Sådan tilføjes rullelister og datavalidering til Excel 2010-regneark

I Excel 2010 og 2007, en praktisk funktion, jeg bruger alletiden i budgetsæsonen er funktionen Data Validation, som giver dig mulighed for at oprette en rullemenu i cellen til udfyldning af felter. Da flere af os arbejder på budgettet sammen, kan jeg ved hjælp af rullelisterne holde dataene normaliserede, hvilket sparer mig og mine kolleger en masse tid under og i slutningen af processen. Dette er kun et eksempel, men jeg vil gætte, at du får pointen. Hvis ikke, skal du åbne Excel 2010 eller 2007 og følge med for at se magien i Excel Drop Down-lister!

Selvom jeg normalt tilføjer rullemenuen Data Validationlister til hele kolonner, kan du også tilføje rullemenuen til individuelle celler. I eksemplet herunder skal jeg oprette en drop down til en hel kolonne for at hjælpe mig med at opbygge kategorien Genre i min musiksamling.

Trin 1 - Vælg hvilke celler der skal føjes validering til

Klik på en kolonne for at fremhæve hele kolonnen.

Trin 2 - Databånd

Nu hvor du har valgt de ønskede celler, Klik det Data fane i båndet og derefter Klik det Data validering værktøj.

Trin 3 - Valideringskriterier

Fra Indstillinger Tab, Klik rullelisten Tillad og Klik Liste.

Trin 4 - Dropdown-liste

I Svores box er der to forskellige muligheder.

Hvis du allerede har et par rækker med din listedata, du kan bare vælge disse felter. Dette er grunden til, at jeg normalt gør IE: brug en skjult kolonne et eller andet sted i mit regneark for at holde tingene enkle, jeg foreslår nr. 2 til denne øvelse.
Indtast manuelt dataene til dropdown-menuen ved Typing dem ind i boksen, der adskiller dem med et komma.

Klik Okay at gemme.

Trin 5 - Valgfrit: Inputmeddelelse + Fejlvarsel

Der er to ekstra fanevalidering af data, du kan bruge, hvis du vil. Den første er Inputmeddelelse, giver denne fane dig mulighed for at tildele en lille pop-up-meddelelse, der vises, hver gang nogen vælger en celle med denne datavalidering tildelt den. Den anden er Fejlvarsel, dette giver dig mulighed for at konfigurere en meddelelse, når nogen forsøger at indtaste oplysninger i cellen, der ikke svarer til det, du lægger i kilden.

Færdig!

Nu vil alle de celler, du oprindeligt valgte, gørehar en dropdown-menufunktion med en liste, du kan vælge fra til cellen. Disse celler vil nu også blive modereret / normaliseret af datavalidering, så du har kun tilladelse til at indtaste en af kildemulighederne i cellen. Hvis brugeren gør rullemenuen og vælger, er der ikke noget problem. Hvis de skriver det, er der ikke noget problem. Hvis de skriver WRONG-dataene, får de fejlpop, som konfigureret ovenfor i trin 5 (hvis du konfigurerede en fejlmeddelelse osv.).

Konklusion

Som jeg nævnte i åbningen, bruger jeg dropdownlister hele tiden på arbejde og hjemme, når man koordinerer artikler her på groovyPost. Google Dokumenter understøtter også funktionen, så hold dig opdateret om denne vejledningsvejledning om et par dage.