonto, tillsammans med tvåfaktorautentisering.

Passerar genom ytterdörren

Det finns två sätt att komma åt Google Dokument. Antingen genom sin direkta länk - docs.google.com - som kommer att ta dig hit:

Eller genom Google Drive-länken - drive.google.com - klicka sedan på det blå Gå till Google Drive knapp.

Klicka på nästa skärm Nytt> Google Dokument.

Oavsett vilken väg du väljer att gå, kommer du att presenteras med två alternativ - börja med ett tomt dokument eller välj en mall.

Det tomma dokumentet

Det tomma dokumentet är mycket enkelt. Välj bara det, ge dokumentet en titel och börja skriva.

Som jag sa i början är Google Dokument en mycketborttagna versionen av Microsoft Word. Så det finns en mycket grund inlärningskurva och praktiskt taget inget utrymme för några katastrofer. Det är därför det är så populärt.

Kom ihåg ordspråket "... så enkelt även min mormor kunde göra det”? Det gäller för Google Dokument. Börja bara skriva. Som jag sa tidigare fungerar det bara.

Ändra sidinställningarna

Det finns olika alternativ för att ändra sidinställningarna till det sätt du vill ha dem.

Först om du går till Arkiv> Sidinställning, kan du ta upp denna ruta. När du har gjort ändringar kan du spara dem som standardvärden för alla framtida dokument.

Det finns också dessa i den översta menyfältet.

Den till vänster är texten / bilden i linje och den till höger är linjeavståndet.

För att se vad resten av inställningarna är, bara med musen över dem och ett verktygstips dyker upp med namnet på funktionen, tillsammans med dess kortkommando.

Teckensnitt och hur man får mer

Med teckensnitten får du de vanliga som t.ex.Arial, Times New Roman, Verdana och så vidare. Men om du vill bli lite vild med dina teckensnitt kan du ladda ner och installera mer via Google-teckensnitt. Klicka bara på “Fler teckensnitt”Överst på teckensnittmenyn.

Den här rutan visas med Google-teckensnitt. Välj de teckensnitt du vill ha genom att klicka på dem och klicka sedan på OK.

Du kommer nu att se dem i din teckensnittsmeny.

Mallarna

Ibland behöver du en specifik dokumenttyp och snarare än att formatera den själv, kan du bara välja en av de förformaterade mallarna från Google.

Om det är det du vill gå, välj "Från en mall”När du väljer att skapa ett nytt dokument. Då visas de gratis mallarna.

Det finns många att välja på, som återupptar,brevhuvud, rapporter, broschyrer, klassanteckningar, lektionsplaner, manualer, kontrakt och mycket mer. Välj bara en och börja anpassa den efter dina behov.

Även om jag är förbryllad över varför en hund behöver ett CV. Kanske för att ansöka om tjänsten som vakthund?

Spara varje ändring automatiskt

Kommer du ihåg när jag sa att Google Docs automatiskt sparar allt? När du börjar skriva i ditt tomma dokument, titta på den översta menyraden bredvid alternativet "Hjälp". Du kommer att se detta:

Och sedan detta:

När du ser orden, "Alla ändringar sparas i Drive", Du behöver aldrig oroa dig för att förlora något du någonsin har skrivit i det dokumentet. Om du naturligtvis inte tar bort dokumentet.

Återgå till tidigare versioner

Klicka på det “Alla ändringar sparade i Drive”-Länken visar dig tidigare versioner. Så om du ändrade något, hatade det helt och du vill återgå till en äldre version, är det helt enkelt.

Efter att ha klickat på “Alla ändringar sparade i Drive” länk, du kommer att se detta:

Den högst upp är den aktuella versionen. De nedan som är de äldre versionerna med tidsstämplar. Välj vilken version du vill återgå till genom att klicka på den till höger. Klicka sedan på överst på sidanÅterställ den här versionen”.

Titta nu på den gamla versionen magiskt tillbaka!

Tillägg för en mer anrikad användarupplevelse

Google Docs har massor av tillägg som du kan installera för att göra din upplevelse mycket enklare. Dessutom kan utvecklare göra sina egna och skicka in dem för Googles övervägande.

För att se tillägg, gå till tilläggsmenyn högst upp på skärmen och välj "Skaffa tillägg”. En ruta visas nu där du ser några markerade tillägg, samt en sökruta för att hitta andra.

Här är mina favoriter som jag använder hela tiden. När du öppnar dem och använder dem via tilläggsmenyn öppnas de i ett högra sidofält. Du kan bara använda ett tillägg åt gången.

Bättre ordräkning

Att hitta ditt ordräkning är enkelt. Du måste bara gå till Verktyg> Word Count. Men om du är i flödet kan det vara riktigt irriterande att ständigt klicka på menyalternativ. Det är här Bättre ordräkning utmärker sig.

