Kaikki mitä sinun on tiedettävä Google-dokumenttien käytön aloittamisesta

Google Docs on ilmainen verkkopalvelu, joka sallii senvoit luoda, muokata ja tehdä yhteistyötä dokumenttien kanssa suoraan selaimesta. Tarkastellaan tarkemmin ominaisuuksia ja katsotaan, miksi rakastamme tätä Google-sovellusta.

Olin kerran Microsoft Word -fani. Mutta lopulta kyllästyin maksamaan jostakin, jolla oli ilmaisia ​​vaihtoehtoja verkossa. Joten kokeilin ilmaista LibreOffice-ohjelmaa, mutta kun tietokoneeni pesi itsensä, kadotin kaiken työni. Silloin päätin kokeilla pilvipohjaisia ​​Google-dokumentteja, enkä ole katsonut sitä taaksepäin.

Google Docs on yksi kulmakivistäGooglen Office-tarjoukset ja huolimatta Googlen halukkuudesta sulkea palveluidensa sattumanvaraisesti, se on toistaiseksi ollut yksi niistä, jotka ovat edelleen jättäneet seisomaan, koska Google osti sen vuonna 2006. Yhdessä laskentataulukoiden, diojen, lomakkeiden ja piirustusten kanssa Googlella on rakensi valtavan ja valtavan tuottavuuspaketin kilpailijalle Microsoftille, joka hallitsi aiemmin tätä tietotekniikka-alan nurkkaa hyvin vähän kilpailun puhuessa.

Mielestäni Google-dokumenteilla on kaksi päävahvuutta. Yksi, se on valtava monoliitti yrityksestä, jolla on yleinen tuotemerkki, joka ei todennäköisesti mene konkurssiin seuraavan vuosisadan aikana. Joten ihmiset tuntevat olonsa varmoiksi siirtäessään tärkeän työnsä palveluun ja jättäen sen sinne. He eivät herätä yhtenä aamuna löytääkseen palvelun yhtäkkiä suljettua.

Toiseksi Google Docs toimii muiden Google-palveluiden (käännös, haku, fontit, kuvat jne.) Avulla. Kaikki on integroitu saumattomasti ja sitä voidaan käyttää yhdessä - kaikki yhdellä tilillä.

Mutta sinä Todella tiedätkö kaiken, mitä Google Docsista voi tietää? Saamme pian selville.

Mikä Google Docs on pähkinänkuoressa

Kun käytät jotain Microsoft Wordia taiLibreOffice, tallentamasi tiedostot tallennetaan vain tietokoneellesi, jossa työskentelet (ellet tallenna niitä pilvitallennusratkaisuun, kuten Dropboxiin). Lisäksi tekemäsi muutokset katoavat heti, kun muutat jotain ja napsautat sitten ”Tallentaa-Painiketta.

Vertaa tätä nyt Google-dokumenteihin. Google Docs on samanlainen, pienennetty versio Microsoft Wordista, paitsi että se sijaitsee verkossa. Tämä tarkoittaa:

• Kaikki asiakirjat ovat saatavilla verkossa missä tahansa Internet-yhteys on. Jos tietokoneesi paistuu, voit siirtyä toiseen tietokoneeseen saadaksesi tiedostoja. Mikään ei ole menetetty.
• Sinun ei tarvitse koskaan muistaa tallentaa mitään, koska muutat milloin tahansa mitä vain dokumentissa - vaikka vain napsauttaisit välilyöntiä - Google Docs tallentaa sen automaattisesti sinulle uudessa versiossa.
• Uusi versio tarkoittaa, että jos haluat palauttaa asiakirjan aiempaan versioon, se on kirjaimellisesti muutaman napsautuksen päässä.
• Voit asentaa laajennuksia ja widgettejä työn helpottamiseksi. Monet heistä ovat linkitettyinä muihin Google-palveluihin.
• Voit kutsua ihmisiä, joilla on Google-tiliLiity asiakirjaan ja kaikki näkevät kaikki muut asiakirjan vierailijat, mukaan lukien kaikki kirjoitukset / muutokset, jotka he tekevät reaaliajassa. Voit muokata muiden ihmisten muokkauksia, jättää kommentteja ja keskustella chat-ruudussa. Tämä tekee yhteistyöstä vaivatonta.

On selvää, että on myös muita tuotteita, jotka tekevätkoko yhteistyöasia, kuten Dropbox Paper. Microsoft Wordin ja LibreOfficen avulla voit myös jättää kommentteja asiakirjoihin. Word Online on myös edistynyt yhteistyön ja kirjoittamisen alalla. Mutta Google, kuka mielestäni on onnistunut luomaan paremman tuotteen. Se toimii vain todella hyvin.

