Chrometa-granskning: Tidspårning och analys med fakturering per timme

Det finns verkligen ingen brist på applikationer för tidshantering och aktivitetsövervakning, men hittills har jag inte hittat en som passar sömlöst i mitt arbetsflöde. Chrometamen har fungerat ganska bra för mig sålångt. Liksom liknande produktivitets- och tidsspårningsappar, som RescueTime och ManicTime, syftar Chrometa till att frigöra dig från tediet för att ställa in, starta, pausa och återuppta timrar genom att passivt hålla koll på din aktivitet. Därefter laddar du upp din aktivitet till din webbaserade instrumentpanel, där du kan kategorisera din aktivitet och tilldela den till olika klienter och projekt för att skapa användbara rapporter som hjälper dig att fakturera korrekt och hålla dig ansvarig under hela arbetsdagen.

Under de senaste dagarna har jag använt Chrometas privata beta gratis och hittills gillar jag den. Kolla in granskningen och skärmdumpsturen nedan för att se hur det fungerar.

Introduktion till Chrometa från JP Ren på Vimeo.

Loggningsaktivitet

Så här loggar du din aktivitet med Chrometa:

Steg ett

Installera Chrometa.

Det är allt. Efter det sitter Chrometa diskret i systemfältet, loggar din aktivitet och laddar upp den till instrumentpanelen. Du kan pausa det om du behöver ta paus eller bli avbruten av något som inte är arbetsrelaterat (det vill säga ett pick up-spel med inga regler octopus rock tag).

Du kan också ange tid manuellt, men observera att den kommer att visas under "Manuella poster”(så försök inte att koppla av din klient med en massa falska poster).

Chrometa laddar upp och synkroniserar automatiskt dina data en gång i timmen, men du kan också skicka dem manuellt. När den kommer på servern kan du se dina aktiviteter grupperade efter applikation och fönsternamn ...

... eller se de faktiska tidsstämplarna för när du startade / stoppade aktiviteten.

Kategorisering av aktivitet

Detta kan vara den mest tråkiga delen av att användaChrometa, men det är helt nödvändigt för att få största möjliga körsträcka ur den här tidshanteringsprogramvaran. Lyckligtvis finns det ett antal funktioner som hjälper dig att sortera din inspelade aktivitet snabbt.

Kunder och projekt

Det första steget är att skapa projekt. Du får två hinkar: Personlig och Klient och projekt. För båda kan du lägga till projekt som fungerar somkategorier. Men för klienter och projekt en måste du koppla varje projekt till en klient. Till exempel har jag skapat groovyPost som klient och valt "blogga" som projekt. Alternativt kan du också ställa in en timpris för projektet. För min egen administrativa hushållning har jag skapat en klient som heter "Själv."

När du bläddrar igenom dina aktiviteter kan du börja välja objekt och sedan skicka dem till rätt kategori. Tack och lov kan du välja flera aktiviteter åt gången.

Ställa in varaktighetsgränser

Trots det, gå igenom var och en av eraktiviteter en efter en kan ta hela eftermiddagen. För att klippa igenom bullret kan du börja med att filtrera dina aktiviteter efter tiden. I rullgardinsmenyn längst upp till höger kan du dölja rader baserade på varaktighet. Till exempel vill du förmodligen inte bry dig om att samla in alla 15 sekunders besök på fivesecondfilms.com och snabba tittar på din att göra-lista. Så du kan ställa in din tröskel till "dölj rader <1 minut ” eller mer, säg, om du tittar på en hel månads aktivitet. Detta tunnar bort de försumbar verksamheten ganska effektivt.

Live sökning

Du kan också sortera genom dina poster med live-sökfunktionen. Det fungerar precis som iTunes-sökfältet, omedelbart begränsa de visade resultaten till de som matchar din sträng.

Live-sökningen är ett annat uppenbart sätt att effektivisera din kategorisering.

regler

Naturligtvis är det snabbaste sättet att sortera igenom din aktivitet att automatisera den. Chrometa innehåller nyckelord-baserade regler för att låta dig göra just det.

Reglerna är ganska flexibla. Du kan ställa in regler baserade på applikationsnamnet, fönstret namn eller URL eller fil sökväg. Även om det inte syns i dialogrutan, behöver du inte ange det exakta applikationsnamnet eller fönsternamnet. Om du till exempel vill ställa in en regel för Google Chrome kan du bara skriva in "Chrome" i applikationsnamnet och det fungerar.

Du kan sedan be Chrometa att tilldela matchningarna till ett projekt eller ta bort dem.

Slutligen kan du ange en tidsram för regeln. Detta hjälper dig ytterligare automatisera kategoriseringen av dina aktiviteter. Till exempel, om jag vet att jag kommer att arbeta med ett projekt hela månaden, kan jag helt enkelt ställa in all aktivitet i Microsoft Word till den ena klienten fram till tidsfristen. Efteråt kan regeln upphöra att gälla automatiskt.

I praktiken fungerar nyckelordsbaserade regler mycketväl. Jag skapade en för att hålla reda på hela tiden jag arbetar på groovyPost-bloggen som helt enkelt letar efter ordet “groovyPost” var som helst i fönstertiteln. Chrometa lägger automatiskt in denna aktivitet i mitt groovyPost-bloggprojekt.

