Kaip naudoti „Microsoft Word“ laiškų suliejimą kuriant paketinius dokumentus

Pašto jungimas yra viena iš klasikinių „Microsoft Word“ funkcijų, naudojamų masiniams dokumentams su unikalia informacija gaminti. Štai kaip tai naudoti.

„Mail Merge“ yra viena iš klasikinių„Microsoft Word“ buvo naudojama masiniams dokumentams su unikalia informacija gaminti. Keletas pavyzdžių, kai tai gali būti naudinga, yra brošiūros, informaciniai biuleteniai ar medžiaga, naudojama masiniams laiškams siųsti. Šiame straipsnyje parodome, kaip naudoti „Microsoft Word“ pašto sujungimą.

Pašto sujungimo funkcijos naudojimas „Microsoft Word“

Dėl šio pavyzdžio aš sukursiu dokumentąkviesdamas draugus į renginį. Laiškų sujungimo laišką sudaro du komponentai; pagrindinis dokumentas ir duomenų šaltinis, pavyzdžiui, į renginį pakviestų asmenų vardai ir adresai. Surinkusi informaciją duomenų šaltiniui, „Word“ tvarkys kiekvieno pakviesto svečio dokumentus.

Pirmasis žingsnis yra turėti visus unikaliusinformacija apie kiekvieną gavėją, vadinamą lauko pavadinimu, pavyzdžiui, vardas, adresas ir sveikinimas. Kita svarbi pašto sujungimo dokumento kūrimo dalis yra forma, kurioje yra gavėjui pristatyta informacija. Žemiau esančiame laiško pavyzdyje yra penki laukai, kuriuos turėsiu įtraukti į kiekvieną dokumentą.

Paleiskite pašto sujungimo vedlį

Sukurkite naują tuščią dokumentą „Microsoft Word“ ir pasirinkite Skirtukas „Pašto siuntos“> „Pradėti pašto sujungimą“> „Žingsnis po žingsnio“ pašto sujungimo vedlys.

Kai pasirodys Pašto sujungimo vediklis, pasirinkite Laiškai radijo laukelį, tada spustelėkite Kitas: Pradinis dokumentas.

Pasirinkti Naudokite dabartinį dokumentą tada pereikite prie kito pasirinkimo veiksmogavėjai. Pašto sujungimo vedlys suteikia galimybę pasirinkti esamą dokumentą. Jei jau turėčiau parengtą laišką, galėčiau tiesiog pakeisti laukų pavadinimus kaip duomenų šaltinio pagrindą.

„Mail Merge“ vedlys yra galingas. Savo gavėjų sąrašui galite naudoti kelis šaltinius, įskaitant „Microsoft Access“ duomenų bazę arba „Excel“ skaičiuoklę. Šiam straipsniui aš sukursiu savo duomenų šaltinį nuo nulio pasirinkdamas, Įveskite naują sąrašą tada spustelėkite Sukurti.

Sukurkite ir išsaugokite duomenų šaltinį

Bus forma su iš anksto užpildytais laukaispristatė. Tai gali būti ne idealu, nes galbūt nenorime kai kurių iš šių sričių ir tai gali mus supainioti. Taigi kai kuriuos laukų pavadinimus ištrinsime ir pakeisime; spustelėkite Tinkinkite stulpelius mygtuką tai padaryti.

Jei grįšite prie mūsų pavyzdžio dokumento, tai padarysiteatkreipkite dėmesį, kad turėjome tik penkis laukus, o iš anksto užpildytų „Word“ laukų iš viso yra 13. Kai kurie iš jų yra svarbūs, todėl išlaikysime tik tuos, kuriuos norime. Norėdami ištrinti lauką, pasirinkite jį, tada spustelėkite Trinti.

Spustelėkite Taip, kad patvirtintumėte ištrynimą. Pakartokite šį veiksmą visose skyriuose, kurių nenorite.

Kadangi kai kurių reikalingų laukų neturime, turėsime pervadinti esamus laukus ir pridėti naujų.

Baigęs laukų pavadinimų sąrašas turėtų sutapti ir sudaryti tiek pat, kiek aprašyta mūsų pavyzdiniame dokumente. Spustelėkite Gerai patvirtinti pakeitimus.

Toliau užpildykite laukus su kiekvieno gavėjo pavadinimais ir adresais, kai užpildysite, spustelėkite Gerai.

Išsaugokite savo duomenų šaltinį, kuris bus sujungtas į galutinį dokumentą.

Bus jūsų pašto sujungimo gavėjų peržiūrapristatė. Jei norite atlikti pakeitimus, pvz., Redaguoti ar pridėti lauką, pasirinkite Duomenų šaltinis, tada spustelėkite Redaguoti. Parašykite savo laišką, tada įveskite, jei reikia, sujungimo laukus.

Įterpkite sujungimo laukus

Norėdami įterpti sujungimo lauką, pasirinkite Pašto siuntos skirtuką, tada spustelėkite Įterpti suliejimo lauką, tada pasirinkite sujungimo lauką. Pakartokite veiksmus, kad užpildytumėte dokumentą atitinkamais suliejimo laukais.

Kai užpildysite, išsaugokite savo laišką, tai busvadinamas formos laišku. Jei žinote, galite naudoti dokumentą su panašia struktūra ir galite pasirinkti parinktį pakartotinai naudoti jį esančiame dokumente, naudodamiesi Pašto sujungimo vedliu.

Sujungti galutinį dokumentą

Čia ateina linksmoji dalis, sujungianti dokumentą. Pasirinkite Pašto siuntos skirtuką, tada spustelėkite Baigti ir sujungti mygtuką, tada spustelėkite Redaguoti atskirus dokumentus.

Pasirinkti Visi tada spustelėkite Gerai.

Viskas. Dabar visus dokumentus galite spausdinti ar peržiūrėti.

Šios instrukcijos veikia ir „Microsoft Word“2013, 2010 ir 2007 m. Jei kuriate dokumentus, tokius kaip sertifikatai, „Mail Merge“ funkcijos veikia ir tokiose „Office“ programose, kaip „Microsoft Publisher“.

Norėdami gauti daugiau patarimų ir patarimų, kaip naudotis „Microsoft Office“, skaitykite toliau pateiktuose straipsniuose arba naršykite mūsų išsamų „Office“ straipsnių archyvą.