Katsotaanpa jokaista ominaisuutta vuorotellen.

Online missä Internet-yhteys on

On erittäin muodikasta käydä pilvilaskennan pahaa vastaan, mutta katsotaanpa, että on erittäin hyvä syy, miksi pilvilaskenta on suosittua. Se on nimittäin kätevä. ihmisiin rakkaus sopivuus. Pilvipalvelun avulla sinun ei tarvitse huolehtia ohjelmistojen asentamisesta kaikille laitteillesi tai tiedostojen varmuuskopioinnista.

Tarvitset vain vahvan salasanan pilvitilisi suojaamiseksi sekä kaksifaktorisen todennuksen.

Kulkeminen etuoven läpi

Google-dokumentteja voi käyttää kahdella tavalla. Joko sen suoran linkin kautta - docs.google.com -, joka vie sinut tänne:

Tai Google Drive -linkin kautta - drive.google.com - napsauta sitten sinistä Siirry Google Driveen nappi.

Napsauta seuraavassa näytössä Uusi> Google Docs.

Riippumatta siitä, minkä reitin valitset mennä, sinulle tarjotaan kaksi vaihtoehtoa - aloita tyhjällä asiakirjalla tai valitse malli.

Tyhjä asiakirja

Tyhjä asiakirja on hyvin suoraviivainen. Valitse vain se, anna asiakirjalle otsikko ja ala sitten kirjoittaa.

Kuten alussa totesin, Google Docs on erittäin hyvä asiapoistettu versio Microsoft Wordista. Joten oppimiskäyrä on hyvin matala, ja käytännössä ei ole tilaa katastrofeille. Siksi se on niin suosittu.

Muista sanonta “... niin yksinkertainen, vaikka isoäiti pystyisi siihenkin”? Se pätee Google-dokumenteihin. Aloita kirjoittaminen. Kuten aiemmin totesin, se vain toimii.

Sivun asetusten muuttaminen

Sivun asetusten muuttamiseksi haluamallasi tavalla on saatavana useita vaihtoehtoja.

Ensinnäkin, jos menet Tiedosto> Sivun asetukset, voit tuoda tämän ruudun ylös. Kun olet tehnyt muutokset, voit tallentaa ne oletusarvoina kaikille tuleville asiakirjoille.

Niitä on myös ylävalikkopalkissa.

Vasemmalla oleva on tekstin / kuvan kohdistus ja oikealla oleva riviväli.

Jos haluat nähdä mitä muut asetukset ovat, siirrä hiiren osoitin niiden päälle ja työkaluvihje ilmestyy funktion nimeen ja pikanäppäimeen.

Fontit ja kuinka saada lisää

Fonteilla saat yleisiä, kutenArial, Times New Roman, Verdana ja niin edelleen. Mutta jos haluat saada hieman villi fonteillasi, voit ladata ja asentaa lisää Google-kirjasimien kautta. Napsauta vainLisää fontteja”Fonttivalikon yläosassa.

Tämä ruutu näkyy Google Fonts -palvelun kautta. Valitse haluamasi fontit napsauttamalla niitä ja napsauta sitten kunnossa.

Näet ne nyt fonttivalikossa.

Mallit

Joskus tarvitset tietyn asiakirjatyypin, sen sijaan, että muotoisit sen itse, voit valita jonkin Googlen tarjoamista esimuotoilluista malleista.

Jos haluat mennä tällä tavalla, valitse “Mallista”Kun valitset uuden asiakirjan luomisen. Sitten ilmaiset mallit ilmestyvät.

Valittavana on paljon, kuten jatkaminen,kirjelomakkeet, raportit, esitteet, luokkamuistiinpanot, tuntisuunnitelmat, käsikirjat, sopimukset ja paljon muuta. Valitse vain yksi ja aloita mukauttaminen tarpeisiisi.

Vaikka olen hämmentynyt siitä, miksi koira tarvitsee jatkamista. Ehkä hakea vartijakoiran virkaa?

Tallennetaan jokainen muutos automaattisesti

Muistatko, kun kerroin, että Google Docs tallentaa kaiken automaattisesti? Kun aloitat kirjoittamisen tyhjään asiakirjaan, katso ”Ohje” -vaihtoehdon vieressä olevaa ylävalikkopalkkia. Näet tämän:

Ja sitten tämä:

Kun näet sanat “Kaikki muutokset tallennetaan Driveen”, Sinun ei tarvitse koskaan huolehtia siitä, että menetät kaiken, mitä olet kirjoittanut kyseiseen asiakirjaan. Ellet poista tietysti asiakirjaa.

