Chrometa Review: tijdregistratie en analyse met facturering per uur

Er is zeker geen tekort aan toepassingen voor tijdbeheer en activiteitscontrole, maar tot nu toe heb ik er geen gevonden die naadloos in mijn workflow past. Chrometavoor mij heeft het echter behoorlijk goed gewerktver. Net als vergelijkbare apps voor productiviteits- en tijdregistratie, zoals RescueTime en ManicTime, wil Chrometa u ontzorgen voor het instellen, starten, pauzeren en hervatten van timers door uw activiteit passief in de gaten te houden. Vervolgens wordt uw activiteit geüpload naar uw webgebaseerde dashboard, waar u uw activiteit kunt categoriseren en toewijzen aan verschillende klanten en projecten om nuttige rapporten te produceren die u helpen om nauwkeurig te factureren en u gedurende de werkdag verantwoordelijk te houden.

De afgelopen dagen heb ik de privé-bèta van Chrometa gratis gebruikt en tot nu toe vind ik het leuk. Bekijk de recensie en screenshot tour hieronder om te zien hoe het werkt.

Inleiding tot Chrometa van JP Ren op Vimeo.

Logging-activiteit

U kunt als volgt uw activiteit registreren met Chrometa:

Stap een

Chrometa installeren.

Dat is het. Daarna zit Chrometa onopvallend in uw systeemvak, registreert uw activiteit en uploadt deze naar uw dashboard. Je kunt het pauzeren als je pauze moet nemen of gestoord wilt worden door iets dat niet met het werk te maken heeft (d.w.z. een pick-up game zonder octopus rock tag).

Je kunt de tijd ook handmatig invoeren, maar houd er rekening mee dat deze wordt weergegeven onder 'Handmatige invoer"(dus probeer uw klant niet voor de gek te houden met een heleboel nep-inzendingen).

Chrometa uploadt en synchroniseert uw gegevens automatisch eenmaal per uur, maar u kunt deze ook handmatig verzenden. Zodra het op de server komt, kunt u uw activiteiten bekijken gegroepeerd op toepassing en vensternaam ...

... of bekijk de actuele tijdstempels van wanneer u de activiteit hebt gestart / gestopt.

Activiteit categoriseren

Dit kan het meest vervelende onderdeel van het gebruik zijnChrometa, maar het is absoluut noodzakelijk om de meeste kilometers uit deze tijdbeheersoftware te halen. Gelukkig zijn er een aantal functies waarmee je je opgenomen activiteit snel kunt sorteren.

Klanten en projecten

De eerste stap is het maken van projecten. Je krijgt twee emmers: persoonlijk en Klant en projecten. Voor beide kunt u projecten toevoegen die dienen alscategorieën. Maar voor de opdracht Clients en Projects moet u elk project aan een klant koppelen. Ik heb bijvoorbeeld groovyPost als klant ingesteld en "bloggen" als project gekozen. Optioneel kunt u ook een uurtarief voor het project instellen. Voor mijn eigen administratieve huishouding heb ik een klant gemaakt met de naam 'Zelf'.

Terwijl u door uw activiteiten bladert, kunt u nu items selecteren en ze vervolgens naar de juiste categorie verzenden. Gelukkig kunt u meerdere activiteiten tegelijk selecteren.

Drempelwaarden voor de duur instellen

Maar toch, door elk van jullie te gaanactiviteiten één voor één konden de hele middag duren. Om het geluid te onderdrukken, kunt u beginnen door uw activiteiten op tijd te filteren. Met het vervolgkeuzemenu rechtsboven kunt u rijen verbergen op basis van duur. U wilt bijvoorbeeld waarschijnlijk niet alle 15 seconden bezoeken aan fivesecondfilms.com en snel een kijkje nemen in uw takenlijst. Je kunt dus je drempel instellen op 'rijen verbergen <1 minuut " of meer, zeg maar als je kijkt naar de activiteit van een hele maand. Dit verdunt de te verwaarlozen activiteiten behoorlijk effectief.

Live zoeken

U kunt ook uw invoer sorteren met behulp van de live zoekfunctie. Het werkt net als de iTunes-zoekbalk, waardoor de weergegeven resultaten onmiddellijk worden beperkt tot de resultaten die overeenkomen met uw string.

De live zoekopdracht is een andere voor de hand liggende manier om uw categorisering te stroomlijnen.

Reglement

De snelste manier om uw activiteit te sorteren, is natuurlijk om deze te automatiseren. Chrometa bevat op regels gebaseerde regels om u dat te laten doen.

De regels zijn redelijk flexibel. U kunt regels instellen op basis van de toepassingsnaam, de vensternaam of het URL- of bestandspad. Hoewel het niet duidelijk is in het dialoogvenster, hoeft u niet de exacte applicatienaam of vensternaam in te voeren. Als u bijvoorbeeld een regel wilt instellen voor Google Chrome, typt u gewoon 'Chrome' in de naam van de app en het werkt.

U kunt Chrometa vervolgens vertellen om de overeenkomsten aan een project toe te wijzen of te verwijderen.

Ten slotte kunt u een tijdschema voor de regel opgeven. Dit helpt u verder bij het automatiseren van de categorisatie van uw activiteiten. Als ik bijvoorbeeld weet dat ik de hele maand aan één project werk, kan ik eenvoudig alle activiteiten in Microsoft Word op die ene client instellen tot de deadline. Daarna kan de regel automatisch vervallen.

