Varför jag hatar papperslösa uttalanden och hur man hanterar dem

Varannan vecka verkar jag som om ett företag uppmuntrar mig att byta till papperslös fakturering. De kommer att besticka mig, men jag har lärt mig det svåra sättet att bekämpa denna "bekvämlighet".

Varannan vecka verkar jag uppleva ett företaguppmuntrar mig att byta till papperslös fakturering. De kommer att besticka mig, men jag har lärt mig det svåra sättet att bekämpa denna "bekvämlighet" och alltid välja en riktig faktura. När jag har tappat striden utvecklade jag några användbara strategier för att förhindra problem.

Foto av Jellaluna

Försäljningstoppen för papperslös fakturering

Jag hör allt. Papperet är riskabelt. Någon kan räkna ut din räkning från din brevlåda och stjäla din identitet. De kan stjäla det från din papperskorg. Å nej! När de väl ser räkningen kan de naturligtvis inse att de inte har mycket att stjäla. Papper är obekvämt. Buntar med papper staplas upp och måste hanteras. Om du hatar röran, hatar du papper. Du hatar besväret med att öppna ett pappershölje och läsa en räkning. Du kan få en papperssnitt! Framför allt är papperslöst bättre för miljön. Mindre papper betyder mindre dödande av träd.

Foto av Loozrboy

Alla dessa fördelar har viss sanning för dem. En tjuv kan stjäla information från din brevlåda och orsaka problem. De kan få kontonummer och använda dem i en målinriktad socialteknisk bedrägeri. Papperet högar upp. Jag vet att jag måste arkivera det varje månad. Jag respekterar också miljöaspekterna av elektroniska uttalanden. Jag återvinner allt och jag hatar skräppost.

Det mjuka säljet ​​och det svårt att sälja dig att växla

Vissa leverantörer ger mjuk försäljning. De kommer att skriva in mig i en ritning för gratis produkter eller tjänster. AT&T sa nyligen till mig att jag kunde få massor av poäng för min räkning, men bara om jag gör papperslös fakturering. Några platser erbjöd mig uttalande krediter eller presentkort. Jag höll fortfarande ut.

Det svårare att sälja är att jag inte kan ladda nerekonomiska uppgifter till tjänster som Mint eller Quicken såvida jag inte blir papperslös. Min bank tar nu en avgift på $ 2,00 om jag vill ha ett uttalande varje månad. Jag antar att papper är riktigt dyrt för dem.

Argumentet mot papperslös fakturering

National Consumer Law Center (NCLC) analyseradespapperslös fakturering och fann konceptet inte konsumentvänligt. Några av orsakerna är uppenbara som tillgång till bredband och tekniskt kunnande hos äldre konsumenter.

Till och med det tekniska kunniga måste vara försiktig med papperslösafakturering. Vi är alla försökta via e-post. Vid första anblicken kan du inte se om det är en faktura eller kampanj i e-postmeddelandet. Om du inte är noga med att välja bort marknadsföringsmeddelanden kanske varken du eller ditt skräppostfilter kan skilja skillnaden.

På tal om små, eftersom fler människor checkar e-postmobil, dessa uttalanden är svårare att läsa. Om din papperslösa räkning bara är en pdf, behöver du antingen extra syn eller ständiga händer för att klämma och zooma varje laddning. Mer troligt kommer du att se "ser bra ut" och gå vidare till nästa e-postmeddelande. Om dina räkningar betalas automatiskt har du inte mycket anledning att läsa dina uttalanden. Den "bekvämligheten" får dig att missa fel som kostar dig pengar. Om en tjuv testade ditt kreditkort, skulle du alltid kunna se den lilla avgiften?

Foto av BLW Photography

Pappersräkningar påminner oss om att en räkning ska betalas. När du får det papperet har det en förfallodatum som du måste ta hand om. Du kan placera den i kylen eller delegera den till din make eller revisor. Röret och hanteringen eller papper är en funktion, inte ett fel. Denna funktion hjälper familjemedlemmar till äldre konsumenter att spåra räkningar.

