Que sont les fichiers Outlook PST et pourquoi les utiliser… ou pas?

À peu près tout le monde je parle avec au travailse plaint de la taille de leur compte de messagerie d'entreprise. Normalement, ce n’est pas un problème (mais les gens se plaignent quand même) car quand une boîte aux lettres approche de sa limite, la plupart des serveurs de messagerie (comme Microsoft Exchange) avertissent l’utilisateur afin qu’ils puissent nettoyer la boîte aux lettres avant le serveur. applique leur taille limite en limitant les envois / réceptions du serveur.

Maintenant, tout va bien et Dandy jusqu'à ce que… vous partez en vacances pour quelques jours, ces avertissements de taille d'email vont et viennent, puis KABOOM !!! Votre boîte aux lettres est COMPLETE et vous ne pouvez plusenvoyer / recevoir le courrier électronique depuis votre mobile ou même OWA (Outlook Web Access) d'ailleurs. J'ai reçu l'appel un million de fois. Mon iPhone ne peut pas envoyer de courrier électronique, aidez-moi!

Alors que faire?
Existe-t-il une solution à ces boîtes aux lettres de taille insuffisante?
Que dois-je faire avant de partir en vacances?

Maintenant, je vous présente le fameux fichier Outlook PST (selon l’informatique).

Que sont les fichiers .PST Outlook?

Fichiers de données Outlook ou Microsoft Outlook.Les fichiers PST (comme ils sont plus connus) peuvent être créés à l'aide de Microsoft Outlook pour déplacer ou copier des courriers électroniques et des pièces jointes de votre compte Server Mailbox vers votre PC local. Il s’agit essentiellement d’un fichier local d’archivage ou de stockage que vous créez pour stocker les courriers électroniques et les pièces jointes sur le disque dur, le lecteur USB ou le partage de serveur de votre ordinateur (en fonction de l’endroit où vous le créez et le stockez).

Combien pouvez-vous stocker dans les fichiers Outlook .PST?

Avant Outlook 2003/2007,.Les fichiers PST ne peuvent stocker que 2 gigaoctets de courrier électronique et de pièces jointes. Avec Outlook 2003 et Outlook 2007, le format a été modifié, ce qui a permis aux fichiers .PST de croître au besoin à une taille supérieure à 20 gigaoctets, à moins que la configuration par défaut ne soit modifiée.
Honnêtement, ne les laissez pas avoir 20 concerts. C'est un beaucoup meilleure idée de garder vos fichiers .PST pas plus gros que quelques concerts. Si vous avez besoin de plus d'espace de stockage, créez un nouveau fichier .PST au lieu de créer énorme Archives .PST. Plus le.Les fichiers PST ont plus de risques de corruption et de perte de données (plus il sera difficile de sauvegarder les méchants.) Vous pouvez joindre autant de fichiers .PST que nécessaire à votre client Outlook. Il vous suffit donc de séparer logiquement votre courrier électronique entre plusieurs fichiers .PST. fichiers si vous avez besoin de stocker plus de quelques GIG d'anciens emails.
CONSEIL - Si vous utilisez des fichiers .PST pour archiver un ancien courrier, compressez-les après avoir copié toutes les anciennes données. L'e-mail n'est généralement que du texte, il est donc très bien compressé.

Comment créer des fichiers Outlook .PST?

C’EST FACILE, voici quelques guides pour Outlook 2007, 2013 et 2016.

Pourquoi utiliser / créer des fichiers .PST? Avantages?

Taille de la boîte aux lettres

Rappelez-vous le premier paragraphe de cet article? La plupart des administrateurs de messagerie limitent la taille des boîtes aux lettres d'entreprise. Plus la boîte aux lettres est grande, plus ils ont besoin d'espace disque, plus ils ont besoin de sauvegarder ET plus ils ont besoin de TEMPS pour effectuer ces sauvegardes.
Si vous êtes un email packrat (comme moi), un 200La boîte aux lettres en mégaoctets ne l’a pas coupé. C’est là que les fichiers .PST entrent en jeu. Créez simplement un fichier .PST dans lequel vous faites glisser votre courrier électronique. Ils fonctionnent comme un dossier de boîte aux lettres ordinaire dans Outlook. Glisser déposer. C'est simple! <Faites-moi savoir si vous ne avez plus d'aide. Il suffit de poster vos questions dans notre forum>.
Les dernières versions des index de Windows Searchvotre boîte aux lettres ET tous les fichiers .PST locaux (configurables) qui permettent un accès quasi instantané à tous les courriels via les fonctionnalités de recherche intégrées à Microsoft Outlook.

