Jak śledzić zmiany w dokumentach Microsoft Word

Jeśli współpracujesz z członkami zespołu przy projektach, funkcja Śledź zmiany w programie Word 2016 jest niezbędna i teraz bardziej wydajna. Oto jak to działa.

Jeśli współpracujesz z członkami zespołu przy projektachlub zaznacz kontrakty czerwonymi liniami, śledzenie zmian w Microsoft Word może uratować życie! Śledzenie zmian to wbudowana funkcja programu Microsoft Word, która naprawdę wnosi zdrowy rozsądek do całego procesu. Nawet jeśli nie pracujesz nad złożonymi projektami, takimi jak przejęcia, fuzje, umowy lub autor bestsellera - Śledzenie zmian może być równie przydatne w przypadku małych projektów grupowych, takich jak zadania szkolne.

Od czasu ostatniego omawiania tej funkcji w MicrosoftWord 2010, wprowadzono znaczące ulepszenia, które sprawiają, że śledzenie zmian jest jeszcze bardziej zaawansowane. Dzięki dostępności Office Online użytkownicy mogą współpracować nad dokumentem w czasie rzeczywistym, i jest to jedna z ekscytujących nowych funkcji, o których mowa w tym artykule.

Włącz i używaj śledzenia zmian w programie Word 2016

Krok 1: Rozpoczęcie treści

Musisz zacząć od zawartości w dokumencie, z którym współpracujesz. Ta część dokumentu jest pisana przez innego użytkownika. Pierwszy akapit został napisany przeze mnie.

Krok 2: Włącz śledzenie zmian
Aby rozpocząć śledzenie zmian, przejdź do Przejrzeć kartę i kliknij Śledzenie zmian w Śledzenie grupa (możesz także nacisnąć CTRL + SHIFT + E.)

Gdy włączone jest śledzenie zmian, po prawej stronie ekranu zobaczysz dymek dla każdego autora.

Krok 3: Edycja

Śledzenie zmian w programie Word używa koordynacji kolorów, aby uniknąć nieporozumień. Pierwszy autor jest niebieski, a drugi jest czerwony. Gdy dodatkowi autorzy dokonają edycji, zostaną również przypisani unikalny kolor.

Po wprowadzeniu zmian w dokumencie obok akapitu pojawia się pionowa linia wskazująca zmiany, które zostały wprowadzone w dokumencie. Zauważ, że pierwszy akapit tego nie ma, ponieważ Śledzenie zmian został włączony dopiero w dalszej części dokumentu. Po kliknięciu przycisku Pokaż zmiany śladu pasek natychmiast aktywuje podświetlenie wszystkichzmiany wprowadzone w dokumencie wraz z komentarzem. Jeśli włączysz tę opcję i wprowadzisz zmiany, zmiany będą widoczne w czasie rzeczywistym podczas pisania i usuwania.

Krok 4: Komentarze, balony i dodatkowe narzędzia do edycji

Jeśli chcesz dodać komentarz do słowa lub akapitu, zaznacz go, a następnie wybierz Przejrzeć kartę i kliknij Nowy komentarz w Komentarze Grupa. Twoje komentarze pojawią się po prawej stronie dokumentu, gdy dokument zostanie sfinalizowany; możesz je wyłączyć.

Jedną z rzeczy, które zauważysz, gdy zastosujesz specjalne formatowanie, takie jak Pogrubienie, Kursywa lub Podkreślenie, komentarz jest automatycznie dodawany do zmian ścieżki o nazwie Sformatowany

Możesz także dostosować sposób wyświetlania balonów w dokumencie. Na przykład, jeśli chcesz zobaczyć wszystkie wersje dodane do dokumentu przez każdego autora, kliknij Przejrzeć zakładka> Pokaż znaczniki menu> Balony > Pokaż wersje w balonach.

Rewizje

Okienko recenzowania (Przejrzeć > Okienko recenzji) pozwala przejrzeć wszystkie zmiany dokonane przez każdego autora, którymożesz oglądać w pionie lub w poziomie na ekranie. Możesz kliknąć słowo lub akapit w okienku Wersje, co spowoduje automatyczne przejście do tej części dokumentu.