Slutligen påpekar NCLC att papper är enpermanent post för ditt konto. När det finns en tvist har du en tidsinställd stillbild. Om de gör ett fel har du bevis för att du har betalat räkningen. Om du granskas har du fått papperskopior av allt. Om en konsument går bort hjälper den permanenta posten familjemedlemmar att hitta saknade konton.

När kontodata är elektroniska är det ämnettill alla risker med datorer och e-post. Om du tappar åtkomst till din e-post på grund av en hackare eller ett lösenordsöverträdelse missar du de elektroniska fakturorna. Leverantörerna påpekar att fysisk post är en risk. Det är mer troligt att du har ett e-postmeddelande hackat eller avlyssnat än någon går in i din post. Om vi ​​tar det scenariot om en familjemedlem går bort kan det ta veckor att komma in på deras e-post. De fysiska räkningarna och uttalanden kommer dock att fortsätta att komma, och vem som helst kan öppna dem.

Foto av Damian Gadal

Även om du är flitig och behåller PDF-filer av alla dinaräkningar, kan de vara svåra att hitta. De flesta uttalanden som jag laddar ner har generiska namn som “statement_03_05_16” eller något annat kryptiskt. Jag kan använda Spotlight på min Mac för att hitta dem, men det är inte alltid fallet.

Mina hemska upplevelser med papperslös fakturering

Jag har några. Jag börjar med kreditkortsbehandlingen för mitt företag. Det företaget gav inte alternativet för fysiska uttalanden. De är alla online. En dag beslutade de slumpmässigt att stänga mitt konto. Jag är inte säker på varför, men jag tror att det hade något att göra med den säkerhetsfrysning jag satt på min kredit. Jag tappade åtkomst till alla mina tidigare insättningsslips. Jag hade inte försonats på några dagar och var låst ur min information. Jag visste inte vem som betalade för mitt företag. Det bästa förädlingsföretaget skulle göra är att berätta för mig via telefon. Jag hade inte heller något att presentera för min bokföring för årsskatter. Lyckligtvis var allt i Quickbooks, och jag hade våra interna kvitton för att återskapa allt. Den händelsen borde ha lärt mig att göra PDF-filer av mitt kontoutdrag, men det gjorde det inte.

Efter att Costco bytte från American Express tillCitibank, jag blev bränd av papperslös fakturering igen. Jag var flitig och hade mina PDF-filer från varje månad. Då blev jag upptagen och glömde i några månader. När jag gick för att ladda ner den, träffade jag den här skärmen.

Lyckligtvis fanns den informationen på Citibanks konto, så det var en kris som undviks. Den här händelsen fick mig att skrika på min dator (och jag själv) om att vara ansvarig med papperslös fakturering.

En annan gång hade jag tvist med min läkarekontor. De bytte fakturaföretag. Plötsligt hade jag en räkning från fyra år sedan de säger att de inte betalades. Då hotade de samlingen. Jag kunde naturligtvis inte få tillgång till det gamla faktureringssystemet online, även om de sa att de kunde. Det var inte förrän jag faxade en kopia av räkningen för att de skulle ta bort avgiften. Jag var tvungen att faxa eftersom de inte accepterar e-postmeddelanden, även om räkningar skickas via e-post. Gissa.

Foto av kenteegardin

Min situation är inte unik. När du stänger ett konto förlorar du vanligtvis åtkomsten till den historiska informationen. Om du upptäcker ett problem senare, som en överladdning, kan du ha problem med att bevisa din oskuld. En vän till mig hade det här problemet när han returnerade en set-box till sitt kabelföretag. Hans räkning var inställd på att automatiskt betala via banken, och hans sista räkning var 200 $ extra. Han försökte ringa kabelföretaget, men han hade inte kontonumret och de kunde inte hitta någon information om honom. Kundtjänst kunde bara hitta aktiva kunder. Det var inte förrän det gick till samlingarna att han fick det löst.

Rätt sätt att acceptera papperslösa räkningar

Om det inte kostar dig, undvik dem

Som miljöaktivist hatar jag extra papper. Av alla de skäl som nämns ovan och detaljerna i NCLC-artikeln kommer jag alltid att välja papper. Inget belopp av muta kommer att övertyga mig att byta. Men om du får mig att betala, kommer jag förmodligen att ångra mig. Jag kommer att strimla och återvinna de uttalanden efter några år, så jag är fortfarande lite miljövänlig.

