10 Microsoft Excel-tips die elke gebruiker moet weten

De kneepjes van het vak van Microsoft Excel leren is hetzelfdenet zo belangrijk als het leren van de basisprincipes van Word en Outlook. Deze essentiële tips geven u een voorsprong bij het benutten van het potentieel voor gegevensverwerking van Excel.

Microsoft Outlook, Microsoft Word en MicrosoftExcel zijn de drie zwaargewichten in de Microsoft Office-suite. We hebben u onlangs enkele van de beste functies laten zien die elke Microsoft Word-gebruiker moet kennen en enkele tips om uw Outlook-productiviteit te verhogen. In dezelfde geest behandelen we nu de essentiële Microsoft Excel-tips die elke gebruiker zou moeten kennen.

Microsoft Excel is de industriestandaardspreadsheet-applicatie. Microsoft Excel 2016 is een enorm scala aan tools waarmee u gegevens in een spreadsheet kunt manipuleren, organiseren, analyseren en opmaken. Hoewel Excel de levensader is geweest van menig kantoor, onderzoeksbureau en financiële onderneming, kan Excel net zo handig en krachtig zijn voor dagelijkse gebruikers. Of u nu een thuisgebruiker bent die een huishoudbudget beheert, een eigenaar van een klein bedrijf die inventaris beheert of een schoolleraar die dagelijks aanwezig is, Excel maakt uw leven gemakkelijker als u leert het te gebruiken. Laten we die tips eens bekijken.

Essentiële tips voor Microsoft Excel 2016

1. Wijzig het formaat van kolommen en rijen

De standaard celhoogte en -breedte van Excel is nauwelijksone size fits all. De kans is groot dat u de kolombreedte en rijhoogte moet aanpassen aan uw gegevens. Klik hiervoor op de kolom of rij en selecteer de Huis en klik vervolgens op Ontwerp, stijl knop binnen de Cellen groep. Kies of u de hoogte of breedte wilt aanpassen.

Voer het bedrag in en klik op OK. De kolom of rij moet worden aangepast aan de exacte meting.

U kunt het formaat van kolommen en rijen ook handmatig wijzigenmet de muis. Plaats de muisaanwijzer tussen de kolom of rij, klik op de linkermuisknop, observeer de zwevende ballon en sleep en vergroot totdat de gewenste grootte is bereikt.

En hier is een handige tip: dubbelklik eenvoudig op de rechterrand van een kolom om de breedte automatisch aan de gegevens aan te passen.

2. Kolommen, rijen of cellen toevoegen of verwijderen

Als u een extra kolom, rij of cel nodig hebt, kunt u deze eenvoudig invoegen met de opdrachten Cellen invoegen en verwijderen. Klik op de invoegen knop binnen de Cellen groep en kies vervolgens de juiste optie.

U kunt ook een kolom uit dezelfde groep verwijderen; klik op het menu Verwijderen en kies de juiste actie.

Dezelfde actie kan worden uitgevoerd door met de rechtermuisknop op de kolom of celrij te klikken.

Meer informatie over het verwijderen van lege cellen in Microsoft Excel.

3. Panelen bevriezen

Als u door een spreadsheet wilt bladerenzonder de focus op een bepaald deel van het blad of de gegevens te verliezen, is de functie Freeze Panes de perfecte manier om dit te doen. Selecteer de rij of kolom waar de gegevens in het blad beginnen.

Selecteer de Visie tabblad, klik op Stilzetten menu en klik vervolgens op Stilzetten.

Wanneer u scrolt, blijven uw koppen of kolommen zichtbaar.

4. Wijzig tekstuitlijning in cellen

Als u een register of labels moet maken, moet ukan het dialoogvenster Cellen opmaken gebruiken om de uitlijning van tekst in cellen aan te passen. Selecteer de cellen waar u de opmaak wilt toepassen, klik met de rechtermuisknop op de selectie en klik vervolgens op Cellen opmaken ....

Klik op de opstelling en gebruik vervolgens de muis om de richting van de tekst te wijzigen of een waarde in te voeren. Klik als u tevreden bent op OK.

Tekst in de cellen wordt nu schuin weergegeven.

5. Gebruik celbescherming om te voorkomen dat een gebied van de spreadsheet wordt bewerkt

Als u een werkmap met andere gebruikers deelt, is hetbelangrijk om onbedoelde bewerkingen te voorkomen. Er zijn meerdere manieren waarop u een blad kunt beveiligen, maar als u alleen een groep cellen wilt beschermen, kunt u dit als volgt doen. Eerst moet u inschakelen Bescherm blad. Klik op het menu Opmaak en vervolgens op Bescherm blad. Kies het type wijzigingen dat u wilt voorkomen dat andere gebruikers wijzigingen aanbrengen. Voer uw wachtwoord in, klik op OK en vervolgens op OK bevestigen.

Maak een selectie van de rijen of kolommen die u wilt voorkomen dat andere gebruikers bewerken.

Klik op de Ontwerp, stijl menu en klik vervolgens op Cel vergrendelen.

Telkens wanneer een gebruiker bewerkingen probeert uit te voeren; zij ontvangen het volgende foutbericht.

