Begyndervejledningen til Google Sheets, den online rival til Excel

Sidste gang vi kiggede på Google Docs, og hvordan du kommer i gang med det, hvis du er nybegynder. I dag skal vi se på den anden store del af Googles skybaserede produktivitetsapps - Google Sheets.

Ark er Googles svar på Microsofts Excel. Der er to store ting, der adskiller Sheets fra Excel: Sheets er helt webbrowserbaseret, og det er helt gratis at bruge. Det deler også mange af de samarbejds- og delingsfunktioner, som Docs har.

Forudsat at du ikke ved noget om Sheets allerede, skal vi se under emhætten på, hvordan det hele fungerer.

Google Sheets - Det gratis alternativ til Microsoft Excel

Hvis du allerede har en god forståelse af, hvordan Microsoft Excel fungerer, har du absolut ingen problemer med Google Sheets. Men lad os antage, at du heller ikke ved noget om, hvordan Excel fungerer.

Ligesom Docs har Sheets følgende ting til rådighed:

• Alt er helt online, så dine regneark er tilgængelige fra enhver internetforbundet computer eller mobilenhed.
• Alt gemmes automatisk, så du aldrig behøver at bekymre dig om at miste noget vigtigt arbejde.
• Du kan invitere samarbejdspartnere til dine regneark og se dem redigere dokumenterne i realtid.
• Du kan chatte med dine samarbejdspartnere inde i regnearket i realtid.
• Du kan se revisionshistorik og rulle et regneark tilbage til en tidligere version.

Sådan kommer du til Google Sheets

Det er enkelt at komme til Google Sheets. Du kan pege din browser direkte på https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, som bringer dig her:

Eller du kan få adgang til webstedet via Google Drev.

Start af et nyt regneark

Når du har klikket på den blå knap og ført til næste side, skal du klikke på den blå NY derefter Google Sheets. Du kan nu vælge et tomt regneark eller starte fra en skabelon.

Start af et tomt regneark

Hvis du vælger et tomt regneark, skal du blot give det en titel og derefter begynde at udfylde cellerne med data.

</ Noscript>

Start af et skabelon regneark

Hvis du vælger skabelonindstillingen, vil du se et ganske godt valg at vælge imellem.

Alle de sædvanlige mistænkte er der - tidsplaner, opgavelister, budgetter, kalendere, udgiftsrapporter, fakturaer og mange forskellige trackere.

Upload og konvertering af Excel-regneark til Google Sheets

Den tredje mulighed for at starte et regneark er at tage et allerede eksisterende Microsoft Excel-regneark og uploade det til Google Sheets-format. Du bliver nødt til at gøre dette via Drive URL, men som Fil upload er ikke på siden Regneark.

Her er et salgsdata Excel-regneark, som jeghar på min bærbare computer. Jeg uploadede det til Google Sheets for lettere adgang og redigering. Forudsat at filen ikke er for stor, tager upload normalt sekunder. Et lille meddelelsesfelt nederst til højre på skærmen fortæller dig, hvornår det uploades.

Men det er ikke blevet konverteret til Google Sheets endnu. Det har blot uploadet Excel-arket indtil videre. For at konvertere det skal du højreklikke på dokumentet og vælge Åbn med–> Google Sheets.

Derefter oprettes en ny kopi af dokumentet i arkformat. Du kan derefter slette Excel-versionen af ​​dokumentet.

Arbejde med Google Sheets - Grundlæggende

Nu hvor du har et ark åbent og klar til brug, skal vi se på nogle grundlæggende funktioner.

Indsættelse af rækker og kolonner

Nu hvor vi har vores dokument fuld af data, lad os sige, at vi vil flytte disse data opad, nedad eller sidelæns for at give plads til nye data.

Dette er meget let. Lad os starte med at oprette en ny kolonne. Først skal du blot fremhæve, hvad der skal flyttes. Hvis du kun vil have en ny kolonne, skal du fremhæve kolonnen ud for den. Hvis du vil have tre nye kolonner, skal du markere de tre ud for den.

Med dette dokument har jeg kun en kolonne. Så jeg fremhævede det, fordi jeg vil flytte denne kolonne til B-kolonnen og have A-kolonnen tom for andre data.

Med kolonnen A fremhævet, gå nu til Indsæt–> Kolonne til venstre.

A-kolonnen vil nu være i B-kolonnen, og A-kolonnen vil nu være tom, klar til nye data.

Husk, at enhver Rediger–> Fortryd.

Det er endnu lettere at indsætte rækker. Fremhæv den række, du vil flytte for at tilføje den nye række til. Gå derefter til Indsæt–> Række ovenfor eller Indsæt–> Række nedenfor.

Og det skal ske. Åh ja.

Sletning af rækker og kolonner

Det er også let at slette rækker og kolonner. Fremhæv rækken eller kolonnen, og gå derefter til Redigere menu. Du vil se en mulighed for at slette rækken, og når den er valgt, forsvinder rækken, og alt bevæger sig op for at udfylde pladsen.

Der er også en mulighed i Redigere menu for at slette kolonnen.

Tilføj eller slet nuller fra dine totaler

Nogle gange med tal, hvis du tilføjer nuller efter decimaltegnet, fjernes de automatisk, når du klikker ud af cellen. Heldigvis er det meget let at sætte nuller tilbage.

Fremhæv cellen, og klik derefter på nul-knappen over den.