In de praktijk werken de op regels gebaseerde regels erggoed. Ik heb er een ingesteld om alle tijd bij te houden die ik werk aan de groovyPost-blog die gewoon naar het woord "groovyPost" zoekt ergens in de venstertitel. Chrometa zet deze activiteit automatisch in mijn groovyPost-blogproject.

Onthouden: Bewaar uw documenten altijd, bij voorkeur met een trefwoord dat aan uw klant en / of project is gekoppeld. Blijf daar een uur lang niet werken aan een niet-opgeslagen Word-document - het is niet alleen onveilig (u kunt uw gegevens verliezen!), maar jij en Chrometa zullen achteraf niet weten waar je aan werkte.

Tip: Maak er een gewoonte van om uw bestanden op te slaan met deklantnaam of welk trefwoord u ook instelt in uw Chrometa-regels. In plaats van het bijvoorbeeld WebsiteCopyDraftOne.docx te noemen, noemt u het websitecopy_draftone_clientinc.docx. Of, als u liever de naam van de klant niet in elke naam wilt persen, kunt u ze een unieke klant-ID toewijzen en een Chrometa-regel maken op basis van die ID.

Over het algemeen zijn de regels uitstekend. Het zou echter leuk zijn als u een regel zou kunnen maken op basis van een bestaande activiteit, vergelijkbaar met de manier waarop u filters kunt maken op basis van 'berichten zoals deze'In Gmail.

Idle Time en Non-PC Time Tracking

Een andere hippe functie die ik elders niet heb gezien, is het automatisch bijhouden van de inactieve tijd. Als u uw computer verlaat en terugkomt, zal Chrometa u vragen wat u deed terwijl u weg was (een beetje zoals een opdringerige, micro-beheerde supervisor).

U kunt een aantal frequente presets kiezen of invoereneen aangepaste beschrijving. Op die manier kunt u naadloos uw tijd registreren, bijvoorbeeld als u moest vertrekken voor een vergadering of 30 minuten werd weggetrokken door een telefoongesprek.

Als u last hebt van deze functie, kunt u deze uitschakelen of de drempel instellen zodat het dialoogvenster voor langere perioden van nietsdoen verschijnt (Ik denk dat de standaardinstelling vijf minuten AFK is).

Meerdere apparaten volgen

Chrometa houdt ook bij welke computeru gebruikt. Wanneer u Chrometa installeert, kunt u het apparaat een naam geven. Al uw activiteiten worden centraal in de web-app bewaard, wat betekent dat u deze vanaf elke computer kunt openen. Chrometa houdt bij op welke computer u gebruikte in uw activiteitenmonitor op het tabblad "In één oogopslag" en u kunt uw activiteiten per computer sorteren in het gedeelte Rapporten. Dit kan handig zijn als u wilt bijhouden hoeveel tijd u thuis of op uw computer hebt doorgebracht.

Status en toekomst van Chrometa

Chrometa is momenteel in zijn derde iteratie. Chrometa lanceerde vorig jaar weinig fanfare, deels vanwege een ietwat verzadigde markt. Aanvankelijk werd Chrometa aangeboden voor $ 99 per licentie en was het meestal desktop-gebaseerd. Chrometa 2.0 kreeg meer belangstelling en een veel uitgebreidere gebruikersbasis, maar het lijkt erop dat de meest recente versie van Chrometa een nog dramatischere herstart is. Chrometa leeft nu voornamelijk op internet en is momenteel in privé-bèta, dus nog geen woord over prijzen. Bret Owens, CEO en mede-oprichter van Chrometa laat het me weten in een e-mail dat, hoewel prijzenis nog niet voltooid, de Chrometa-software als service wordt waarschijnlijk aangeboden als een maandelijks abonnement, met gratis licenties voor studenten, professoren en anderen die bij het onderwijs betrokken zijn.

Over het algemeen lijkt Chrometa veelbelovend. Als voormalig gebruiker van RescueTime vind ik de interface van Chrometa veel vriendelijker en eenvoudiger. De rapportage van RescueTime is een beetje schmancier, vooral met zijn pogingen om uw activiteit automatisch te categoriseren en te analyseren, maar ik denk dat ik de voorkeur geef aan de no-nonsense benadering van Chrometa waarmee u uw samenvattingen en logboeken kunt instellen op een manier die voor u zinvol is.

Chrometa positioneerde zich oorspronkelijk als een hulpmiddelvoor advocaten en andere professionals met facturering per uur, maar als freelancer vind ik het ook nuttig. Persoonlijk denk ik dat ik me aan een standaard Notepad.exe .LOG-bestand zal houden om mijn tijd daadwerkelijk te factureren, alleen omdat ik door de aard van mijn werk heen en weer moet schakelen tussen applicaties en webpagina's, maar ik denk dat Chrometa iets met de uurtarieven die ze hebben ingebouwd. Ik denk dat een partnerschap met FreshBooks (die zijn eigen ietwat onhandige tijdbeheerfunctie heeft) of een vergelijkbaar populair factureringsplatform zou kunnenlaat Chrometa echt zingen. Of misschien als Chrometa net een eenvoudige wizard voor het genereren van facturen had waarmee u e-mail- of PDF-facturen kunt maken op basis van uw tijdstempels en activiteitenlogboeken, zou dat ook geweldig zijn.

Windows-gebruikers: u kunt Chrometa bekijken door een bèta-uitnodiging aan te vragen op http://app.chrometa.com/.

Mac-gebruikers: sorry, je moet wachten. Er is geen OS X-client voor Chrometa, vanaf het moment van dit bericht, hoewel Brett me vertelde dat de Mac-versie nu hun # 1 topitem is en ze verwachten deze binnen de komende twee maanden klaar te hebben.