Ghidul începătorului pentru foile Google, rivalul online către Excel

Ultima dată ne-am uitat la Google Docs și cum să începem cu acesta, dacă ești începător. Astăzi vom analiza cealaltă parte majoră a aplicațiilor de productivitate bazate pe cloud din Google - Google Sheets.

Foi este răspunsul Google la Excel-ul Microsoft. Există două lucruri importante care diferențiază foile de Excel: Fișierele sunt complet bazate pe browserul web și este absolut gratuit de utilizat. De asemenea, împărtășește o mulțime de funcții de colaborare și partajare pe care Docs le are.

Presupunând că nu știți nimic despre Foi, deja, aruncăm o privire sub capotă cum funcționează totul.

Foi de calcul - alternativa gratuită la Microsoft Excel

Dacă aveți deja o bună înțelegere a modului în care funcționează Microsoft Excel, atunci nu veți avea absolut nicio problemă cu Google Sheets. Dar să presupunem că nu știți nimic despre modul în care funcționează Excel.

Ca și Docs, Sheets are următoarele lucruri pentru asta:

• Totul este complet online, astfel că foile de calcul sunt accesibile de pe orice computer sau dispozitiv mobil conectat la Internet.
• Totul este salvat automat, astfel încât nu trebuie să vă faceți griji pentru a pierde nicio muncă vitală.
• Puteți invita colaboratorii la foile de calcul și să-i urmăriți să editeze documentele în timp real.
• Puteți discuta cu colaboratorii dvs. în cadrul foii de calcul în timp real.
• Puteți vizualiza istoricul reviziilor și puteți derula o foaie de calcul la o versiune anterioară.

Accesarea foilor de calcul Google

A ajunge la fișierele Google este simplu. Puteți îndrepta browserul dvs. direct la https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, care vă va aduce aici:

Sau puteți accesa site-ul prin Google Drive.

Pornirea unei noi foi de calcul

După ce faceți clic pe butonul albastru și ați fost dus la următoarea pagină, faceți clic pe albastru NOU apoi, buton Foi de calcul Google. Acum puteți alege o foaie de calcul goală sau începeți de la un șablon.

Pornirea unei foi de calcul în gol

Dacă alegeți o foaie de calcul goală, pur și simplu dați-i un titlu, apoi începeți să completați celulele cu date.

</ Noscript>

Pornirea unei foi de calcul pentru șabloane

Dacă selectați opțiunea de șablon, veți vedea o selecție destul de frumoasă din care să alegeți.

Toți suspecții obișnuiți sunt acolo - planificări, liste de activități, bugete, calendare, rapoarte de cheltuieli, facturi și o mulțime de trackere diferite.

Încărcarea și conversia foilor de calcul Excel în fișiere Google

A treia opțiune pentru pornirea unei foi de calcul este să luați o foaie de calcul Microsoft Excel deja existentă și să o încărcați în formatul Google Sheets. Ar trebui să faceți acest lucru prin intermediul URL-ului Drive, totuși Fișier încărcat opțiunea nu se află pe pagina Foi de calcul.

Iată o foaie de calcul Excel a datelor despre vânzări pe care euau pe laptop. Am încărcat-o pe foile Google pentru acces și editare mai ușoară. Presupunând că fișierul nu este prea mare, încărcarea durează, în mod normal, câteva secunde. O casetă de notificare mică din partea dreaptă jos a ecranului vă va informa când este încărcată.

Dar încă nu a fost convertită în foi de calcul Google. Până acum a încărcat doar foaia Excel. Pentru ao converti, faceți clic dreapta pe document și alegeți Deschideți cu -> Foi de calcul Google.

Aceasta va face apoi o nouă copie a documentului în format Foi. Puteți șterge apoi versiunea Excel a documentului.

Lucrul cu foile Google - Noțiuni de bază

După ce aveți o foaie deschisă și gata de plecare, aruncăm o privire la câteva caracteristici de bază.

