Kako koristiti spajanje pošte u programu Microsoft Word za stvaranje grupnih dokumenata

Spajanje pošte jedna je od klasičnih značajki programa Microsoft Word koja se koristi za izradu masovnih dokumenata koji sadrže jedinstvene podatke. Evo kako to koristiti.

Spajanje pošte jedna je od klasičnih karakteristika sustavaMicrosoft Word koristi se za izradu masovnih dokumenata koji sadrže jedinstvene podatke. Neki primjeri u kojima mogu biti korisni uključuju brošure, biltene ili materijale koji se koriste u masovnoj pošti. U ovom ćemo vam članku pokazati kako koristiti Microsoft Spajanje u programu Microsoft Word.

Korištenje značajke spajanja pošte u programu Microsoft Word

Za ovaj primjer stvorit ću dokumentpoziva prijatelje na događaj. Dvije su komponente za pismo o spajanju pošte; glavni dokument i izvor podataka kao što su imena i adrese osoba koje su pozvane na događaj. Nakon što prikupite podatke za izvor podataka, Word će obraditi kombinirajući dokumente za svakog pozvanog gosta.

Prvi korak je imati sve jedinstvenoinformacije za svakog primatelja zvane Field Field, poput imena, adrese i pozdrava. Drugi važan dio izrade dokumenta o spajanju pošte je Obrazac koji sadrži podatke dostavljene primatelju. Donji uzorak sadrži pet polja koja ću morati uključiti u svaki dokument.

Pokrenite čarobnjaka za spajanje pošte

Napravite novi prazan dokument u programu Microsoft Word i odaberite Kartica Slanje> Pokretanje spajanja pošte> Čarobnjak za spajanje pošte korak po korak.

Kad se pojavi čarobnjak za spajanje pošte, odaberite pisma radio okvir i zatim kliknite Sljedeće: Početni dokument.

Odaberi Koristite trenutni dokument a zatim nastavite prema sljedećem koraku za odabirprimatelja. Čarobnjak za spajanje pošte daje vam mogućnost korištenja postojećeg dokumenta. Da sam već pripremio pismo, mogao bih samo izmijeniti imena polja kao osnovu za izvor podataka.

Čarobnjak za spajanje pošte je moćan. Za popis primatelja možete koristiti više izvora, koji uključuju Microsoft Access Database ili Excel proračunsku tablicu. Za ovaj ću članak svoj izvor podataka stvoriti ispočetka izborom, Upišite novi popis a zatim kliknite Stvoriti.

Stvaranje i spremanje izvora podataka

Forma s unaprijed popunjenim poljima bit ćepredstavljeni. To možda nije idealno jer možda ne želimo neka od ovih područja i to nas može zbuniti. Stoga ćemo izbrisati i izmijeniti neke od imena polja; kliknite Prilagodite stupce gumb za to.

Ako se vratite na naš uzorak dokumenta, hoćetenapominjemo da smo imali samo pet polja, dok unaprijed popunjena polja koju pruža Word iznosi 13. Neka od njih su važna, pa ćemo zadržati samo ona koja želimo. Da biste izbrisali polje, odaberite ga, a zatim kliknite Izbriši.

Kliknite Da za potvrdu brisanja. Ponovite ovaj korak za sve odjeljke koje ne želite.

Budući da nemamo potrebna neka određena polja, preimenovat ćemo postojeća polja i dodati nova.

Nakon dovršetka, popis naziva polja trebao bi se podudarati i iznositi isto kao što je opisano u našem uzorku dokumenta. Klik u redu da potvrdim promjene.

Nastavite s popunjavanjem polja s imenima i adresama svakog primatelja, kad su potpuni, kliknite U redu.

Spremite svoj izvor podataka koji će se spojiti u vaš konačni dokument.

Pregled će biti primatelji primatelja spajanja putem poštepredstavljeni. Ako želite izvršiti promjene poput uređivanja ili dodavanja polja, odaberite Izvor podataka, a zatim kliknite Uredi. Nastavite pisati pismo, a zatim unesite polja za spajanje gdje je to potrebno.

Umetnite polja za spajanje

Za umetanje polja za spajanje odaberite pošte , a zatim kliknite Umetanje polja za spajanje, a zatim odaberite polje spajanja. Ponovite korake za popunjavanje vašeg dokumenta s odgovarajućim poljima spajanja.

Kad završite, spremite pismo, to će bitinazvano Pismo obrasca. Ako znate, dokument možete koristiti sa sličnom strukturom, a možete izabrati opciju za ponovnu upotrebu u postojećem dokumentu tijekom čarobnjaka za spajanje pošte.

Spajanje završnog dokumenta

Evo zabavnog dijela, spajanje vašeg dokumenta. Odaberite pošte , a zatim kliknite Završi i spoji zatim kliknite gumb Uređivanje pojedinačnih dokumenata.

Odaberi svi zatim kliknite U redu.

To je to. Sada su svi vaši dokumenti spremni za ispis ili pregled.

Ove upute rade i u programu Microsoft Word2013, 2010 i 2007. Ako izrađujete dokumente poput potvrda, funkcije spajanja putem pošte rade i u Officeovim aplikacijama kao što je Microsoft Publisher.

Za više savjeta i trikova za korištenje Microsoft Officea pogledajte sljedeće članke ili pregledajte cijelu arhivu članaka sustava Office.