Mitä Outlook PST-tiedostot ovat ja miksi käyttää niitä… vai ei?

Melkein jokaisesta, jonka kanssa puhun työssävalittaa heidän yrityksen sähköpostitilin koosta. Yleensä se ei ole ongelma (mutta ihmiset valittavat silti), koska kun postilaatikko lähestyy rajoitettuaan, suurin osa sähköpostipalvelimista (kuten Microsoft Exchange) varoittaa käyttäjää, jotta hän voi puhdistaa postilaatikon ennen palvelinta pakko tehdä niiden kokorajoitukset rajoittamalla lähettämistä / vastaanottamista palvelimelta.

Nyt, kaikki on hienoa ja Dandy-AJOA ... menet lomalle muutamaksi päiväksi, nämä sähköpostikoon varoitukset tulevat ja menevät, ja sitten KABOOM !!! Postilaatikko on täynnä, etkä enää voilähettää / vastaanottaa sähköpostia matkapuhelimelta tai jopa OWA: lta (Outlook Web Access). Olen vastaanottanut puhelun miljoona kertaa. IPhone ei voi lähettää sähköpostia, ohje!

• Eli mikä neuvoksi?
• Onko näille riittämättömän koon postilaatikoille ratkaisu?
• Mitä minun pitäisi tehdä ennen lomalle lähtöä?

Nyt esitän sinulle surullisen (IT: n mukaan) Outlook PST-tiedoston.

Mitä ovat Outlook .PST-tiedostot?

• Outlook-tiedostot tai Microsoft Outlook.PST-tiedostot (koska ne ovat yleisemmin tunnettuja) voidaan luoda Microsoft Outlookin avulla siirtääksesi tai kopioidaksesi sähköposteja ja liitteitä palvelinpostilaatikkotililtäsi paikalliselle tietokoneellesi. Pohjimmiltaan se on luomasi paikallinen arkisto- tai tallennustiedosto, jonka avulla voit tallentaa sähköposteja ja liitteitä tietokoneesi kiintolevylle, USB-asemaan tai palvelinjakoon (riippuen siitä, missä luot ja tallennat sen).

Kuinka paljon voit tallentaa Outlook .PST-tiedostoihin?

• Ennen Outlook 2003/2007 - ohjelmaa.PST-tiedostot voivat tallentaa vain 2 gigatavua sähköpostia ja liitteitä. Outlook 2003: n ja Outlook 2007: n kanssa muoto muuttui, jolloin .PST-tiedostot kasvavat tarvittaessa yli 20 gigatavuun, ellei oletusasetuksia muuteta.
• Rehellisesti, älä anna heidän hankkia 20 keikkaa. Se on a paljon parempi idea pitää .PST-tiedostosi korkeintaan muutama keikka. Jos tarvitset lisää tallennustilaa, luo uusi .PST-tiedosto luomisen sijaan valtava .PST-arkistot. Mitä suurempi.PST-tiedostot saavat suuremman korruption ja tietojen menetyksen (ja sitä vaikeampaa on varmuuskopioida pahoja poikia.) Voit liittää Outlook-asiakasohjelmaan niin monta .PST-tiedostoa kuin tarvitset, joten erota vain sähköpostisi loogisesti useiden .PST-tiedostojen välillä. tiedostoja, jos sinun on tallennettava enemmän kuin muutama GIG-tiedosto vanhaa sähköpostia.
• VIHJE - Jos käytät .PST-tiedostoja vanhojen sähköpostien arkistointiin, pakkaa ne, kun olet kopioinut kaikki vanhat tiedot niihin. Sähköposti on yleensä vain tekstiä, joten se pakkaa erittäin hienosti.

Kuinka voin luoda Outlook .PST-tiedostoja?

• HELPOSTI, tässä on muutama opas Outlook 2007, 2013 ja 2016: lle.

Miksi käyttää / luoda .PST-tiedostoja? Hyödyt?

Postilaatikon koko

• Muistatko tämän artiklan ensimmäisen kohdan? Useimmat sähköpostin järjestelmänvalvojat rajoittavat yritysten postilaatikoiden kokoa. Mitä suurempi postilaatikko, sitä enemmän levytilaa he tarvitsevat, sitä enemmän heidän on tehtävä varmuuskopiointi ja sitä enemmän aikaa tarvitaan näiden varmuuskopioiden suorittamiseen.
• Jos sähköpostisi packrat (kuten minä), 200Megatavun postilaatikko ei vain leikkaa sitä. Siellä .PST-tiedostot tulevat sisään. Luo vain .PST-tiedosto ja vedä ja pudota sähköpostisi siihen. Ne toimivat kuten tavallinen postilaatikkokansio Outlookissa. Raahaa ja pudota. Se on yksinkertaista! <Kerro, jos tarvitset lisää apua. Lähetä vain kysymyksesi foorumillemme>.
• Windows-hakuhakemistojen uusimmat versiotpostilaatikkosi JA kaikki paikalliset .PST-tiedostot (konfiguroitavat), jotka mahdollistavat lähes välittömän pääsyn kaikkiin sähköposteihin Microsoft Outlookiin sisäänrakennettujen hakuominaisuuksien kautta.