Kom ihåg: Du bör alltid spara dina dokument - helst med ett nyckelord som är kopplat till din klient och / eller projekt. Sitta inte där och arbeta på ett osparat Word-dokument på en timme - det är inte bara osäkert (du kan förlora dina data!), men varken du eller Chrometa kommer att veta vad pokker du arbetade med i efterhand.

Tips: Gör vana att spara dina filer medklientnamn eller vilket nyckelord du ställer in i dina Chrometa-regler. I stället för att kalla det WebsiteCopyDraftOne.docx kan du till exempel kalla det websitecopy_draftone_clientinc.docx. Eller, om du hellre inte vill klämma in klientens namn i var och en, kan du tilldela dem ett unikt klient-ID och skapa en Chrometa-regel baserad på det ID.

Sammantaget är reglerna utmärkta. Det vore dock trevligt om du kan skapa en regel baserad på en befintlig aktivitet, liknande det du kan skapa filter baserade på "meddelanden som dessa”I Gmail.

Idling Time and Non-PC Time Tracking

En annan groovy funktion som jag inte har sett någon annanstans är automatisk spårning av vilotid. Om du lämnar din dator och kommer tillbaka kommer Chrometa att fråga dig vad du gjorde medan du var borta (typ av som en påträngande, mikrohanterande handledare).

Du kan välja några frekventa förinställningar eller gå inen anpassad beskrivning. På så sätt kan du sömlöst logga in din tid, säga, om du var tvungen att lämna för ett möte eller blivit dragen bort genom ett telefonsamtal i 30 minuter.

Om den här funktionen buggar dig kan du inaktivera den eller ställa in dess tröskel så att dialogrutan dyker upp under längre perioder av ledighet (Jag tror att standarden är fem minuter med AFK).

Spåra flera enheter

Chrometa håller också reda på vilken datordu använder. När du installerar Chrometa kan du namnge enheten. All din aktivitet hålls centralt i webbappen, vilket innebär att du kan komma åt den från vilken dator som helst. Chrometa håller flikar på vilken dator du använde i din aktivitetsmonitor under fliken "På en överblick" och du kan sortera dina aktiviteter efter dator i avsnittet Rapporter. Det kan vara praktiskt om du vill hålla reda på hur mycket tid du spenderade på din arbetsdator kontra din dator hemma.

Status och framtid för Chrometa

Chrometa är för närvarande i sin tredje iteration. Chrometa lanserade förra året för lite fanfare, delvis på grund av en något mättad marknad. Ursprungligen erbjöds Chrometa till $ 99 per licens och var mestadels desktopbaserat. Chrometa 2.0 fick mer intresse och en mycket utökad användarbas, men det ser ut som den senaste versionen av Chrometa är en ännu mer dramatisk omstart. Chrometa lever nu mestadels på webben, och det är för närvarande i privat beta-så inget ord om prissättning än. Bret Owens, VD och medstifter av Chrometa låt mig veta i ett e-postmeddelande, även om prissättninghar inte slutförts, Chrometa-programvaran som en tjänst kommer sannolikt att erbjudas som ett månadsabonnemang, med gratis licenser tillgängliga för studenter, professorer och andra som är involverade i utbildning.

Sammantaget verkar Chrometa mycket lovande. Som tidigare användare av RescueTime tycker jag att Chrometas gränssnitt är mycket vänligare och enklare. RescueTimes rapportering är lite schmancierare, speciellt med sina försök att automatiskt kategorisera och analysera din aktivitet, men jag tror att jag föredrar Chrometas metod utan krusiduller som låter dig ställa in dina sammanfattningar och loggar på ett sätt som är meningsfullt för dig.

Chrometa positionerade sig ursprungligen som ett verktygför advokater och andra yrkesverksamma med fakturering per timme, men som frilansare tycker jag det också är användbart. Personligen tror jag att jag kommer att hålla mig till en grundläggande Notepad.exe. LOG-fil för att faktiskt fakturera min tid, bara för att arten av mitt arbete har fått mig att hoppa överallt mellan applikationer och webbsidor, men jag tror att Chrometa kan vara på något med timpriserna de har inbyggt. Jag tror att ett partnerskap med FreshBooks (som har sin egen något klumpiga tidshanteringsfunktion) eller en liknande populär faktureringsplattform kanverkligen få Chrometa att sjunga. Eller kanske om Chrometa bara hade en enkel faktureringsgenereringsguide som låter dig skapa e-post- eller PDF-fakturor baserade på dina tidsstämplar och aktivitetsloggar, skulle det också vara bra.

Windows-användare: Du kan kolla in Chrometa genom att begära en betainbjudan på http://app.chrometa.com/.

Mac-användare: Tyvärr måste du vänta. Det finns ingen OS X-klient för Chrometa, från och med tidpunkten för detta inlägg, även om Brett berättade för mig att Mac-versionen är deras topp 1 nu, och de förväntar sig att ha den klar inom nästa månad eller två.