Introducerea rândurilor și a coloanelor

Acum că avem documentul nostru plin de date, să spunem că vrem să mutăm aceste date în sus, în jos sau în lateral, pentru a face spațiu pentru date noi.

Acest lucru este foarte ușor. Să începem cu crearea unei noi coloane. În primul rând, evidențiați pur și simplu ce trebuie să vă mutați. Dacă doriți doar o nouă coloană, evidențiați coloana de lângă ea. Dacă doriți trei coloane noi, evidențiați cele trei de lângă ea.

Cu acest document, am o singură coloană. Așa că am evidențiat-o pentru că vreau să mut această coloană în coloana B și să am coloana A goală pentru alte date.

Cu coloana A evidențiată, accesați acum Introduceți -> Coloana din stânga.

Coloana A va fi acum în coloana B, iar coloana A va fi acum goală, gata pentru date noi.

Nu uitați, fiecare schimbare pe care o faceți este reversibilă. Fie prin urmărirea versiunii, fie prin Editare-> Anulare.

Introducerea rândurilor este și mai ușoară. Evidențiați rândul pe care doriți să-l mutați pentru a adăuga noul rând. Apoi mergi la Inserați -> Rândul de mai sus sau Inserați -> Rândul de mai jos.

Și se va face. O da.

Ștergerea rândurilor și coloanelor

Ștergerea rândurilor și a coloanelor sunt, de asemenea, ușoare. Evidențiați rândul sau coloana apoi mergeți la Editați | × meniul. Veți vedea o opțiune pentru a șterge rândul și atunci când ați ales, rândul va dispărea și totul se va muta în sus pentru a umple spațiul.

Există, de asemenea, o opțiune în Editați | × meniu pentru a șterge coloana.

Adăugați sau ștergeți zero din totalul dvs.

Uneori, cu numere, dacă adăugați zerouri după punctul zecimal, acestea sunt dezafectate automat când faceți clic din celulă. Din fericire, este foarte ușor să reîncărcați zerourile.

Evidențiați celula, apoi faceți clic pe butonul de zero de deasupra ei.

Aliniați datele în mod corespunzător

Dacă sunteți un pic ciudat sau OCD, atunci veți dori ca totul să se alinieze corect. Uneori, unele celule se aliniază la stânga și altele la dreapta, ca atare.

Pentru a le face aliniate drept soldați, evidențiați doar coloana (în acest caz, coloana A), faceți clic pe butonul de aliniere și alegeți pe care doriți.

Acum urmăriți acei bebeluși îmbrăcați în linie dreaptă.

Formatați numerele ca monedă, procent și altele

Introducerea numerelor este un lucru, dar dacă eștiînregistrarea efectivă a tranzacțiilor financiare, atunci este logic să aveți o monedă, zecimale și virgule. În acest fel, puteți citi cu ușurință cifrele. Sau există alte moduri în care numerele pot fi formatate.

Iată, așadar, numerele în care au fost introduse.

</ Noscript>

Dar dacă evidențiați una sau mai multe dintre celule, faceți clic pe butonul 123 buton (lângă meniul font), apoi veți primi opțiuni.

alegere Valută transformă cifra în monedă formatată corect. Sau puteți avea un procent, date, ora și multe altele. Fiecare opțiune are alături cum ar arăta numărul dacă ar fi selectat.

Dacă doriți o altă monedă, faceți clic pe Mai multe formate în partea de jos. Apoi Mai multe valute ...

Atunci alege doar moneda ta.

Faceți un tabel

Realizarea unei mese este absolut ușoară. Pur și simplu evidențiați zona pentru care doriți să faceți un tabel. Apoi faceți clic pe butonul din bara de meniu care arată ca 4 pătrate stivuite una peste alta.

Alege-l pe cel pe care ți-l dorești. Pentru un tabel, acesta ar fi primul din rândul de sus. Făcând clic pentru a face ca celulele să aibă linii negre în jurul lor, oferindu-ți masa.

Colorați celulele și datele

Dacă de exemplu, doriți să aveți diferite rânduri colorate, este doar un caz de evidențiere a rândului în cauză. Apoi, faceți clic pe butonul de culoare de umplere (de lângă butonul de culoare font).

