Što su Outlook PST datoteke i zašto ih koristiti ... ili ne?

Samo o SVAKOM s kime razgovaram na poslužali se na veličinu računa njihovog korporativnog e-pošte. Obično nije problem (ali ljudi se i dalje žale) jer kada se poštanski pretinac približi njegovom ograničenju, većina poslužitelja e-pošte (poput Microsoftove Exchange) upozorit će korisnika da može očistiti poštanski pretinac prije poslužitelja provodi njihova ograničenja veličine ograničavanjem slanja / primanja s poslužitelja.

E sad, ovo je sve Fine i Dandy sve dok ne odete na odmor nekoliko dana, ta upozorenja o veličini e-pošte dolaze i odlaze, a onda Kaboom !!! Vaš je poštanski sandučić PUNA, a vi više ne možetepošaljite / primite e-poštu s vašeg mobilnog ili čak OWA (Outlook Web Access). Milion puta sam primio poziv. Moj iPhone ne može slati e-poštu, pomoć!

• Pa, što učiniti?
• Postoji li rješenje za ove nedovoljno veličine poštanskih sandučića?
• Što trebam učiniti prije odlaska na godišnji odmor?

Upoznajem vas sa zloglasnom (prema IT) Outlook PST datotekom.

Što su Outlook .PST datoteke?

• Datoteke podataka Outlook ili Microsoft Outlook.PST datoteke (kao što su poznatije) mogu se kreirati pomoću programa Microsoft Outlook za premještanje ili kopiranje e-pošte i privitaka s računa poštanskog sandučića poslužitelja na vaše lokalno računalo. U osnovi, to je lokalna datoteka Arhiva ili Pohrana koju kreirate za pohranu e-pošte i privitaka na tvrdom disku vašeg računala, USB disku ili Dijeljenje poslužitelja (ovisno o tome gdje ga stvarate i pohranjujete).

Koliko možete pohraniti u Outlook .PST datoteke?

• Prije Outlooka 2003/2007,.PST datoteke mogu pohraniti samo 2 gigabajta e-pošte i privitaka. S Outlook 2003 i Outlook 2007 format se promijenio omogućujući .PST datotekama da po potrebi narastu na više od 20 gigabajta, osim ako se promijeni zadana konfiguracija.
• Iskreno, ne dajte im da dobiju 20 nastupa. To je mnogo bolja ideja da vaše .PST datoteke ne budu veće od nekoliko nastupa. Ako vam treba više prostora za pohranu, umjesto stvaranja stvorite novu .PST datoteku ogroman .PST arhive. Što je veći.PST datoteke imaju veću šansu za korupciju i gubitak podataka (plus što je teže sigurnosno kopiranje loših momaka.) Na Outlook klijent možete priložiti što više .PST datoteka, tako da jednostavno odvojite svoju e-poštu logično na više .PST datoteke ako trebate pohraniti više od nekoliko GIG-ova stare e-pošte.
• SAVJET - Ako koristite .PST datoteke za arhiviranje stare e-pošte, komprimirajte ih nakon što kopirate sve stare podatke u njih. E-pošta je obično samo tekst, tako da komprimira vrlo lijepo.

Kako mogu stvoriti Outlook .PST datoteke?

• LAKO je, evo nekoliko vodiča za Outlook 2007, 2013 i 2016.

Zašto koristiti / stvarati .PST datoteke? Prednosti?

Veličina poštanskog sandučića

• Sjećate se prvog stavka ovog članka? Većina administratora e-pošte ograničava veličinu korporacijskih poštanskih sandučića. Što je poštanski pretinac veći, potrebno mu je više prostora na disku, više ih treba sigurnosnih kopija i više vremena im je potrebno za izvršavanje sigurnosnih kopija.
• Ako vaš paket e-pošte (poput mene), 200Megabajt poštanski sandučić jednostavno ga neće smanjiti. Tu se pojavljuju .PST datoteke. Jednostavno stvorite .PST datoteku i povucite je i e-poštu u nju. Djeluju poput uobičajene mape poštanskih sandučića u Outlooku. Povucite i ispustite. Jednostavno je! <Javite mi ako vam treba pomoć. Samo postavite svoja pitanja na našem forumu>.
• Najnovije verzije indeksa Windows Searchvaš poštanski sandučić i sve lokalne .PST datoteke (podesiva) koje omogućuju gotovo trenutni pristup svim porukama e-pošte putem značajki pretraživanja ugrađene u Microsoft Outlook.