Foto av Xjs-Khaos - http://flic.kr/p/aAqB9L

Avsluta marknadsföringsmeddelande och skapa e-postfilter

Ett av problemen med uttalanden via e-post ärsortera legitima transaktionsmeddelanden från kampanjmeddelanden. Kontrollera varje företags policy om marknadsföringsmeddelanden och välja bort eller avsluta prenumerationen från så många du kan. Markera dem inte bara som skräppost i ditt e-postprogram. ditt e-postprogram kan behandla alla meddelanden från dem som skräppost. Det betyder att du kommer att sakna ditt uttalande.

Foto av bark - http://flic.kr/p/875tuZ

Vanligtvis e-postmeddelandet med ditt uttalandekommer att ha samma ämnesrad. Jag markerar det meddelandet att aldrig gå in i skräppost. Jag ställer in Gmail för att ge det meddelandet en anpassad etikett och stjärna, så jag kommer alltid ihåg att kontrollera det.

Ställ in påminnelser för att hämta (och betala) räkningar

Om du gör papperslös fakturering kommer du inteen påminnelse i posten om att en räkning ska betalas. Eftersom många gör automatiska betalningar via ett bankutkast eller ett kreditkort, kan du ignorera det månatliga uttalandet helt. Gör inte det misstaget. Du riskerar att sakna problem med ditt konto.

Foto av mcclanahoochie

Istället ska du behandla den månatliga e-postmeddelanden som enmöte i din kalender. Ställ in det som ett återkommande möte för att ladda ner dina uttalanden från leverantören. Om de skickar e-post till dig räkningen och du har inget att ladda ner, förvandlar du det till en pdf och laddar ner det till din dator. Att hålla det i ett e-postmeddelande är inte säkert nog om du kan tappa åtkomst till ditt e-postkonto. Varje månad måste du ladda ner ett uttalande. Annars kommer du att stöta på alla potentiella problem som nämnts tidigare. Du behöver inte skriva ut dem, men du kan inte bara lita på att informationen kommer att vara tillgänglig när du behöver den. Det är därför du måste ta kontrollen.

Mitt pensionskontokonto har inte ettfaktura i sig, men har en månatlig redovisning. Jag ställer in en påminnelse varje månad för att ladda ner den informationen. Även om de mailar mig för att påminna mig om att ladda ner mitt uttalande, gillar jag att vara proaktiv.

Sortera och klassificera de nedladdade uttalandena

När jag har laddat ner en rapport är nästa sak jag görändra namnet på den nedladdade filen. Du kan skapa din egen strategi, men min är namnet på leverantören, sedan de sista fyra av kontonumret och sedan datumet. Till exempel kan mitt kontoutdrag vara Bank_1234_01_12_16.pdf. Jag skapar sedan en mapp för varje konto och flyttar den dit. Jag fick en slick och använde Hazel för att flytta dem till mappen baserad på köpmannen.

Säkerhetskopiera din dator

Jag vet att du har fått höra detta många gånger, men vikan lika gärna upprepa det. Även om det är osannolikt att dina papper kommer att förstöras, kan din hårddisk misslyckas eller din dator kan drabbas av ett virus. Om du inte säkerhetskopierar, har du inte den historiska informationen om allt är elektroniskt.

Prova programvara för ekonomihantering som mynt eller kvick

Även om du har dina nedladdade rapporter är detkan vara svårt att hitta en transaktion. Jag gillar den extra säkerheten att ett online-program kontrollerar mitt uttalande för mig. När jag hade problem med mitt Costco-konto kunde jag hitta de saker jag behövde i Mint.

Acceptera det du inte kan ändra

Fler företag flyttar till det här papperslösastrategi, trycka bördan att hantera kontot på dig. Om du gör din del av att hantera dessa uttalanden skyddar du dina tillgångar. Papperslöst är inte säkrare eller bekvämare än papper, men det är den oundvikliga kostnadsförskjutningen.