Co to są pliki PST programu Outlook i dlaczego ich używać ... czy nie?

Prawie o KAŻDYM, z kim rozmawiam w pracyskarży się na rozmiar firmowego konta e-mail. Zwykle nie stanowi to problemu (ale ludzie nadal narzekają), ponieważ gdy zbliża się limit skrzynki pocztowej, większość serwerów pocztowych (takich jak Microsoft Exchange) ostrzega użytkownika, aby mógł wyczyścić skrzynkę pocztową przed serwerem wymusza ograniczenia wielkości poprzez ograniczenie wysyłania / odbierania z serwera.

Teraz to wszystko w porządku i Dandy AŻ… jedziesz na wakacje na kilka dni, te ostrzeżenia o rozmiarze e-maila przychodzą i odchodzą, a potem KABOOM !!! Twoja skrzynka pocztowa jest pełna i nie możesz jużwysyłaj / odbieraj wiadomości e-mail z telefonu komórkowego, a nawet OWA (Outlook Web Access). Otrzymałem telefon milion razy. Mój iPhone nie może wysyłać e-maili, pomóż!

• Co więc robić?
• Czy istnieje rozwiązanie takich niewystarczających rozmiarów skrzynek pocztowych?
• Co powinienem zrobić przed wyjazdem na wakacje?

Teraz przedstawiam wam niesławny (według IT) plik PST programu Outlook.

Co to są pliki .PST programu Outlook?

• Pliki danych programu Outlook lub Microsoft Outlook.Pliki PST (jak są one bardziej znane) można tworzyć za pomocą programu Microsoft Outlook w celu przenoszenia lub kopiowania wiadomości e-mail i załączników z konta skrzynki pocztowej serwera na komputer lokalny. Zasadniczo jest to lokalny plik archiwum lub miejsca przechowywania, który tworzysz w celu przechowywania wiadomości e-mail i załączników na dysku twardym komputera, dysku USB lub serwerze (w zależności od miejsca, w którym je utworzysz i przechowujesz).

Ile można przechowywać w plikach .PST programu Outlook?

• Przed programem Outlook 2003/2007,.Pliki PST mogą przechowywać tylko 2 gigabajty wiadomości e-mail i załączników. W programach Outlook 2003 i Outlook 2007 zmieniono format, dzięki czemu pliki .PST mogą w razie potrzeby powiększać się do ponad 20 gigabajtów, chyba że zmieniona zostanie konfiguracja domyślna.
• Szczerze mówiąc, nie pozwól im zdobyć 20 koncertów. To jest wiele Lepszym pomysłem jest, aby Twoje pliki .PST nie były większe niż kilka koncertów. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca, utwórz nowy plik .PST zamiast tworzenia olbrzymi Archiwa .PST. Im większy.Pliki PST mają większą szansę na uszkodzenie i utratę danych (a tym trudniej będzie wykonać kopię zapasową złych chłopców.) Możesz dołączyć tyle plików .PST do swojego klienta Outlook, ile potrzebujesz, więc po prostu rozdziel swój e-mail logicznie na wiele plików .PST pliki, jeśli chcesz przechowywać więcej niż kilka GIGów starej poczty e-mail.
• WSKAZÓWKA - Jeśli używasz plików .PST do archiwizacji starych wiadomości e-mail, skompresuj je po skopiowaniu do nich wszystkich starych danych. E-mail jest zwykle tylko tekstem, więc ładnie kompresuje BARDZO.

Jak mogę utworzyć pliki .PST programu Outlook?

• To ŁATWE, oto kilka przewodników dla programu Outlook 2007, 2013 i 2016.

Dlaczego warto korzystać / tworzyć pliki .PST? Korzyści?

Rozmiar skrzynki pocztowej

• Pamiętasz pierwszy akapit tego artykułu? Większość administratorów poczty e-mail ogranicza wielkość korporacyjnych skrzynek pocztowych. Im większa skrzynka pocztowa, tym więcej miejsca na dysku potrzebuje, tym więcej potrzebuje kopii zapasowej ORAZ tym więcej CZASU potrzeba na wykonanie tych kopii zapasowych.
• Jeśli twój packrat e-mail (jak ja), 200Skrzynka megabajtowa po prostu tego nie wycina. Właśnie tam wchodzą pliki .PST. Po prostu utwórz plik .PST i przeciągnij i upuść do niego swój e-mail. Działają jak zwykły folder skrzynki pocztowej w Outlooku. Przeciągnij i upuść. To proste! <Daj mi znać, jeśli będziesz potrzebować dodatkowej pomocy. Po prostu opublikuj swoje pytania na naszym Forum>.
• Najnowsze wersje indeksów wyszukiwania systemu Windowsskrzynkę pocztową ORAZ wszystkie lokalne pliki .PST (konfigurowalne), które umożliwiają niemal natychmiastowy dostęp do wszystkich wiadomości e-mail za pomocą funkcji wyszukiwania wbudowanych w Microsoft Outlook.