Sigurnosna kopija i oporavak od katastrofe

• Ako nemate (ili ne vjerujete) e-poštuadministrator koji redovito izvodi sigurnosne kopije vašeg poslužitelja e-pošte, a zatim kopira vašu e-poštu (da, ne trebate PRISUČITI poštu u .PST datoteke, možete je kopirati i u lokalnu .PST datoteku je brz i jednostavan način da to osigurate Vaša e-pošta može se povratiti u scenariju DR poslužitelja.

pokretnost

• .PST datoteke čine prijenosnu e-poštu. Na primjer, recimo da želite premjestiti e-poštu iz jednog poštanskog sandučića u drugi. Na primjer, možda mijenjate posao i želite donijeti staru e-poštu. Ili možda mijenjate davatelje usluga. ILI, možda želite kopirati vašu osobnu i radnu e-poštu u .PST datoteku, držati je na malom USB pogonu i stalno je imati uz sebe. Kao što sam rekao, .PST datoteke drže poštu vrlo prijenosnom. I da, tako je i sa GMAIL računom, ali ovaj članak nije o GMAIL-u :)

sigurnosti

• Jeste li znali da je to gotovo nemogućepratite / provjerite čita li vaš IT / odjel vašu e-poštu? Premještanjem „osjetljive“ ili „povjerljive“ pošte s poslužitelja e-pošte / razmjene na lokalnu .PST datoteku dodaje se sloj sigurnosti.
• Bilješka: Većina informatičkih odjela može vas zgrabiti.PST datoteke bez da to znate izravno s vašeg tvrdog diska na poslu. Zbog toga je primjena dodatne sigurnosti na tvrdom disku vašeg računala prijeko potrebna. Ubrzo ću napisati članak o ovoj temi, ali zasad pogledajte ovaj članak. To je malo "GEEKY", pa ću ga uskoro slijediti uz članak koji objašnjava nekoliko opcija za osiguranje .PST datoteka.

Koje su nedostatke u korištenju .PST datoteka?

Udaljeni pristup

• Jednom je pošta pomaknuto u a.PST datoteka, više neće biti dostupna na poslužitelju putem aplikacija za udaljeni pristup poput OWA ili mobilnih telefona koji SYNC s vašim poštanskim sandučićem. Za pristup e-pošti u .PST datotekama, morat ćete koristiti potpuno Microsoft Outlook klijent. Mali USB pogon može vam pomoći u tim situacijama. Međutim, još uvijek nije tako prikladno kao ostavljanje e-pošte na poslužitelju.

Ljudi vas neće voljeti, a moguće je da biste mogli izgubiti i posao

• .PST datoteke s vremenom (ovisno o broju e-pošteprimate / zadržavate) mogu zauzeti puno prostora na vašem lokalnom računalu ili udjelu poslužitelja, ovisno o tome gdje ih pohranjujete. Momci iz IT-a mrze sve što ih natjera da rade na bilo čemu, osim ako ne grade svoj životopis, tako da postavljanje puno podataka negdje zbog čega će im trebati više prostora na disku uznemiruje ih.
• Korporativni pravni i većina odjela za upravljanje dokumentima ne vole .PST datoteke jer krajnjem korisniku omogućuju da lako ignorira ili zaobiđe pravila o zadržavanju / uništavanju korporativnih dokumenata.
• Timovi za korporativnu informacijsku sigurnost također nemajupoput .PST datoteka jer ako ih Legal ikad zatraži da povrate podatke za parnicu ili sudski poziv, .PST datoteke mogu povećati troškove i trud oporavka podataka.

Performanse sustava i mozga

• Što više e-pošte imate, više e-pošte i vama i vašem računalu trebate pratiti i obrađivati.
• Budući da Windows Search (ili neki drugi indeks e-pošte / sustava) indeksira više e-poruka i privitaka, indeks će biti veći, a vaše pretrage trajat će duže.

Tako sam, nadam se, odgovorio na sva vaša pitanjao Microsoft Outlook .PST datotekama i prekrili su neke prednosti i nedostatke na visokoj razini. Ali u slučaju da sam nešto propustila, slobodno pišite komentar ili postavite svoje pitanje na mom forumu.