Efter att ha öppnat den sitter den till höger om skärmen. Så snart du börjar skriva kommer ditt räkning att ändras i realtid. Inga klickar bort krävs.

OneLook Thesaurus

När du är upptagen med att skriva bort, ibland hittadet rätta ordet är svårt att tänka på. Det är där OneLook Thesaurus är praktiskt. Förutom synonymer kan du också få rim, adjektiv, substantiv och mycket mer.

openclipart

Clipart ses av vissa som klibbigt men det finns lika många människor som gillar det. Det är därför, om du behöver clipart för att inkluderas i ditt Google Docs-dokument, är Openclipart ett viktigt tillägg.

När du har öppnat den öppnas den högra sidofältet med en sökruta. Sök efter det du letar efter och klicka på det. Det kommer automatiskt att infogas i dokumentet.

Översätt

Google Docs har en funktion för att översätta hela dokumentet (mer om det senare). Men du kan också översätta små bitar av dokumentet med "Översätt" tillägg.

Markera texten du vill översätta, öppna tillägget "Översätt", välj målspråket och klicka sedan på "Översätt" knapp.

Bjud in människor till ditt dokument, kommentera och chatta

En av bästa funktioner i Google Dokument är samarbetsfunktioner i realtid. Oavsett var du och dina kollegor är i världen kan du alla träffas i samma dokument, lämna kommentarer, redigera varandras skrivning och chatta.

Innan Google Dokument skickar e-post till det senasteversion av ett ordbehandlingsdokument till en vän eller kollega. Ju fler versioner som skickades ut, desto större risk var det att det skulle bli förvirring om vilken som var den senaste versionen.

Men Google Docs tar bort den huvudvärken. Nu måste du bara bjudas in till den krypterade länken och se den senaste versionen precis framför dina ögon.

Inbjudande människor

Alla som behöver bjudas in till ett Google-dokument behöver ett Google-konto. Detta kan antingen vara ett vanligt gratis Gmail-konto eller ett betalt Google Apps-konto.

Klicka nu på den blå "DELA" -knappen i det övre högra hörnet på Docs-skärmen så kommer en ruta att hoppa upp.

Om du klickar på “Få delbar länk”, Har du möjlighet att skapa en länk därvem som helst kan komma åt dokumentet, förutsatt att de har länken. Du kan också redigera deras visningsbehörigheter, till exempel deras förmåga att redigera ditt arbete eller bara läsa det.

Eller om du föredrar att bjuda in en viss person kan du kopiera deras e-post till "Människor" , tillsammans med vad de får göra i dokumentet. Bifoga också en anteckning om det finns något du vill berätta för dem.

Om du har personer i din kontaktbok för den e-postadressen och en av dem är personen du vill bjuda in kommer e-postfältet automatiskt att fylla i, vilket sparar lite tid.

När personen accepterar din inbjudan ser du dem högst upp på skärmen bredvid SHARE-knappen.

Och du kommer också att se deras markör flytta när de rör sig genom dokumentet.

Det bör påpekas att det som dokumentetskapare, du har alltid kontroll över det hela tiden. Ingen kan ta bort dig från dokumentet. Men du kan ta bort de personer du bjuder in (låt bara inte kraften gå till ditt huvud!).

Chattar

När du skriver, samarbetar och så vidare kan du också chatta med varandra. Chattrutan sitter bredvid den blå SHARE-knappen längst upp på skärmen. Om du klickar på den visas chattrutan.

kommentar

Det är mycket enkelt att kommentera någon del av dokumentet. Du måste helt enkelt markera den del av texten du vill kommentera. En liten pratbubbla visas sedan till höger om sidan.

Klicka på det och en korrekt kommentarbox visas. Du kan nu skriva din missiv. När du är klar blir den markerade texten gul och din kommentar sitter på sidan.

Dokumentägaren får nu ett e-postmeddelande med din kommentar och de kan svara eller markera problemet som ”löst” vilket gör att din kommentar försvinner.

Exportera från Google Dokument

När du äntligen är klar med ditt dokument kommer du förmodligen att behöva exportera det från Google Dokument i ett visst format.

Om du går till Fil> Ladda ner som ...., du ser de olika tillgängliga alternativen.

Välj ditt gift och se hur din fil laddas ner.

Andra coola tips & tricks

Vill du ha ännu fler tips och tricks angående Google Dokument? Glad att du sa ja eftersom jag har massor mer.

Ladda upp skannade dokument och andra filer

Google vill att du ska använda Google Dokument som förvar för alla dina filer. Så de vill att du ska ladda upp dina andra filer (PDF, DOC X, etc) och lagra dem i Docs / Drive.