Paluu aiempiin versioihin

Napsauttamalla sitäKaikki Driveen tallennetut muutokset”-Linkki näyttää aiemmat versiot. Joten jos muutit jotain, vihasi sitä kokonaan ja haluat palata takaisin vanhempaan versioon, se on täysin vaivatonta.

Kun olet napsauttanut ”Kaikki Driveen tallennetut muutokset” linkki, näet tämän:

Yläosa on nykyinen versio. Alla olevat vanhemmat versiot, joissa on aikaleimat. Valitse, mihin versioon haluat palata napsauttamalla sitä oikealla. Napsauta sitten sivun yläosassa “Palauta tämä versio”.

Katso nyt vanha versio maagisesti palaavan!

Lisäosat rikastettua käyttökokemusta varten

Google-dokumenteissa on paljon lisäosia, jotka voit asentaa käyttökokemuksesi helpottamiseksi. Lisäksi kehittäjät voivat tehdä omia ja lähettää ne Googlen vastikkeeksi.

Näet lisäosat siirtymällä ruudun yläosassa olevaan Lisäosat-valikkoon ja valitsemalla ”Hanki lisäosia”. Nyt näkyviin tulee ruutu, jossa näet korostetut lisäosat sekä hakukentän muiden löytämiseksi.

Tässä ovat suosikkini, joita käytän koko ajan. Kun avaat ne ja käytät niitä Lisäosat-valikon kautta, ne avautuvat oikeanpuoleisessa sivupalkkiikkunassa. Voit käyttää vain yhtä lisäosaa kerrallaan.

Parempi sanamäärä

Sanalaskusi löytäminen on helppoa. Sinun on vain mentävä Työkalut> Word Count. Mutta jos olet liikkeellä, pysähtyminen jatkuvasti napsauttamaan valikkovaihtoehtoja voi olla todella ärsyttävää. Täällä Parempi sanamäärä loistaa.

Avaamisen jälkeen se istuu näytön oikealla puolella. Sitten heti, kun aloitat kirjoittamisen, sanamäärä muuttuu reaaliajassa. Ei napsautusta vaadita.

OneLook-tesaurus

Kun olet kiireinen kirjoittamalla pois, joskus etsimäänoikeaa sanaa on vaikea ajatella. Siinä on hyödyllinen OneLook-tesaurus. Synonyymien lisäksi voit myös saada riimejä, adjektiiveja, substantiivteja ja paljon muuta.

OpenClipart

Jotkut pitivät clipartia tahmeina, mutta saman verran ihmisiä pitävät siitä. Siksi, jos tarvitset leikkeitä sisällytettäväksi Google Docs -asiakirjaan, Openclipart on välttämätön lisäosa.

Avattuaan sen oikea sivupalkki aukeaa hakukentän kanssa. Etsi etsimäsi ja napsauta sitä. Se lisätään automaattisesti asiakirjaan.

Kääntää

Google Docs -toiminnolla voidaan kääntää koko asiakirja (lisätietoja myöhemmin). Mutta voit kääntää myös pieniä asiakirjan paloja "Kääntää”Lisäosa.

Korosta käännettävä teksti, avaa Käännä-lisäosa, valitse kohdekieli ja napsauta sitten ”Kääntää-Painiketta.

Kutsu ihmisiä asiakirjaasi, kommenttiisi ja chattiin

Yksi Google-dokumenttien parhaat ominaisuudet ovat reaaliaikaisia ​​yhteistyötoimintoja. Riippumatta siitä, missä olet ja kollegasi maailmassa, voit kaikki kokoontua samaan asiakirjaan, jättää kommentteja, muokata toisten kirjoituksia ja keskustella.

Ennen Google Docs -sovellusta ihmiset lähettäisivät sähköpostia viimeisimmällä sähköpostitseversio tekstinkäsittelyasiakirjasta ystävälle tai kollegalle. Mitä enemmän versioita lähetettiin sähköpostitse, sitä suurempi riski oli sekaannusta siitä, mikä oli viimeisin versio.

Mutta Google Docs poistaa tämän päänsärkyn. Nyt sinun täytyy vain kutsua salattuun linkkiin ja nähdä uusin versio aivan silmiesi edessä.

Kutsu ihmisiä

Jokainen, joka on kutsuttava Google-asiakirjaan, tarvitsee Google-tilin. Tämä voi olla joko tavallinen ilmainen Gmail-tili tai maksettu Google Apps -tili.

Napsauta nyt sinistä “SHARE” -painiketta Dokumentit-näytön oikeassa yläkulmassa ja ruutu hyppää ylös.

