10 Sfaturi Microsoft Excel Fiecare utilizator ar trebui să știe

Învățarea corzilor Microsoft Excel este în egală măsurăla fel de important ca învățarea elementelor de bază ale Word și Outlook. Aceste sfaturi esențiale vă vor oferi un pas important asupra atingerii potențialului de ștergere a datelor din Excel.

Microsoft Outlook, Microsoft Word și MicrosoftExcel sunt cele trei greutăți din suita Microsoft Office. V-am arătat recent unele dintre cele mai bune funcții pe care ar trebui să le cunoască fiecare utilizator Microsoft Word și câteva sfaturi pentru a vă spori productivitatea Outlook. În același spirit, acum vom acoperi sfaturile esențiale Microsoft Excel pe care fiecare utilizator ar trebui să le cunoască.

Microsoft Excel este standardul industrieiaplicație pentru foi de calcul. Microsoft Excel 2016 este o vastă cornucopie de instrumente care vă permit să manipulați, să organizați, să analizați și să formatați datele într-o foaie de calcul. Deși Excel a fost elementul vital al unui birou corporativ, al unei firme de cercetare și al unei ținute financiare, Excel poate fi la fel de la îndemână și puternic pentru utilizatorii de zi cu zi. Indiferent dacă sunteți un utilizator de casă care gestionează un buget al gospodăriei, un proprietar de afaceri mici care administrează inventarul sau un profesor de școală care participă zilnic, Excel vă va ușura viața dacă înveți să-l utilizați. Să vedem aceste sfaturi.

Sfaturi esențiale pentru Microsoft Excel 2016

1. Redimensionați Coloanele și Rândurile

Înălțimea și lățimea implicită a Excel-ului este greumarime universala. Există șanse mari, va trebui să ajustați lățimea coloanei și înălțimea rândului pentru a vă adapta datele. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe coloana sau rândul, selectați butonul Acasă apoi faceți clic pe butonul Format butonul din interiorul butonului celulele grup. Alegeți dacă doriți să reglați înălțimea sau lățimea.

Introduceți suma, apoi faceți clic pe OK. Coloana sau rândul trebuie ajustate la măsurarea exactă.

De asemenea, puteți redimensiona manual coloanele și rândurilefolosind mouse-ul. Plasați indicatorul mouse-ului între coloană sau rând, faceți clic pe butonul din stânga al mouse-ului, observați balonul plutitor, apoi trageți și extindeți până la dimensiunea dorită.

Și iată un sfat util: pur și simplu faceți dublu clic pe marginea din dreapta a unei coloane pentru a dimensiona automat lățimea datelor.

2. Adăugați sau eliminați coloane, rânduri sau celule

Dacă aveți nevoie de o coloană suplimentară, rând sau celulă, o puteți introduce cu ușurință folosind comenzile Insert și Șterge celule. Apasă pe Introduce butonul din interiorul butonului celulele grupă, apoi alege opțiunea corespunzătoare.

De asemenea, puteți șterge o coloană din același grup; faceți clic pe meniul Ștergeți, apoi alegeți acțiunea corespunzătoare.

Aceeași acțiune se poate efectua făcând clic dreapta pe coloana sau rândul celulei.

Aflați mai multe despre ștergerea celulelor goale din Microsoft Excel.

3. Înghețați geamurile

Dacă doriți să derulați printr-o foaie de calculfără a pierde atenția asupra unei anumite părți a foii sau a datelor, funcția de înghețare este calea perfectă. Selectați rândul sau coloana în care datele încep în foaie.

Selectează Vizualizare faceți clic pe fila Înghețare panouri apoi faceți clic pe meniu Înghețare panouri.

Când derulați, rubricile sau coloanele dvs. vor rămâne vizibile.

4. Schimbați alinierea textului în celule

Dacă aveți nevoie pentru a crea un registru sau etichete, dumneavoastrăpoate utiliza dialogul Format Cells pentru a ajusta alinierea textului în celule. Selectați celulele în care doriți să aplicați formatarea, faceți clic dreapta pe selecție, apoi faceți clic Celule de format….

Apasă pe Aliniere apoi folosiți mouse-ul pentru a modifica orientarea textului sau pentru a introduce o valoare. Când sunteți mulțumit, faceți clic pe OK.

Textul din celule va apărea acum inclinat.

5. Folosiți Protecția celulelor pentru a preveni editarea unei zone a foii de calcul

Dacă împărtășiți un registru de lucru cu alți utilizatori, acesta esteimportant pentru a preveni modificările accidentale. Există mai multe modalități prin care puteți proteja o foaie, dar dacă doriți doar să protejați un grup de celule, iată cum o faceți. În primul rând, trebuie să porniți Foaie de protecție. Faceți clic pe meniul Format, apoi faceți clic pe Foaie de protecție. Alegeți tipul de modificări pe care doriți să le împiedicați să facă alte utilizatori. Introduceți parola, faceți clic pe OK, apoi faceți clic pe O.K a confirma.

Efectuați o selecție a rândurilor sau coloanelor pe care doriți să le împiedicați să editeze alți utilizatori.

Apasă pe Format apoi faceți clic pe meniu Blocați celula.

Oricând un utilizator încearcă să facă modificări; ei vor primi următorul mesaj de eroare.

