Hur man spårar förändringar i Word 2010

Om du någonsin behöver redigera ett dokument av något slag inklusive ett kontrakt eller avtal och vill att dina ändringar och kommentarer ska stå framstående, Spåra ändringar funktionen i Word 2010 har ingen lika ... Verkligen. Det är så bra. Om du är en advokat eller kontraktsspecialist vet du förmodligen redan detta från tidigare versioner av Word, men om inte, var noga med och låt mig presentera funktionen Spårändringar i Word 2010 som finns på Granska Tab av bandet.

Steg 1 - Starta innehåll

För att börja, behöver du lite innehåll. Det här kan vara något du har skrivit eller kanske du är lärare så ta en av dina elever som du behöver redigera. Spårändringar kommer att titta på ALLA ändringar som gjorts i ett dokument så att du kan vara så kreativ som du vill med ditt innehåll.

Steg 2 - Aktivera spårändringar

Välj de Recension fliken och sedan Klick Spåra ändringar.

Steg 3 - Redigera

Starta dina motorer! Nu kan du redigera dokumentet så mycket du vill och ändringarna kommer att visas med en färgad markering. Dessa redigeringar anses inte permanenta just nu, men de kommer att sparas med dokumentet tills de är "Accepterad"Eller"avvisade”.

Steg 4 - Kommentarer och ytterligare redigeringsverktyg

tillsats kommentarer är ett enkelt sätt att kommunicera punkter som behöver förtydligas eller bara en allmän kommentar. Kommentarer kommer att visas på sidan av dokumentet men visas inte i det slutliga utkastet. Till Lägg till en kommentar, Välj en del av dokumentet och sedan Klick Ny kommentar. * En ruta visas på höger sida som du kan skriva in för att förmedla ett visst meddelande till redigeringen.

*Observera att formatändringar som att lägga till fetstil, kursiv, understrykning osv ... kommer att resultera i en automatiskt skapad kommentar märkt formaterade.

Du kan också lägga till ballonger, som är systemgenererade kommentarer som visar redigeringsåtgärder vidtagna på varje del av dokumentet. Att visa revisioner i ballonger är min är faktiskt min föredragna metod för att redigera och granska dokument. Dessa ballonger kommer att ändras beroende på om du tittar på "Final: Show Markup" eller den "Original: Show Markup”. Att göra detta Klick Visa markering> Balloons> Visa revisioner i Balloons.

Steg 5 - Redigera som en annan författare

Vilken färg markeringar kommer att bero påvilket författare (redaktör) nummer du är i dokumentet. Den första redigeraren kommer att ha röd markering, den andra har blå, och så vidare. Redaktörens identitet bestäms av User Namn associerat med Office 2010-installationen. Du kan ändra detta om du Klick Spåra ändringar> Ändra User Namn...

Om du redigerar ett dokument och sedan ändrar ditt egetanvändarnamn, kommer Word att betrakta dig som en helt annan författare och du kan sedan redigera dokumentet med flera färgade markeringar. Om du gör detta måste du komma ihåg det exakta användarnamnet du använde för varje färg eftersom du använder något annat kommer bara att skapa en ny författare (och färg).

Steg 6 - Acceptera eller avvisa ändringar

Med dokumentet helt redigerat är du redo att börja acceptera eller avvisa ändringar. Det finns två olika ställen att göra detta; de Recension band Acceptera -knappen eller Högerklicka alternativ för kontextmenyn.

Dessutom, från bandet kan du hoppa framåt och Acceptera alla ändringar i Dokument för att omedelbart ändra dokumentet enligt all markering.

Steg 7 - Jämför eller kombinera dokument

Du kan använda verktyget Jämför för att visa dokumentsida vid sida och se vilka skillnader det finns mellan dem. Detta fungerar med ALLA två dokument, men det är bara riktigt användbart för dokument som liknar eller har ändrats. Nedan laddade jag både originalversionen och den färdiga reviderade versionen för jämförelse.

Jämförelsefönstret är stort, men det kommer att visa alla skillnader och öppnar automatiskt Granskar rutan för att hjälpa dig spåra förändringar lättare.

Slutsats

De Recension band i Office 2010 är ett användbart verktyg församarbete, skrivning och redigering. I Word 2010 är verktyget Spårändringar särskilt användbart och ett måste för alla som behöver redigera ett dokument och spåra ändringar / revideringar. Dess förändringsspårning är kortfattad, lätt att se, förstå och tillämpa.