Men om du behåller dem i dessa filformat,Google straffar dig genom att ta storleken på filerna från ditt Google-konto lagringsgräns. Men om du konverterar filen till en "Google-fil" (en som är kompatibel med att köras i Google Dokument) är det plötsligt att lagra filen i Docs / Drive. Dessutom tar det mindre lagringsutrymme.

Här är en PDF-fil som jag nyligen laddade upp. Om du vill göra det till ett Google-dokument högerklickar du på det och väljer "Öppna med" och då "Google Dokument”.

Konverteringen går snabbt och sedan kan du öppna den nya filen. Du kan också ta bort den gamla filen om du vill, eftersom den tar onödigt utrymme.

Om filen är en kopia av ett dokument, Googlekan konvertera det dokumentet till redigerbar text med en teknik som kallas OCR (Optical Character Recognition). Detta är samma teknik som Project Gutenberg och Internet Archive använder för att indexera public domain-böcker.

Hitta och ersätt text

Detta är uppenbarligen inte en funktion som är exklusiv för Google Dokument (Microsoft Word har haft det i evigheter) men du kan hitta ett visst ord eller text och få det automatiskt ersatt av ett annat ord eller text.

Som fiktionförfattare är detta ovärderligt för migJag ändrar alltid karaktärens namn. Jag kan gå tillbaka, skriva in karaktärets namn och sedan ange vilket namn personen behöver ändras till. Google Dokument gör resten.

Gå först till Redigera> Hitta och ersätt.

När rutan visas skriver du ordet du vill knycka till. Till höger kommer det att berätta hur många instanser av det ordet som finns i dokumentet. Ange sedan det nya ordet under.

Du kan antingen ersätta dem en i taget med "Byta ut”Eller alla på en gång med”Ersätt alla”.

Sätt in sidnummer

Om du behöver att ditt dokument ska ha sidnummer är det också lätt.

Gå till Infoga> Sidhuvud och sidnummer> Sidnummer.

Välj vilken typ av numrering du vill ha. När du har klickat på den kommer varje sida att numreras på det sätt du angav.

Bygg en personlig ordbok för att tappa dessa typfel

Beroende på var du är i världen, GoogleDokument kan bestämma att det du skriver är fel. Till exempel är jag registrerad på mitt Google-konto som engelska i Storbritannien, men om jag skriver en artikel för en amerikansk klient på amerikansk engelska, plötsligt flaggas varje andra eller tredje ord som felstavat.

Eller om jag skriver en fantasyroman med namn som t.ex.General Zuugg sedan Google berättar att Zuugg inte är ett ord (uppenbarligen). Så du kan dra nytta av Google Docs Personal Dictionary-funktion för att bli Samuel Johnson och göra det till ett ord!

Markera helt enkelt ordet som understryks med rött, högerklicka och välj "Lägg till i personlig ordbok”.

Den röda felraden försvinner då och du bör inte få felmeddelandet igen för det ordet.

Översätt omedelbart ditt dokument med Google Translate

Du kan översätta alla dina dokument med den inbyggda Google Translate-funktionen. Detta är verkligen bra om du har vänner, kollegor eller klienter som talar ett annat språk.

Gå bara till Verktyg> Översätt dokument.

Det visar den här rutan som ber dig att namnge det översatta dokumentet (en kopia kommer att göras) samt det språk du vill ha det översatt till.

När jag var i Tyskland valde jag tyska och en nyligen översatt tysk version av detta dokument dök magiskt fram. Formateringen lämnar dock mycket att önska, med massor av ord ihop.

Infoga länkar med den inbyggda Google-sökningen

Googles sökmotor är inbyggd i Google Dokument. Om du vill länka till något markerar du det bara, högerklickar och väljer "Länk”.

Alternativt markerar du texten du vill länka och klicka på länkikonen i den översta menyfältet.

Det öppnar en meny där de bästa sökresultaten visas. Om du ser länken du letar efter klickar du på den för att länken automatiskt ska infogas i ditt dokument.

Om du inte ser din önskade länk finns det en "Mer”Alternativ längre ner i listan. Om du klickar öppnas en resultatsida från Googles sökmotor i den högra sidofältet med ditt sökord redan i förväg.

Använd Google Docs när du är på farten med mobilappen

Slutligen kan du skapa, visa och redigera Google Dokument med de fantastiska gratis smartphone-apparna. Här är Android-versionen och även iOS-versionen.

Slutsats

3 000 ord senare och det har jag nätt och jämnt repade på ytan vad Google Dokument kando. Det är bara så mycket att jag tvingades lämna ut att jag känner att en uppföljningsartikel kommer. Vad skulle du vilja se i del två? Tabeller? Fotnoter? Innehållsförteckning? Jag skulle gärna vilja höra från dig i kommentarerna nedan.