Pentru a proteja o întreagă foaie de calcul, consultați articolul nostru pentru instrucțiuni despre aplicarea criptării și parolelor la foile de calcul Excel și fișierele Office.

6. Aplicați formatarea specială la numere și monedă în celule

Dacă trebuie să aplicați o anumită valoare valutară sau să determinați zecimala pentru numerele din foaia de calcul, puteți utiliza numere fila din Celule formale dialog pentru a face acest lucru. Selectați numerele pe care doriți să le formatați, faceți clic dreapta pe selecție, apoi selectați fila Numere. Selectați Moneda din lista Categorii, apoi alegeți numărul zecimalelor și formatul monedei.

7. Cinci funcții esențiale Excel pe care ar trebui să le cunoașteți - Suma, Media, Max, Min, Număr

Marea putere adevărată a Excel se află în funcțiile sale șiformule. Funcțiile de bază vă permit să efectuați operații rapide de matematică, în timp ce funcțiile avansate vă permit să zdrobiți câteva numere serioase și să efectuați analize complexe. La fel cum toată lumea ar trebui să cunoască funiile de formatare în Word, ar trebui să cunoști și cele mai populare funcții în Excel.

Sumă - calculează totalul unei game de celule.

In medie - calculează media unei game de celule.

Max - calculează valoarea maximă într-o gamă de celule.

min - calculează valoarea minimă a unui interval de celule.

Numara - calculează numărul de valori dintr-o gamă de celule, evitând golurile sau celulele fără date numerice.

Iată cum utilizați o funcție. Introduceți etichetele pentru numerele pentru care doriți să produceți calculul. Selectează Funcţie apoi alegeți categoria de funcții pe care doriți să o aplicați. Clic Funcția Insert butonul din interiorul butonului Biblioteca de funcții grup sau presă Shift + F3 pe tastatură. Selectați funcția de care aveți nevoie sau folosiți funcția Căutare funcție, apoi faceți clic pe OK.

După ce ați găsit funcția, selectați-o apoi faceți clic pe O.K.

Modificați corespunzător intervalul pe care îl calculați, apoi faceți clic pe OK pentru a aplica funcția.

8. Creați și manipulați diagrame

O caracteristică distinctivă a Microsoft Excel, creareagraficele vă permite să prezentați vizual datele bine formate. Excel face procesul foarte ușor; evidențiați o gamă de date din foaia dvs., selectați fila Inserare, apoi faceți clic pe Vedeți toate graficele buton.

Apasă pe Toate graficele apoi parcurgeți lista de stiluri de diagramă.

Puteți, de asemenea, să treceți peste un eșantion pentru a vedea o previzualizare a aspectului grafic. Odată mulțumit, faceți clic pe O.K pentru a insera graficul în foaia de calcul. Dacă preferați să o păstrați într-o foaie separată, selectați graficul, faceți clic Move Chart, selectați Foaie nouă, apoi faceți clic pe O.K.

9. Formule de dezvăluire

Dacă doriți să validați calculele din cartea de lucru, dezvăluirea formulelor dvs. este modalitatea de a face acest lucru.

Selectează Formulele apoi faceți clic pe fila Afișați formule situat în zona Auditul formulei grup.

Acum puteți verifica cu ușurință formulele utilizate în foaia dvs. și, de asemenea, imprimați-le. Este o modalitate excelentă de a găsi erori sau de a înțelege pur și simplu de unde provin numerele.

10. Maximizați opțiunile de imprimare atunci când imprimați cărți de lucru mari

Foile de calcul funcționează excelent pe ecranul largmonitorizează, dar uneori poate fi necesar să vă imprimați cartea de lucru. Dacă nu sunteți atenți, puteți ajunge să irosiți multă hârtie pe ceva mai ales de citit. Excel are grijă de acest lucru folosind opțiunile de imprimare în culise, care vă permit să ajustați dimensiunea și orientarea paginii. Fișele de calcul sunt tipărite cel mai bine pe hârtie cu dimensiunea legală folosind orientarea peisajului.

Dacă trebuie să ajustați marjele pentru a se potrivi cu informații suplimentare pe o singură foaie la tipărire, faceți clic pe butonul Afișați margini din colțul din dreapta al filei de imprimare din culise.

Puteți utiliza apoi marginile pentru a ajusta coloanele pentru a se potrivi cu orice date care ar putea răspândi pe o altă pagină.

Dacă nu puteți obține toate datele dintr-o singură pagină, utilizațidialogul Setare pagină pentru a face ajustări suplimentare. Meniul de scalare vă poate ajuta să reduceți dimensiunea textului pentru a-l ajuta să se potrivească mai bine. Încercați să nu faceți o scară prea mare, deoarece doriți să mențineți textul lizibil.

Puteți utiliza, de asemenea, același dialog pentru a vă îmbina foaia de calcul cu un antet și un subsol, dacă doriți.

Deci, este o privire asupra unor elemente de bază la fiecare utilizator Excelar trebui sa stii. Dacă doriți să accesați câteva subiecte avansate, consultați articolele noastre anterioare despre utilizarea funcțiilor precum funcția VLOOKUP, tabele pivot, adăugarea unui filigran în cărțile de lucru sau utilizarea calculatorului încorporat. Aveți o funcție preferată sau economisire de timp în Excel? Spune-ne în comentarii.