Kuinka seurata muutoksia Microsoft Word -asiakirjoissa

Jos teet yhteistyötä ryhmän jäsenten kanssa projekteissa, Seuraa muutoksia -ominaisuus Word 2016: ssa on välttämätöntä ja nyt tehokkaampaa. Näin se toimii.

Jos teet yhteistyötä projektiryhmien kanssatai merkitse sopimukset punaisilla viivoilla, muutosten seuraaminen Microsoft Wordissa voi olla pelastaja! Seuraa muutoksia on Microsoft Wordin sisäänrakennettu ominaisuus, joka tuo todella järkeä prosessiin. Vaikka et työskentele monimutkaisissa projekteissa, kuten yritysostoissa, fuusioissa, sopimuksissa tai kirjoittamalla bestselleriä, - seurata muutoksia voi olla yhtä hyödyllinen pienille ryhmäprojekteille, kuten koulutehtäville.

Siitä lähtien kun olemme viimeksi kattaneet tätä ominaisuutta MicrosoftissaWord 2010: ssä on tehty merkittäviä parannuksia, jotka tekevät muutosten seurannasta entistä tehokkaamman. Kun Office Online on saatavana, käyttäjät voivat tehdä asiakirjan reaaliaikaista yhteistyötä, ja se on yksi kiinnostavista uusista ominaisuuksista, joita tarkastelemme tässä artikkelissa.

Ota käyttöön ja käytä seurata muutoksia Word 2016: ssa

Vaihe 1: Sisällön aloittaminen

Joudut aloittamaan jonkin sisällön kanssa asiakirjassa, jonka kanssa työskentelet. Asiakirjan tämän osan kirjoittaa toinen käyttäjä. Ensimmäisen kappaleen kirjoitin minä.

Vaihe 2: Ota raitamuutokset käyttöön
Aloita muutosten seuraaminen siirtymällä kohtaan Arvostelu välilehti ja napsauta Jäljitä muutokset että Seuranta ryhmä (voit myös painaa CTRL + VAIHTO + E.)

Kun Jälki muutokset on käytössä, näet jokaisen kirjoittajan ilmapallo näytön oikeassa reunassa.

Vaihe 3: muokkaaminen

Seuraa muutoksia Wordissä käyttää värien koordinointia sekaannusten välttämiseksi. Ensimmäinen kirjoittaja on sininen ja toinen on punainen. Kun lisäkirjailijat tekevät muokkauksia, heille annetaan myös ainutlaatuinen väri.

Kun asiakirjaan tehdään muutoksia, kappaleen viereen ilmestyy pystysuora viiva osoittamaan asiakirjaan tehdyt muutokset. Huomaa, että ensimmäisessä kappaleessa ei ole tätä, koska Jäljitä muutokset otettiin käyttöön vasta myöhemmin asiakirjassa. Kun napsautat Näytä muutosten seuranta palkki, se aktivoi heti kaikkien korostuksenasiakirjaan tehdyt muutokset niiden kommenttien kanssa. Jos pidät sen käytössä ja teet muokkauksia, näet muutokset reaaliajassa kirjoittaessasi ja poistaessasi.

Vaihe 4: Kommentit, ilmapallot ja lisämuokkaustyökalut

Jos haluat lisätä kommentin sanaan tai kappaleeseen, korosta se ja valitse sitten Arvostelu välilehti ja napsauta Uusi kommentti että Kommentit ryhmä. Kommenttisi näkyvät sitten asiakirjan oikealla puolella, kun asiakirja viimeistellään; voit sammuttaa ne.

Yksi niistä asioista, jotka huomaat, kun käytät erityisiä muotoiluja, kuten lihavoitu, kursivoitu tai alleviivattu, kommentti lisätään automaattisesti kappaleen muutoksiin nimeltään Alustettu.

Voit myös mukauttaa, kuinka haluat ilmapallojen näkyvän asiakirjassa. Jos esimerkiksi haluat nähdä kaikki versiot, jotka kukin kirjoittaja on lisännyt asiakirjaan, napsauta Arvostelu välilehti> Näytä merkinnät valikko> ilmapallot > Näytä versiot ilmapalloissa.

Muutoksia

Arviointiruutu (Arvostelu > Arviointiruutu) avulla voit tarkistaa jokaisen kirjoittajan kaikki muokkaukset, jotkavoit katsella ruutua pystysuoraan tai vaakasuoraan. Voit napsauttaa sanaa tai kappaletta Revisions-ruudussa, ja se navigoi automaattisesti asiakirjan tähän osaan.

