Hogyan követjük nyomon a Microsoft Word dokumentumok változásait

Ha projektekkel együttműködik a csapat tagjaival, a Változtatások nyomon követése funkció a Word 2016-ban alapvető fontosságú, és most már hatékonyabb. Így működik.

Ha együttműködik a csapat tagjaival a projektekbenvagy jelölje meg a szerződéseket redline-kel, a Microsoft Word változásainak követése életmentő lehet! A Változások nyomon követése egy beépített szolgáltatás a Microsoft Wordben, amely valóban józanságot jelent a folyamathoz. Még ha nem is bonyolult projektekkel foglalkozik, például felvásárlásokkal, egyesülésekkel, szerződésekkel vagy megrendelte a bestsellert - a Változások nyomon követése ugyanolyan hasznos lehet kiscsoportos projekteknél, mint például az iskolai megbízások.

Mivel utoljára lefedtük ezt a szolgáltatást a MicrosoftbanA Word 2010 programban jelentős fejlesztések történtek, amelyek még erősebbé teszik a Track Changes alkalmazást. Az Office Online elérhetőségével a felhasználók valós idejű együttműködést végezhetnek egy dokumentummal kapcsolatban, és ez az egyik izgalmas új funkció, amelyet ebben a cikkben megvizsgálunk.

A változások nyomon követésének engedélyezése és használata a Word 2016 programban

1. lépés: A tartalom indítása

Először meg kell kezdenie bizonyos tartalmakat azon a dokumentumon belül, amelyben együttműködik. A dokumentumnak ezt a részét egy másik felhasználó írta. Az első bekezdést én írtam.

2. lépés: Engedélyezze a változások nyomon követését
A változások követésének megkezdéséhez lépjen a Felülvizsgálat fülre, majd kattintson a gombra Útvonal változások ban,-ben Követés csoport (megnyomhatja a CTRL + SHIFT + E.)

Ha a Változtatások követése engedélyezve van, akkor a képernyő jobb oldalán megjelenik egy-egy ballon az egyes szerzők számára.

3. lépés: Szerkesztés

A Word változásainak nyomon követése a színkoordinációt használja a félreértések elkerülése érdekében. Az első szerző kék, a második pedig piros. Amikor további szerzők szerkesztést végeznek, ők is egyedi színt kapnak.

A dokumentum szerkesztésekor egy függőleges vonal jelenik meg a bekezdés mellett, amely jelzi a dokumentumban végrehajtott módosításokat. Vegye figyelembe, hogy az első bekezdésben nincs ilyen, mert Útvonal változások csak addig volt engedélyezve a dokumentumban. Ha rákattint a A változások nyomon követése sáv, azonnal aktiválja az összes kiemeléséta dokumentumban elvégzett szerkesztések és kommentárok. Ha engedélyezte és engedélyezte a szerkesztéseket, valós időben láthatja a változásokat a gépelés és törlés közben.

4. lépés: Megjegyzések, léggömbök és kiegészítő szerkesztő eszközök

Ha egy szót vagy bekezdést megjegyzéshez szeretne adni, jelölje ki azt, majd válassza a Felülvizsgálat fülre, majd kattintson a gombra Új megjegyzés ban,-ben Hozzászólások csoport. Megjegyzései a dokumentum véglegesítésekor a dokumentum jobb oldalán jelennek meg; kikapcsolhatja őket.

Az egyik dolog, amelyet észrevehet, ha speciális formázást alkalmaz, például félkövér, dőlt vagy aláhúzott, a megjegyzés automatikusan hozzáadódik a sávváltozásokhoz, az úgynevezett Formázva.

Azt is testreszabhatja, hogy a léggömbök hogyan jelenjenek meg a dokumentumon. Például, ha szeretné látni az összes módosítást, amelyet az egyes szerzők hozzáadtak a dokumentumhoz, kattintson a gombra Felülvizsgálat fül> Mutassa a jelölést menü> lufi > Mutassa a javításokat léggömbökön.

Változatok

Az áttekintő ablak (Felülvizsgálat > Áttekintő ablaktábla) segítségével áttekintheti az egyes szerzők összes szerkesztéséta képernyőn függőlegesen vagy vízszintesen is megnézheti. Kattinthat egy szóra vagy bekezdésre a Revíziók panelen, és ez automatikusan navigál a dokumentum azon részéhez.