Jos napsautat ”Hanki jaettava linkki”, Sinulla on mahdollisuus luoda linkki mihinkuka tahansa voi käyttää asiakirjaa, jos heillä on linkki. Voit myös muokata heidän katseluoikeuksiaan, kuten heidän kykynsä muokata työtään tai vain lukea sitä.

Tai jos haluat mieluummin kutsua tietyn henkilön, voit kopioida hänen sähköpostin ”Ihmiset" -osiossa, samoin kuin mitä heidän sallitaan tehdä asiakirjassa. Liitä muistiinpano myös, jos haluat kertoa heille jotain.

Jos yhteyshenkilössäsi on ihmisiä, jotka käyttävät kyseistä sähköpostiosoitetta, ja yksi heistä on henkilö, jonka haluat kutsua, sähköpostikenttä täyttää automaattisesti automaattisesti, mikä säästää vähän aikaa.

Kun henkilö hyväksyy kutsusi, näet hänet näytön yläosassa, JAKA-painikkeen vieressä.

Ja näet myös heidän kohdistimen liikkuvan liikkuessaan dokumentin läpi.

On huomattava, että asiakirjanaluoja, hallitset sitä jatkuvasti. Kukaan ei voi poistaa sinua asiakirjasta. Mutta voit poistaa kutsumasi ihmiset (älä vain anna vallan mennä pään päälle!).

Keskusteleminen

Kun kirjoitat, tee yhteistyötä ja niin edelleen, voit myös keskustella keskenään. Chat-ruutu istuu näytön yläosassa olevan sinisen SHARE-painikkeen vieressä. Napsauttamalla sitä paljastaa chat-ruudun.

kommentointi

Minkä tahansa asiakirjan osan kommentointi on erittäin helppoa. Sinun on vain korostettava tekstiosa, johon haluat kommentoida. Pieni puhekupla ilmestyy sitten sivun oikealle puolelle.

Napsauta sitä ja oikea kommentointiruutu tulee näkyviin. Voit nyt kirjoittaa Missive. Kun olet valmis, korostettu teksti muuttuu keltaiseksi ja kommenttisi istuu sivulla.

Asiakirjan omistaja saa nyt sähköposti-ilmoituksen kommenttisi kanssa ja hän voi vastata tai merkitä ongelman "ratkaistuksi", jolloin kommenttisi katoaa.

Vienti Google-dokumenteista

Kun olet viimeistellyt asiakirjan, joudut todennäköisesti viemään sen Google-dokumenteista tietyssä muodossa.

Jos menet Tiedosto> Lataa nimellä ...., näet käytettävissä olevat eri vaihtoehdot.

Valitse myrkkysi ja tarkkaile tiedostoasi ladattavaa.

Muut hienot vinkit ja vinkit

Haluatko vielä lisää vinkkejä ja temppuja Google-dokumenteista? Iloinen, että sanoit kyllä, koska minulla on enemmän kuormia.

Lataa skannatut asiakirjat ja muut tiedostot

Google haluaa sinun käyttävän Google-dokumentteja kaikkien tiedostojesi arkistona. Joten he haluavat sinun lähettävän muut tiedostosi (PDF, DOC X jne.) Ja tallentamaan ne Docs / Drive-sovellukseen.

Jos kuitenkin pidät ne noissa tiedostomuodoissa,Google rankaisee sinua ottamalla tiedostojen koon Google-tilisi tallennusrajasta. Mutta jos muutat tiedoston ”Google-tiedostoksi” (joka on yhteensopiva Google Docs -sovelluksen kanssa), tiedoston tallentaminen yhtäkkiä Docs / Driveen on ilmainen. Lisäksi se vie vähemmän tallennustilaa.

Tässä on äskettäin lähettämäni PDF-tiedosto. Muuta se Google-asiakirjaksi napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla “Avaa" ja sitten "Google Docs”.

Muuntaminen tapahtuu nopeasti ja sitten voit avata uuden tiedoston. Voit myös poistaa vanhan tiedoston, jos haluat, koska se vie tarpeettoman tilaa.

Jos tiedosto on valokopio asiakirjasta, Googlevoi muuntaa kyseisen asiakirjan muokattavaksi tekstiksi käyttämällä OCR (Optical Character Recognition) -nimistä tekniikkaa. Tämä on sama tekniikka, jota Project Gutenberg ja Internet-arkisto käyttävät julkisten kirjojen indeksointiin.

Etsi ja korvaa teksti

Tämä ei tietenkään ole ominaisuus, joka on yksinomainen Google Docsille (Microsoft Wordilla on ollut se jo kauan), mutta voit löytää tietyn sanan tai tekstin ja korvata sen automaattisesti toisella sanalla tai tekstillä.