Kopia zapasowa i odzyskiwanie po awarii

• Jeśli nie masz (lub nie ufasz) e-mailaadministrator, który regularnie wykonuje kopie zapasowe serwera e-mail, a następnie kopiuje wiadomość e-mail (tak, nie musisz PRZESUWAĆ poczty do plików .PST, możesz ją również skopiować) do lokalnego pliku .PST to szybka i łatwa metoda zapewnienia Twój e-mail można odzyskać w scenariuszu DR serwera.

Ruchliwość

• Pliki .PST sprawiają, że e-mail jest przenośny. Załóżmy na przykład, że chcesz przenieść wiadomość e-mail z jednej skrzynki do drugiej. Na przykład być może zmieniające się zadania i chcesz przynieść trochę starych wiadomości e-mail. A może zmieniasz dostawców hostów. LUB może chcesz skopiować swój osobisty i służbowy adres e-mail do pliku .PST, przechowywać go na małym dysku USB i zawsze mieć przy sobie. Tak jak powiedziałem, pliki .PST utrzymują pocztę bardzo przenośną. I tak, podobnie jak konto GMAIL, ale ten artykuł nie dotyczy GMAIL :)

Bezpieczeństwo

• Czy wiesz, że jest to prawie niemożliweśledzić / kontrolować, czy Twój facet / dział IT czyta Twój e-mail? Przeniesienie wiadomości „wrażliwych” lub „poufnych” z serwera poczty e-mail / Exchange do lokalnego pliku .PST dodaje warstwę bezpieczeństwa.
• Uwaga: Większość działów IT ma możliwość złapania twojegoPliki .PST bez Twojej wiedzy na dysku twardym w pracy. Z tego powodu konieczne jest zastosowanie dodatkowych zabezpieczeń na dysku twardym komputera. Wkrótce napiszę artykuł na ten temat, ale na razie spójrz na ten artykuł. Jest to trochę „GEEKY”, więc wkrótce będę śledzić ten artykuł, który wyjaśnia kilka opcji zabezpieczania plików .PST.

Jakie są wady korzystania z plików .PST?

Dostęp zdalny

• Gdy poczta jest przeniósł wPlik PST, nie będzie już dostępny na serwerze za pomocą aplikacji do zdalnego dostępu, takich jak OWA lub telefony komórkowe, które SYNC ze skrzynką pocztową. Aby uzyskać dostęp do wiadomości e-mail w plikach .PST, musisz użyć pełnego klienta Microsoft Outlook. Mały dysk USB może pomóc w takich sytuacjach. Jednak nadal nie jest tak wygodne, jak pozostawienie wiadomości e-mail na serwerze.

Ludzie cię nie polubią i możliwe, że stracisz pracę

• Pliki .PST w czasie (w zależności od ilości wiadomości e-mailotrzymujesz / przechowujesz) może zająć DUŻO miejsca na komputerze lokalnym lub w Udostępnieniu serwera, w zależności od tego, gdzie je przechowujesz. Informatycy nienawidzą czegokolwiek, co zmusza ich do pracy nad czymkolwiek, chyba że buduje swoje CV, więc umieszczenie dużej ilości danych gdzieś będzie wymagać od nich zakupu większej ilości miejsca na dysku, denerwuje ich.
• Korporacyjne działy prawne i większość działów zarządzania aktami nie lubi plików .PST, ponieważ pozwalają one użytkownikowi końcowemu łatwo zignorować lub ominąć zasady przechowywania / niszczenia dokumentów firmowych.
• Zespoły ds. Bezpieczeństwa informacji korporacyjnych również niejak pliki .PST, ponieważ jeśli Legal kiedykolwiek poprosi ich o odzyskanie danych w celu wniesienia pozwu lub wezwania, pliki .PST mogą podnieść koszty i wysiłek związany z odzyskaniem danych.

System i wydajność mózgu

• Im więcej masz e-maili, tym więcej e-maili Ty i Twój komputer potrzebujecie do śledzenia i przetwarzania.
• Ponieważ więcej wiadomości e-mail i załączników jest indeksowanych przez Wyszukiwarkę Windows (lub inny moduł indeksujący wiadomości e-mail / system), indeks będzie większy, a wyszukiwanie będzie trwać dłużej.

Mam nadzieję, że odpowiedziałem na wszystkie pytaniao plikach .PST programu Microsoft Outlook i omówiono niektóre zalety i wady wysokiego poziomu. Ale na wypadek, gdyby coś przeoczyłem, możesz dodać komentarz lub zamieścić swoje pytanie na moim forum.