Sådan tilføjes Google Dokumenter Drop-down og -validering i cellen i regneark

Datavalidering driver konsistensen i dine regneark og gør regnearkene mere brugervenlige.

Tidligere har vi gennemgået datavalideringenFunktion i Excel 2010, og i dag vil jeg gennemgå den samme funktion i Google Dokumenter. Den 26. august 2010 tilføjede Google Docs-regneark (alias Google Sheets) drop-up og validering i cellen i regneark, hvilket bringer det et skridt tættere på funktionsparitet med Excel.

Så hvad gør al denne datavalideringsjazz? Enkelt - det begrænser værdien af en celle til en forudindstillet liste eller et specifikt område.

For eksempel, hvis du havde en "Status" -kolonne i enregneark, der holder styr på dine forskellige projekter for dine flere klienter, du kan begrænse de gyldige poster for den kolonne til "Færdiggjort", "I gang", "Annulleret" osv. osv. På denne måde laver du dit Google Docs-regneark mere brugervenligt (mindre indtastning - du kan blot vælge en post i rullemenuen) og hjælpe med at forhindre skrivefejl og fejl. Der er et par forskellige måder at opsætte dette på og et par forskellige muligheder at vælge imellem.

Opdatering: Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i 2010. Nogle af indstillingsnavne og menuer er ændret. Jeg har opdateret skærmbillederne og nogle af trinnene i overensstemmelse hermed. God fornøjelse!

Sådan tilføjes Google Dokumenter Dropdown-validering i cellen {Screencast}

Redaktørens note: Denne video er temmelig forældet, men den vil det ogsågiver dig den overordnede idé om, hvordan validering fungerer i Google Dokumenter. Se trinvis vejledning for at se de seneste skærmbilleder - navnene på nogle af indstillingerne og indstillingerne er ændret.

Sådan tilføjes Google Docs-dropdown-validering i cellen {Trin for trin}

Trin 1

Vælg den celle eller celler, som du vil tilføje datavalidering til. Du kan vælge flere celler ved at holde Skift og klikke på en række celler.

Trin 2

Klik Data og vælg Data validering…. Alternativt kan du Højreklik dine valgte celler, og vælg Data validering…

hvordan man tilføjer en rulleliste med indstillinger i Google Docs

Trin 3

I rullemenuen Kriterier skal du vælge Liste fra rækkevidde.

Trin 4

Indtast det område af celler, du gerne vil bruge som dine indtastningsindstillinger. Alternativt kan du Klik knappen til højre for boksen og vælg et område med din mus (denne mulighed er lettere). Du kan endda vælge et interval fra et andet regneark i dokumentet.

I stedet for at oprette en liste fra rækkevidde, kan du også indtaste listeelementerne manuelt. Vælg Indtast lister og skriv dem bare i boksen til højre. Brug denne indstilling, når dine gyldige poster ikke allerede er inkluderet på dit regneark.

Trin 5

Udfyld de yderligere indstillinger.

Hvis du vil vise hjælptekst, når en bruger svæver musen hen over en datavalideret celle, skal du kontrollere Vis valideringshjælpstekst og indtast tekst i feltet nedenfor.

google docs datavalidering indtast listeelementer og hjælpetekst

Kontrollere Vis rulleliste i cellen hvis du vil tillade brugere at vælge gyldige indstillinger i en menu.

google-dokumenter forhindrer ugyldige poster

Hvis du vil tillade ugyldige data, men viser en advarsel, skal du vælge Vis advarsel til indstillingen "On ugyldige data". Med denne indstilling kan du indtaste hvad du vil her, men du får besked om, at det ikke er på listen over gyldige data. Valg Afvis input for denne indstilling vil få ugyldige poster til at blive afvist.

Klik Gemme når du er færdig.

Når du har konfigureret datavalidering, vil cellen have en pil i øverste højre hjørne.

Hjælpeteksten vises som en værktøjstip, når du vælger cellen.

Hvis du har tilladt ugyldige poster, ser du en advarsel, hvis du indtaster data, der ikke er inkluderet på listen eller det specificerede interval. Dette vises som en orange trekant i øverste højre hjørne.