Hur du lägger till Google Dokument Drop-down och validering i cellen i kalkylblad

Tidigare har vi granskat datavalideringenFunktion i Excel 2010, och idag kommer jag att granska samma funktion i Google Dokument. Den 26 augusti 2010 lägger Google Docs-kalkylark (aka Google Sheets) till i rullgardinsmenyn och validering i kalkylarken, vilket ger ett steg närmare funktionsparitet med Excel.

Så vad gör all denna datavalideringsjazz? Enkelt - det begränsar värdena på en cell till en förinställd lista eller ett specifikt intervall.

Om du till exempel hade en "Status" -kolumn i enkalkylblad som håller reda på dina olika projekt för dina flera klienter, du kan begränsa de giltiga posterna för den kolumnen till "Färdig", "Pågår", "Avbruten," etc., etc. På så sätt gör du ditt Google Dokument-kalkylblad mer användarvänlig (mindre att skriva - du kan helt enkelt välja en post från rullgardinsmenyn) och hjälper till att förebygga skrivfel och fel. Det finns ett par olika sätt att ställa in detta och några olika alternativ att välja mellan.

Hur man lägger till Google Docs validering i rullgardinscellen i cell {Screencast}

Redaktörens anteckning: Den här videon är ganska inaktuell, men kommer att göra detger dig den övergripande idén om hur validering fungerar i Google Dokument. Se steg-för-steg-instruktionerna för att se de senaste skärmdumparna - namnen på några av alternativen och inställningarna har ändrats.

Så här lägger jag till Google Dokument i rullgardinsvalveringsvalidering {Steg för steg}

Steg 1

Välj cellen eller cellerna som du vill lägga till datavalidering till. Du kan välja flera celler genom att hålla skift och klicka på ett antal celler.

Steg 2

Klick Data och välj Datavalidering…. Alternativt kan du Högerklicka dina valda celler och välj Datavalidering…

Steg 3

I rullgardinsmenyn Kriterier väljer du Lista från intervallet.

Steg 4

Skriv in det antal celler du vill använda som dina alternativ. Alternativt kan du Klick knappen till höger om rutan och välj ett intervall med musen (det här alternativet är lättare). Du kan till och med välja ett intervall från ett annat kalkylblad i dokumentet.

Istället för att skapa en lista från intervallet, kan du också ange listobjekten manuellt. Välj Ange listobjekt och skriv dem bara i rutan till höger. Använd det här alternativet när dina giltiga poster inte redan finns med i ditt kalkylblad.

Steg 5

Fyll i de ytterligare alternativen.

Om du vill visa hjälptext när en användare svävar musen över en datavaliderad cell, kontrollera Visa valideringshjälptext och ange text i fältet nedan.

Kolla upp Visa rullgardinslista i cellen om du vill tillåta användare att välja giltiga alternativ från en meny.

Om du vill tillåta ogiltiga data men visa en varning väljer du Visa varning för inställningen "På ogiltig data". Med den här inställningen kan du skriva vad du vill här, men du får ett meddelande om att det inte finns i listan över giltiga data. Väljer Avvisa inmatning för det här alternativet kommer att orsaka ogiltiga poster att avvisas.

Klick Spara när du är klar.

När du har konfigurerat datavalidering har cellen en pil i det övre högra hörnet.

Hjälptexten visas som ett verktygstips när du väljer cellen.

Om du har tillåtit ogiltiga poster visas en varning om du skriver in data som inte ingår i listan eller det angivna intervallet. Detta visas som en orange triangel i det övre högra hörnet.

Jag fattar? Bra. Gå fram och validera!

Använder du cellvalidering? Berätta hur i kommentarerna nedan!