Juster dataene korrekt

Hvis du er lidt af en pæn freak eller OCD, så vil du have, at alt skal være korrekt. Nogle gange retter nogle celler sig til venstre og nogle til højre som sådan.

For at få dem alle opstillet lige som soldater skal du blot fremhæve kolonnen (i dette tilfælde kolonne A), klikke på justeringsknappen og vælge hvilken du vil have.

Se nu de babyer blande sig i en lige linje.

Formater numre som valuta, procentdel og mere

At skrive numre er en ting, men hvis du erfaktisk registrerer finansielle transaktioner, så er det fornuftigt at have en valuta, decimaler og kommaer. På den måde kan du nemt læse figurerne. Eller der er andre måder, hvorpå tallene kan formateres.

Så her er numrene, som de blev skrevet.

</ Noscript>

Men hvis du fremhæver en eller flere af cellerne, skal du klikke på 123 knappen (ved siden af ​​skrifttypemenuen), så får du muligheder.

Valg betalingsmiddel gør figuren til korrekt formateret valuta. Eller du kan have en procentdel, datoer, klokkeslæt og mere. Hver indstilling har ved siden af, hvordan antallet ville se ud, hvis det blev valgt.

Hvis du vil have en anden valuta, skal du klikke på Flere formater på bunden. Derefter Flere valutaer ...

Vælg derefter din valuta.

Lav et bord

Det er absolut nemt at lave et bord. Fremhæv blot det område, du vil lave en tabel til. Klik derefter på knappen i menulinjen, der ligner 4 firkanter stablet oven på hinanden.

Vælg den, du ønsker. For et bord ville det være det første i øverste række. Hvis du klikker på det, får cellerne sorte linjer omkring dem, hvilket giver dig dit bord.

Farvelæg cellerne og dataene

Hvis du f.eks. Vil have forskellige farvede rækker, er det bare et tilfælde af at fremhæve den pågældende række. Klik derefter på udfyldningsfarveknappen (ved siden af ​​fontfarveknappen).

Vælg en farve, og cellerne vender den farve. Husk dog, at hvis du har en mørk farve, skal du bruge en lysere skrifttype for at den kan vises.

Tilføj klikbare links og kommentarer

For at oprette et klikbart hyperlink skal du blot skrive en gyldig URL i cellen. Når du trykker på returtasten eller klikker ud af cellen, bliver linket straks aktivt og klikbart.

Efterladelse af kommentarer (hvis nogen har sendt dig et Google-regneark) er lidt anderledes end Google Docs. Når du efterlader kommentaren i Google Docs, sidder den der åbent.

Men i Google Sheets, når du efterlader en kommentar, er det angivet med en lille gul trekant i hjørnet af feltet. For at se kommentaren skal du holde musen over den.

Sortering af data efter kolonner

Hvis du har et regneark med f.eks. En liste med navne, kan du have det i alfabetisk rækkefølge. Eller omvendt alfabetisk rækkefølge.

For at gøre det skal du fremhæve kolonnerne og derefter gå til Data menu. Der kan du sortere hele kolonnen eller bare de fremhævede celler i den kolonne.

Inviterende samarbejdspartnere

At invitere samarbejdspartnere er bare det samme som iGoogle Docs. Enhver, der skal inviteres til et Google-dokument, har brug for en Google-konto. Dette kan enten være en standard gratis Gmail-konto eller en betalt Google Apps-konto.

Klik nu på det blå DEL i øverste højre hjørne af Docs-skærmen, og en boks springer op.

Hvis du klikker på Få et delbart link, har du mulighed for at oprette et link hvorenhver kan få adgang til dokumentet, forudsat at de har linket. Du kan også redigere deres visningstilladelser, såsom deres evne til at redigere dit arbejde eller blot læse det.

Eller hvis du foretrækker at invitere en bestemt person, kan du kopiere deres e-mail til Mennesker sektion sammen med hvad de har tilladelse til at gøre i dokumentet. Vedhæft en note, hvis der er noget, du vil fortælle dem.

Hvis du har folk i din kontaktbog til den e-mail-adresse, og en af ​​dem er den person, du ønsker at invitere, vil e-mail-feltet automatisk udfyldes, hvilket sparer dig lidt tid.

Når personen accepterer din invitation, ser du dem øverst på skærmen ved siden af ​​knappen DEL.

Download af regnearket i et andet filformat

Når dit regneark endelig er færdigt, kan du eksportere det som et andet filformat.

Indstillingerne er lidt forskellige end dem til Google Docs. Når alt kommer til alt, dig er beskæftiger sig med et regneark her, som er et lidt andet udyr end et almindeligt dokument.

Tredjeparts tilføjelser

Som med Google Docs har Sheets også tilføjelser fra tredjepart, der er designet til at gøre dit arbejde lettere. For at få adgang til menuen skal du gå til Tilføjelser -> Hent tilføjelser i den øverste menulinje.

Her er nogle af de bedste.

Google Analytics

Vedhæft din Google Analytics-konto til dine Google Sheets, og få genereret analyserapporter regelmæssigt i Sheets.

Skabelongalleri

Udvid dit valg af skabeloner endnu mere med Template Gallery.

Flere skrifttyper

Som titlen antyder, få flere skrifttyper til dine regneark.

Konklusion

Der er mange mennesker (inklusive mig selv) derhader Microsoft Excel med en lidenskab. Det er oppustet og derfor svært at bruge. Men Google har forenklet regneark ved at give dig lige de ting, du har brug for og ikke mere. Det er en god service at bruge og fungerer glimrende, når der er behov for samarbejde.