5. lépés: A dokumentumban elvégzett módosítások elfogadása vagy elutasítása

Ha egyetért a dokumentumban végrehajtott változtatásokkal, elfogadhatja vagy elutasíthatja azokat. Kattintson a Változtatások nyomon követése sávra a másik szerző által elvégzett változtatások kiemelésével, majd lépjen a Felülvizsgálat lapon kattintson a Elfogad gombot a megerősítéshez.

Most észre fogja venni, hogy a változások azonnal alkalmazandók.

6. lépés: Hasonlítsa össze vagy kombinálja a dokumentumokat

Egy másik praktikus szolgáltatás szerzője kihasználhatja az előnyeitA dokumentumok nyomon követésének képessége. Például, ha két szerző ugyanazt a dokumentumot két példányba forgatja, és továbbra is külön dolgozik rajtuk, később összehasonlíthatják a két verziót, és kombinálhatják őket. Mindaddig, amíg szerkezetük hasonló, a kettőt összekapcsolva létrehozhat egy végleges dokumentumot.

A változások összehasonlításához és kombinálásához válassza a lehetőséget Felülvizsgálat fülre, kattintson a gombra Összehasonlítás majd válassza ki az eredeti dokumentumot a mezőben, majd válassza ki a felülvizsgált verziót, majd kattintson a gombra RENDBEN.

A Microsoft Word ezután három ablaktáblát mutat bea dokumentum nézete, amely a főképernyőt mutatja be kombinált tartalommal rendelkező végső dokumentumként, valamint az eredeti és az alternatív másolatokat egy mini ablaktáblán. Lapozás közben összehasonlíthatja a változásokat. Ezt lehetőleg olyan képernyőn kell elvégezni, amely megfelelő képernyő felbontással rendelkezik.

Ha készen áll arra, hogy a dokumentumokat végleges példányba egyesítse, térjen vissza a Felülvizsgálat fülre kattintás Összehasonlítás majd kattintson a gombra Kombájn válassza ki az eredeti dokumentumot a mezőben, majd válassza ki a felülvizsgált verziót, majd kattintson a gombra RENDBEN.

Ezután a kombinált dokumentumot láthatja, a többi szerző által más színben elvégzett változtatásokkal együtt.

Integráció az Office Online szolgáltatással

A Google Apps egyik gyilkos funkciójavoltak a valós idejű együttműködési eszközök. A Microsoft végre megbukott az Office Online csomagnak köszönhetően, amely a Word web alapú verzióját tartalmazza. A Word 2016 új funkciója az a képesség, hogy megoszthatjuk és megnézhetjük, ki dolgozik a dokumentumán. Ehhez kattintson a Részvény gombot, és mentse a dokumentumot a OneDrive mappába.

A Megosztás panelen ezután további információkat tár fellehetőségek, azzal a képességgel, hogy meghívja a személyeket a dokumentum szerkesztésére különböző korlátozásokkal. Azt is észre fogja venni, hogy a Szerzők blokkolása és a Korlátozás opciók mostantól engedélyezve vannak a Protect csoport. Ha vállalati környezetben használja az Office 365-et, meghívhatja a szerzőket az együttműködésre.

A cikkhez a Szerezzen megosztási linket amelyet e-mailben küldök további szerzőknek, akikkel szeretnék együttműködni a dokumentumban.

Amikor Ön vagy a másik szerző betölti a Word Online szolgáltatást, és végrehajtja a változtatásokat, akkor a dokumentumban együttműködő többi személyt valós időben értesítik.

Itt láthatja a másik szerző által elmentett szerkesztéseket, kék színnel színkóddal.

Ha a szerző már nem szerkeszti a dokumentumot, akkor erről értesítést kapunk a Word 2016 során.

Mint láthatja, a változások nyomon követése még többnagy teljesítményű valós idejű együttműködési funkcióival. Akár nagy, akár kicsi projekten dolgozik, a Word 2016 megkönnyíti mindenki ugyanazon az oldalon tartását. A színkoordináció, a megosztás, a valós idejű szerkesztés és a felhőbe történő integrálás a OneDrive alkalmazásával vonzó élményt nyújt.