Alegeți o culoare și celulele vor transforma acea culoare. Amintiți-vă însă că, dacă aveți o culoare închisă, veți avea nevoie de un font mai deschis pentru ca acesta să apară.

Adăugați linkuri și comentarii cu clic

Pentru a crea un hyperlink cu clic, introduceți pur și simplu un URL valid în celulă. După ce apăsați tasta returnare sau faceți clic din celulă, linkul devine imediat activ și faceți clic pe el.

Lăsarea comentariilor (dacă cineva v-a trimis o foaie de calcul Google) este ușor diferită de Google Docs. În Google Docs, când lăsați comentariul, acesta se află acolo deschis.

Dar în foile Google, când lăsați un comentariu, este indicat printr-un mic triunghi galben în colțul casetei. Pentru a vedea comentariul, trebuie să faceți mouse-ul peste el.

Sortarea datelor pe coloane

Dacă aveți o foaie de calcul cu o listă de nume, să spunem, este posibil să doriți să o aveți în ordine alfabetică. Sau invers ordine alfabetică.

Pentru a face acest lucru, evidențiați coloanele, apoi mergeți la Date meniul. Acolo puteți sorta întreaga coloană sau doar celulele evidențiate din acea coloană.

Invitați colaboratori

Invitarea colaboratorilor este la fel ca înDocumente Google. Oricine trebuie invitat la un document Google are nevoie de un cont Google. Acesta poate fi fie un cont Gmail gratuit sau un cont Google Apps plătit.

Acum faceți clic pe albastru ACȚIUNE butonul din colțul din dreapta sus al ecranului Documente și o casetă va sări în sus.

Dacă faceți clic pe Obțineți un link partajabil, aveți opțiunea de a crea un link undeoricine poate accesa documentul, cu condiția să aibă linkul. Puteți, de asemenea, să editați permisiunile de vizualizare, cum ar fi capacitatea lor de a edita lucrarea dvs. sau doar să o citiți.

Sau dacă preferați să invitați o anumită persoană, puteți să le copiați e-mailul în oameni secțiune, împreună cu ceea ce li se permite să facă în document. Atașați și o notă dacă doriți să le spuneți ceva.

Dacă aveți persoane în agenda dvs. de contacte pentru acea adresă de e-mail și una dintre ele este persoana pe care doriți să o invitați, câmpul de e-mail se va auto-popula automat, economisindu-vă un pic de timp.

Când persoana acceptă invitația dvs., le veți vedea în partea de sus a ecranului, lângă butonul SHARE.

Descărcarea foii de calcul în alt format de fișier

Când tabela dvs. de calcul este finalizată, este posibil să doriți să o exportați sub un alt format de fișier.

Opțiunile sunt ușor diferite decât cele pentru Google Docs. La urma urmei, tu sunt tratând aici o foaie de calcul care este o bestie ușor diferită decât un document obișnuit.

Adaosuri terțe

Ca și în cazul Google Docs, Folii are, de asemenea, suplimente terță parte care sunt concepute pentru a vă facilita munca. Pentru a accesa meniul, accesați Complementele -> Obțineți accesorii în bara de meniu de sus.

Iată câteva dintre cele mai bune.

Google Analytics

Atașați contul Google Analytics la foile dvs. Google și aveți rapoarte analitice generate în mod regulat în foi.

Galeria de șabloane

Extindeți mai mult alegerea de șabloane cu Galeria de șabloane.

Mai multe fonturi

După cum sugerează titlul, obțineți mai multe fonturi pentru foile de calcul.

Concluzie

Există o mulțime de oameni (eu însumi) careura Microsoft Excel cu pasiune. Este umflat și, prin urmare, greu de folosit. Însă Google a simplificat foile de calcul oferindu-vă doar lucrurile de care aveți nevoie și nu mai mult. Este un serviciu excelent de utilizat și funcționează excelent atunci când este nevoie de colaborare.