Krok 5: Zaakceptuj lub odrzuć zmiany wprowadzone w dokumencie

Jeśli zgadzasz się ze zmianami dokonanymi w dokumencie, możesz je zaakceptować lub odrzucić. Kliknij pasek Pokaż zmiany śledzenia, zaznacz zmiany dokonane przez drugiego autora, a następnie przejdź do Przejrzeć kliknij kartę Zaakceptować przycisk, aby potwierdzić.

Zauważysz, że zmiany zostaną natychmiast zastosowane.

Krok 6: Porównaj lub połącz dokumenty

Kolejni przydatni autorzy funkcji mogą skorzystaćjest możliwość śledzenia dokumentu w wersji. Na przykład, jeśli dwóch autorów podzieli te same dokumenty na dwie kopie i będzie kontynuować pracę nad nimi osobno, może później porównać dwie wersje i połączyć je. O ile są one podobne pod względem struktury, możesz je połączyć, tworząc końcowy dokument.

Aby porównać i połączyć zmiany, wybierz Przejrzeć kliknij kartę Porównać następnie wybierz oryginalny dokument w polu pola, następnie wybierz poprawioną wersję, a następnie kliknij DOBRZE.

Microsoft Word zaprezentuje trzy panelewidok dokumentu pokazującego ekran główny jako dokument końcowy z połączoną zawartością oraz oryginalne i alternatywne kopie w okienku mini okna. Podczas przewijania możesz porównać zmiany. Najlepiej jest to zrobić na ekranie o wystarczającej rozdzielczości ekranu.

Gdy będziesz gotowy połączyć dokumenty w ostateczną kopię, wróć do Przejrzeć kliknij zakładkę Porównać następnie kliknij Połączyć wybierz oryginalny dokument w polu pola, a następnie wybierz poprawioną wersję, a następnie kliknij DOBRZE.

Zobaczysz połączony dokument wraz ze zmianami dokonanymi przez innych autorów w innym kolorze.

Integracja z Office Online

Jedną z zabójczych funkcji Google Apps jestbyły narzędziami do współpracy w czasie rzeczywistym. Microsoft w końcu nadrobił zaległości dzięki pakietowi Office Online, który zawiera internetową wersję Worda. Nową funkcją w programie Word 2016 jest możliwość udostępniania i przeglądania, kto pracuje nad Twoim dokumentem. Aby to zrobić, kliknij Dzielić się i zapisz dokument w folderze OneDrive.

W okienku Udostępnij pojawią się dodatkoweopcje, z możliwością zapraszania osób do edycji dokumentu z różnymi ograniczeniami. Zauważysz również, że opcje Blokuj autorów i Ogranicz są teraz włączone w Ochraniać Grupa. Jeśli korzystasz z usługi Office 365 w środowisku korporacyjnym, możesz zaprosić autorów do współpracy.

W tym artykule użyję Uzyskaj link do udostępniania które wyślę e-mailem do dodatkowych autorów, z którymi chciałbym współpracować przy dokumencie.

Gdy Ty lub inny autor załadujesz Word Online i wprowadzisz zmiany, inne osoby współpracujące przy dokumencie zostaną powiadomione w czasie rzeczywistym.

Tutaj możesz zobaczyć zapisane zmiany wykonane przez innego autora, oznaczone kolorami w niebieskim podświetleniu.

Gdy autor nie będzie już edytować dokumentu, otrzymasz powiadomienie w programie Word 2016.

Jak widać, Śledzenie zmian jest jeszcze więcejpotężny dzięki funkcjom współpracy w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy pracujesz nad dużymi, czy małymi projektami, Word 2016 może ułatwić utrzymanie wszystkich na tej samej stronie. Koordynacja kolorów, udostępnianie, edycja w czasie rzeczywistym i integracja z chmurą w OneDrive - wszystko to zapewnia niezapomniane wrażenia.