Vaihe 5: Hyväksy tai hylkää asiakirjaan tehdyt muutokset

Jos hyväksyt asiakirjaan tehdyt muutokset, voit hyväksyä tai hylätä ne. Napsauta Näytä jälkimuutokset -palkkia, korosta toisen kirjoittajan tekemät muutokset ja siirry sitten kohtaan Arvostelu -välilehti, napsauta Hyväksyä -painike vahvistaaksesi.

Huomaat nyt, että muutokset otetaan käyttöön välittömästi.

Vaihe 6: Vertaa tai yhdistä asiakirjoja

Toinen kätevä ominaisuuskirjailija voi hyödyntää tätäof on kyky version seurata asiakirjaa. Esimerkiksi, jos kaksi kirjailija haastaa samat asiakirjat kahteen kopioon ja jatkaa niiden käsittelyä erikseen, he voivat myöhemmin verrata kahta versiota ja yhdistää ne. Niin kauan kuin ne ovat rakenteeltaan samanlaisia, voit yhdistää nämä kaksi ja luoda lopullisen asiakirjan.

Voit vertailla ja yhdistää muutoksia valitsemalla Arvostelu välilehti, napsauta Vertailla valitse sitten alkuperäinen asiakirja kenttään, valitse sitten tarkistettu versio ja napsauta sitten OK.

Microsoft Word esittelee sitten kolmen ruudunnäkymä asiakirjasta, joka näyttää päänäytön lopullisena asiakirjana, jolla on yhdistetty sisältö, sekä alkuperäisestä ja vaihtoehtoisista kopioista mini-ikkunassa. Kun selaat, voit verrata muutoksia. Tämä tehdään edullisesti näytöllä, jolla on riittävä näytön resoluutio.

Kun olet valmis yhdistämään asiakirjat lopulliseksi kopioksi, palaa takaisin Arvostelu välilehti napsauta Vertailla napsauta sitten Yhdistää Valitse alkuperäinen asiakirja kenttäruudusta, valitse muutettu versio ja napsauta sitten OK.

Näet sitten yhdistetyn asiakirjan yhdessä muiden tekijöiden tekemien muutosten kanssa toisella värillä.

Integrointi Office Online -palveluun

Yksi Google Appsin tappajaominaisuuksista onollut sen reaaliaikainen yhteistyöväline. Microsoft on vihdoin selvinnyt Office Online -sovelluksensa ansiosta, joka sisältää Web-pohjaisen Word-version. Uusi Word 2016 -ominaisuus on kyky jakaa ja katsella, kuka työskentelee dokumentin parissa. Napsauta Jaa -painiketta ja tallenna asiakirja OneDrive-kansioon.

Jaa-ruutu paljastaa sitten lisäävalinnat, mahdollisuus kutsua henkilöitä muokkaamaan asiakirjaa erilaisilla rajoituksilla. Huomaat myös, että Estä tekijät ja Rajoita -asetukset ovat nyt käytössä Suojella ryhmä. Jos käytät Office 365 -yritystä yritysasetuksissa, voit kutsua kirjoittajia yhteistyöhön.

Tässä artikkelissa aion käyttää Hanki jakamislinkki jonka lähetän sähköpostilla muille kirjoittajille, joiden kanssa haluaisin tehdä yhteistyötä asiakirjassa.

Kun sinä tai toinen kirjoittaja lataa Word Online -sovelluksen ja tee muutoksia, muille asiakirjan kanssa yhteistyössä oleville henkilöille ilmoitetaan reaaliajassa.

Täällä voit nähdä toisen kirjoittajan tallennetut muokkaukset värikoodattuina sinisellä korostuksella.

Kun tekijä ei enää muokkaa asiakirjaa, sinulle ilmoitetaan siitä Word 2016: n sisällä.

Kuten voitte nähdä, seurata muutoksia on vielä enemmäntehokas sen reaaliaikaisten yhteistyöominaisuuksien avulla. Työskentelet sitten suurissa tai pienissä projekteissa, Word 2016: n avulla on helppo pitää kaikki samalla sivulla. Värien yhteensovittaminen, jakaminen, reaaliaikainen muokkaaminen ja pilvien integrointi OneDriveen lisäävät kaikki houkuttelevan kokemuksen.