Kaunokirjailijana tämä on korvaamaton minulleOlen aina vaihtamassa merkkien nimiä. Voin palata takaisin, kirjoittaa merkin nimen ja määrittää sitten, mihin nimeen henkilö on vaihdettava. Google Docs tekee loput.

Ensin, mene Muokkaa> Etsi ja korvaa.

Kun ruutu tulee näkyviin, kirjoita haluamasi sana. Oikealla se kertoo, kuinka monta sanaa esiintyy asiakirjassa. Määritä sitten alla uusi sana.

Voit joko korvata ne yksi kerrallaan käyttämällä "KorvataTai kaikki niistä kerralla käyttämälläKorvaa kaikki”.

Lisää sivunumerot

Jos tarvitset asiakirjassa sivunumeroita, se on myös helppoa.

Mene Lisää> Ylä- ja sivunumero> Sivunumero.

Valitse haluamasi numerointityyli. Napsauttamisen jälkeen jokainen sivu numeroidaan valitsemallasi tavalla.

Rakenna oma sanakirja näiden kirjoitusvirheiden lopettamiseksi

Google, riippuen sijainnistasi maailmassaDokumentit voivat päättää, että kirjoittamasi tiedot ovat väärin. Esimerkiksi olen rekisteröitynyt Google-tililleni englanniksi, mutta jos kirjoitan yhdysvaltalaiselle asiakkaalle artikkelin yhdysvaltalaiseksi englanniksi, yhtäkkiä joka toinen tai kolmas sana merkitään väärin kirjoitetuksi.

Tai jos kirjoitan fantasiaromaanin nimelläKenraali Zuugg sitten Google kertoo minulle, että Zuugg ei ole sana (ilmeisesti). Joten voit hyödyntää Google Docin henkilökohtaisen sanakirjan ominaisuutta tulla Samuel Johnson ja tehdä siitä sana!

Korosta vain punaisella alleviivattu sana, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitseLisää omaan sanakirjaan”.

Punainen virherivi katoaa sitten, eikä sinun pitäisi enää saada virheilmoitusta tälle sanalle.

Käännä asiakirjasi välittömästi Google Kääntäjän avulla

Voit kääntää kaikki asiakirjat sisäänrakennetun Google Translate -toiminnon avulla. Tästä on todella hyötyä, jos sinulla on ystäviä, työtovereita tai asiakkaita, jotka puhuvat eri kieltä.

Mene vain Työkalut> Käännä asiakirja.

Tämä tuo esiin tämän ruudun, jossa sinua pyydetään nimeämään käännetty asiakirja (kopio tehdään) sekä kieli, jolle haluat sen käännetyn.

Saksassa ollessani valitsin saksan kielen ja vasta käännetty saksankielinen versio tästä dokumentista ilmestyi maagisesti. Muotoilu jättää kuitenkin paljon toivomisen varaa, ja paljon sanoja on täynnä toisiaan.

Lisää linkit sisäänrakennetun Google-haun avulla

Google-hakukone on rakennettu suoraan Google-dokumentteihin. Jos haluat linkittää johonkin, korosta se vain, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitseLinkki”.

Vaihtoehtoisesti korosta linkitettävä teksti ja napsauta linkkikuvaketta ylävalikkorivillä.

Tämä avaa valikon, jossa parhaat hakutulokset näytetään. Jos näet etsimäsi linkin, napsauta sitä, jotta linkki lisätään automaattisesti asiakirjaasi.

Jos et näe haluamaasi linkkiä, näkyvissä onlisää”-Vaihtoehto alaspäin luettelossa. Napsauttamalla tätä avaat Google-hakukoneen tulossivun oikeassa sivupalkissa, jossa hakutermisi on jo valmiiksi täytetty.

Käytä Google-dokumentteja tien päällä mobiilisovelluksen avulla

Lopuksi voit luoda, tarkastella ja muokata Google-dokumentteja upeilla ilmaisilla älypuhelinsovelluksilla. Tässä on Android-versio ja myös iOS-versio.

johtopäätös

3000 sanaa myöhemmin ja minulla on Tuskin naarmuuntunut pintaan siitä, mitä Google-dokumentit voivattehdä. Siellä on vain niin paljon, että minut pakotettiin jättämään pois, että tunnen seuranneen artikkelin tulevan. Mitä haluaisit nähdä toisessa osassa? Pöydät? Alaviitteet? Sisältö Haluaisin kuulla sinusta alla olevissa kommenteissa.