Raadpleeg ons artikel voor instructies over het toepassen van codering en wachtwoorden op uw Excel-spreadsheets en Office-bestanden om een ​​volledige spreadsheet te beschermen.

6. Pas speciale opmaak toe op getallen en valuta in cellen

Als u een specifieke valutawaarde moet toepassen of de decimale plaats voor getallen in uw spreadsheet wilt bepalen, kunt u de Numbers tabblad binnen de Formele cellen dialoogvenster om dit te doen. Selecteer de nummers die u wilt opmaken, klik met de rechtermuisknop op de selectie en selecteer vervolgens het tabblad Nummers. Selecteer Valuta in de lijst Categorie en kies vervolgens het aantal decimalen en valutanotatie.

7. Vijf essentiële Excel-functies die u moet kennen - Som, Gemiddeld, Max, Min, Aantal

Excel's enorme ware kracht ligt in zijn functies enformules. Met basisfuncties kunt u snelle wiskundige bewerkingen uitvoeren, terwijl u met geavanceerde functies enkele serieuze getallen kunt berekenen en complexe analyses kunt uitvoeren. Net zoals iedereen de opmaakkabels in Word zou moeten kennen, zou u ook de populairste functies in Excel moeten kennen.

Som - berekent het totaal van een cellenbereik.

Gemiddelde - berekent het gemiddelde van een cellenbereik.

Max - berekent de maximale waarde in een cellenbereik.

min - berekent de minimumwaarde van een cellenbereik.

tellen - berekent het aantal waarden in een celbereik, waarbij lege cellen of cellen zonder numerieke gegevens worden vermeden.

Hier is hoe je een functie gebruikt. Voer de labels in voor de nummers waarvoor u de berekening wilt produceren. Selecteer de Functie en kies vervolgens de functiecategorie die u wilt toepassen. Klik Functie invoegen knop binnen de Functie bibliotheek groep of druk op Shift + F3 op uw toetsenbord. Selecteer de functie die u nodig hebt of gebruik de functie Zoeken naar functie en klik vervolgens op OK.

Zodra u de functie hebt gevonden, selecteert u deze en klikt u op OK.

Breng de nodige wijzigingen aan in het bereik dat u berekent en klik op OK om de functie toe te passen.

8. Maak en manipuleer grafieken

Een kenmerk van Microsoft Excel, creërenMet grafieken kunt u uw goed gevormde gegevens visueel presenteren. Excel maakt het proces heel eenvoudig; markeer een gegevensbereik in uw blad, selecteer het tabblad Invoegen en klik vervolgens op Zie alle grafieken knop.

Klik op de Alle kaarten en blader vervolgens door de lijst met grafiekstijlen.

U kunt ook over een voorbeeld gaan om een ​​voorbeeld te zien van hoe de grafiek eruit zal zien. Klik als u tevreden bent OK om de grafiek in de spreadsheet in te voegen. Als u het liever op een apart blad wilt bewaren, selecteert u de grafiek en klikt u op Grafiek verplaatsen, selecteer Nieuw blad en klik vervolgens op OK.

9. Onthul formules

Als u de berekeningen in uw werkmap wilt valideren, is het bekendmaken van uw formules de manier om dit te doen.

Selecteer de formules en klik vervolgens op Formules weergeven gelegen in de Formula Auditing groep.

Nu kunt u eenvoudig de formules bekijken die in uw blad worden gebruikt en deze ook afdrukken. Het is een geweldige manier om fouten te vinden of gewoon te begrijpen waar de cijfers vandaan komen.

10. Maximaliseer afdrukopties bij het afdrukken van grote werkmappen

Spreadsheets werken prima op groot breedbeeldmonitoren, maar soms moet u uw werkmap afdrukken. Als je niet oppast, kun je veel papier verspillen aan iets dat meestal onleesbaar is. Excel zorgt hiervoor met behulp van de Backstage-afdrukopties, waarmee u het paginaformaat en de afdrukstand kunt aanpassen. Spreadsheets kunnen het beste worden afgedrukt op papier van legal-formaat in liggende richting.

Als u de marges moet aanpassen om extra informatie op één vel te passen tijdens het afdrukken, klikt u op de knop Marges weergeven in de rechterhoek van het tabblad Backstage-afdrukken.

U kunt vervolgens de marges gebruiken om de kolommen aan te passen aan gegevens die naar een andere pagina kunnen overlopen.

Gebruik als u niet alle gegevens op één pagina kunt krijgenhet dialoogvenster Pagina-instelling om verdere aanpassingen te maken. Het schaalmenu kan u helpen de tekst te verkleinen zodat deze beter past. Probeer niet te veel te schalen, omdat u tekst leesbaar wilt houden.

U kunt ook hetzelfde dialoogvenster gebruiken om uw spreadsheet desgewenst met een kop- en voettekst aan te kleden.

Dus dat is een overzicht van enkele basisprincipes voor elke Excel-gebruikerzou moeten weten. Als u verder wilt gaan met enkele geavanceerde onderwerpen, bekijk dan onze eerdere artikelen over het gebruik van functies zoals de VLOOKUP-functie, draaitabellen, het toevoegen van een watermerk aan uw werkmappen of het gebruik van de ingebouwde rekenmachine. Heb je een favoriete functie of tijdbesparende functies in Excel? Vertel het ons in de comments.