Sauvegarde et reprise après sinistre

Si vous n'avez pas (ou ne faites pas confiance) un emailadministrateur qui effectue régulièrement des sauvegardes de votre serveur de messagerie, puis copie votre courrier électronique (oui, vous n’avez pas besoin de DÉPLACER un courrier électronique vers un fichier .PST, vous pouvez également le copier) dans un fichier .PST local. votre courrier électronique est récupérable dans un scénario de récupération d'urgence de serveur.

Portabilité

Les fichiers .PST rendent le courrier électronique portable. Par exemple, supposons que vous souhaitiez déplacer des courriers électroniques d’une boîte aux lettres à une autre. Par exemple, peut-être que vos emplois changent et que vous souhaitez apporter un ancien courrier électronique. Ou peut-être que vous changez de fournisseur d’hôte. OU peut-être souhaitez-vous copier votre courrier électronique personnel et professionnel dans un fichier .PST, le conserver sur un petit lecteur USB et l’emporter toujours avec vous. Comme je l'ai dit, les fichiers .PST permettent de garder le courrier très portable. Et oui, il en va de même pour un compte GMAIL, mais cet article ne concerne pas GMAIL :)

Sécurité

Saviez-vous qu’il est presque impossible devérifier / vérifier si votre responsable informatique / votre service informatique lit votre courrier électronique? Déplacer un courrier électronique «sensible» ou «confidentiel» du serveur de messagerie / Exchange vers un fichier .PST local ajoute une couche de sécurité.
Remarque: La plupart des départements informatiques ont la possibilité de saisir votreLes fichiers .PST sans que vous le sachiez depuis votre disque dur au travail. De ce fait, il est essentiel d’appliquer une sécurité supplémentaire sur le disque dur de votre ordinateur. Je vais bientôt écrire un article sur ce sujet, mais pour l’instant, jetez un coup d’œil à cet article. C’est un peu “GEEKY”, je vous donnerai donc un article qui explique quelques options pour la sécurisation des fichiers .PST.

Quels sont les inconvénients de l’utilisation des fichiers .PST?

Accès à distance

Une fois que le courrier est déplacé dans une .Fichier PST, il ne sera plus disponible sur le serveur à l'aide d'applications d'accès à distance telles que les téléphones OWA ou mobiles qui se synchronisent avec votre boîte aux lettres. Pour accéder au courrier électronique dans les fichiers .PST, vous devez utiliser un client Microsoft Outlook complet. Un petit lecteur USB peut aider dans ces situations. Cependant, cela n’est toujours pas aussi pratique que de laisser un courrier électronique sur le serveur.

Les gens ne vous aiment pas et il est possible que vous perdiez votre emploi

Fichiers .PST au fil du temps (en fonction de la quantité de courrier électroniquevous recevez / conservez) peut prendre beaucoup d’espace sur votre ordinateur local ou sur un partage serveur, selon l’emplacement où vous les stockez. Les informaticiens détestent tout ce qui les oblige à travailler sur quoi que ce soit, à moins de construire leur CV. Par conséquent, le fait de stocker beaucoup de données à un endroit qui les obligera à acheter plus d'espace disque les contrarie.
Les départements Juridique d'entreprise et la plupart des services de gestion des documents n'aiment pas les fichiers .PST car ils permettent à l'utilisateur final d'ignorer ou de contourner facilement les stratégies de conservation / destruction de documents d'entreprise.
Les équipes de sécurité des informations d’entreprise necomme les fichiers .PST, car si Legal leur demande de récupérer des données pour une action en justice ou une assignation à comparaître, les fichiers .PST peuvent exaspérer le coût et les efforts de la récupération des données.

Performance du système et du cerveau

Plus vous avez d'e-mails, plus vous et votre ordinateur devez lui-même suivre et traiter vos e-mails.
Étant donné que davantage de courriels et de pièces jointes sont indexés par Windows Search (ou par un autre indexeur de courriers électroniques / système), votre index sera plus grand ET vos recherches prendront plus de temps.

Donc, espérons-le, j'ai répondu à toutes vos questionssur les fichiers Microsoft Outlook .PST et couvrait certains avantages et inconvénients de haut niveau. Mais au cas où je manquerais quelque chose, n'hésitez pas à laisser un commentaire ou à poser votre question sur mon forum.