Varmuuskopiointi ja katastrofien palauttaminen

• Jos sinulla ei ole (tai luotat) sähköpostiosoitettajärjestelmänvalvoja, joka tekee säännöllisesti varmuuskopioita sähköpostipalvelimestasi ja kopioi sitten sähköpostisi (kyllä, sinun ei tarvitse SIIRTÄÄ sähköpostia .PST-tiedostoihin, voit myös kopioida sen) paikalliseen .PST-tiedostoon on nopea ja helppo tapa varmistaa sähköpostisi on palautettavissa palvelimen DR-skenaariossa.

siirrettävyys

• .PST-tiedostot tekevät sähköpostista siirrettävän. Oletetaan esimerkiksi, että haluat siirtää sähköpostia yhdestä postilaatikosta toiseen. Esimerkiksi, ehkä vaihtamasi työpaikat ja haluat tuoda vanhaa sähköpostia. Tai ehkä muutat isäntäpalvelujen tarjoajia. TAI haluat ehkä kopioida henkilökohtaisen ja työviestisi .PST-tiedostoon, pitää sen pienellä USB-asemalla ja pitää sen aina mukanasi. Kuten sanoin, .PST-tiedostot pitävät postia erittäin siirrettävänä. Ja kyllä, niin on myös GMAIL-tili, mutta tämä artikkeli ei koske GMAILia :)

turvallisuus

• Tiesitkö, että sitä on melkein mahdotontaseurata / tarkastaa, lukeeko IT-kaveri / osasto sähköpostiasi? Herkän tai luottamuksellisen sähköpostin siirtäminen Email / Exchange-palvelimelta paikalliselle .PST-tiedostolle lisää suojaustasoa.
• merkintä: Useimmilla IT-osastoilla on kyky tarttua.PST-tiedostot tietämättä sitä suoraan kiintolevyltäsi työssä. Tästä syystä lisäturvan lisääminen tietokoneesi kiintolevylle on välttämätöntä. Kirjoitan artikkelin tästä aiheesta pian, mutta toistaiseksi katson tätä artikkelia. Se on vähän "GEEKY", joten seuraan sitä pian artikkelissa, jossa selitetään muutama vaihtoehto .PST-tiedostojen suojaamiseksi.

Mitkä ovat .PST-tiedostojen käytön haitat?

Etäyhteys

• Kun posti on siirretty osaksi a.PST-tiedosto, sitä ei enää ole saatavana palvelimella etäkäyttösovellusten, kuten OWA: n tai matkapuhelimien kanssa, jotka synkronoivat postilaatikkosi kanssa. Päästäksesi .PST-tiedostojen sähköpostiviesteihin sinun on käytettävä täysimääräistä Microsoft Outlook Client -sovellusta. Pieni USB-asema voi auttaa näissä tilanteissa. Se ei kuitenkaan ole vieläkään niin kätevää kuin sähköpostin jättäminen palvelimelle.

Ihmiset eivät pidä sinusta ja on mahdollista, että menetät työsi

• .PST-tiedostot ajan myötä (riippuen kuinka paljon sähköpostiavastaanotat / pidät) voi viedä PALJON tilaa paikallisella tietokoneellasi tai Server Share -palvelussa sen mukaan, mihin ne tallennetaan. IT-kaverit vihaavat mitään, mikä saa heidät työskentelemään kaikessa, ellei se kehitä jatkamistaan, joten sijoittamalla paljon tietoa jonnekin, mikä vaatii heitä ostamaan lisää levytilaa, häiritsee heitä.
• Yritysten oikeudelliset ja useimmat arkistohallinnasta vastaavat yksiköt eivät pidä .PST-tiedostoista, koska niiden avulla loppukäyttäjä voi helposti sivuuttaa tai ohittaa yrityksen asiakirjojen säilyttämis- / tuhoamiskäytännöt.
• Myös yritystietoturvatiimit eivätkuten .PST-tiedostot, koska jos Legal koskaan kysyy heiltä tietojen palauttamista oikeudenkäynnin tai oikeudenkäynnin yhteydessä, .PST-tiedostot voivat lisätä tietojen palauttamisen kustannuksia ja vaivaa.

Järjestelmän ja aivojen suorituskyky

• Mitä enemmän sähköpostia sinulla on, sitä enemmän sähköpostia sinun ja tietokoneesi täytyy seurata ja käsitellä.
• Koska Windows-haku (tai jokin muu sähköposti- / järjestelmäindeksi) indeksoi enemmän sähköposteja ja liitteitä, hakemisto on suurempi ja haut vievät kauemmin.

Joten toivottavasti vastasin kaikkiin kysymyksiisiMicrosoft Outlook .PST-tiedostoista ja kattoi joitain korkean tason etuja ja haittoja. Mutta jos kaipaisin jotain, pudota kommentti tai lähetä kysymyksesi foorumilleni.