Sådan bruges postfletning i Microsoft Word til at oprette batchdokumenter

Mail Merge er en af de klassiske funktioner i Microsoft Word, der bruges til at producere massedokumenter, der indeholder unikke oplysninger. Sådan bruger du det.

Mail Merge er et af de klassiske træk vedMicrosoft Word bruges til at producere massedokumenter, der indeholder unikke oplysninger. Nogle eksempler, hvor det kan være nyttigt, inkluderer brochurer, nyhedsbreve eller materiale, der bruges i massepostforsendelser. I denne artikel viser vi dig, hvordan du bruger Mail Merge i Microsoft Word.

Brug af funktionen Mail Flet i Microsoft Word

Til dette eksempel opretter jeg et dokumentinviterer venner til en begivenhed. Der er to komponenter til et brevfletningsbrev; hoveddokumentet og datakilden, såsom navnene og adresserne på de personer, der er inviteret til begivenheden. Når du har samlet informationen til datakilden, håndterer Word at kombinere dokumenterne for hver inviterede gæst.

Det første skridt er at have alt det unikkeoplysninger for hver modtager kaldet et feltnavn, såsom navn, adresse og hilsen. En anden vigtig del af oprettelsen af et brevfletningsdokument er formularen, der indeholder information leveret til modtageren. Eksempelbrevet nedenfor indeholder fem felter, som jeg bliver nødt til at medtage i hvert dokument.

Start guiden Mail Fletning

Opret et nyt tomt dokument i Microsoft Word, og vælg Fanen Mailings> Start Mail Fletning> Trin-for-trin guiden Mail Fletning.

Når guiden Mailfletning kommer op, skal du vælge Bogstaver radioboks, og klik derefter på Næste: Startdokument.

Vælg Brug det aktuelle dokument og fortsæt derefter til næste trin for at vælgemodtagere. Guiden Mailfletning giver dig valget mellem at bruge et eksisterende dokument. Hvis jeg allerede havde udarbejdet et brev, kunne jeg bare ændre feltnavne som grundlag for datakilden.

Guiden Mailfletning er kraftfuld. Du kan bruge flere kilder til din modtagerliste, som inkluderer en Microsoft Access-database eller Excel-regneark. Til denne artikel opretter jeg min datakilde fra bunden ved at vælge, Skriv en ny liste og klik derefter på Skab.

Opret og gem datakilden

En formular med forudfyldte felter vil værefremlagde. Dette er muligvis ikke ideelt, da vi måske ikke vil have nogle af disse områder, og det kan forvirre os. Så vi sletter og ændrer nogle af feltnavne; klik på Tilpas kolonner knappen for at gøre det.

Hvis du går tilbage til vores eksempeldokument, vil dubemærk, at vi kun havde fem felter, mens de forudfyldte felter, der leveres af Word, udgør i alt 13. Nogle af dem er vigtige, så vi beholder bare dem, vi ønsker. For at slette et felt skal du vælge det og derefter klikke på Slet.

Klik på Ja for at bekræfte sletningen. Gentag dette trin for alle de sektioner, du ikke ønsker.

Da vi ikke har nogle af de specifikke felter, der er nødvendige, omdøber vi eksisterende felter og tilføjer nye.

Når den er færdig, skal listen over feltnavne matche og svare til det samme som beskrevet i vores eksempeldokument. Klik på Okay for at bekræfte ændringerne.

Fortsæt med at udfylde felterne med navne og adresser på hver modtager, når du er færdig, skal du klikke på OK.

Gem din datakilde, som flettes ind i dit endelige dokument.

En forhåndsvisning af dine postfletningsmodtagere vil værefremlagde. Hvis du vil foretage ændringer som f.eks. Redigere eller tilføje et felt, skal du vælge datakilden og derefter klikke på rediger. Fortsæt med at skrive dit brev, og indtast derefter flettefelter, hvor det er nødvendigt.

Indsæt flettefelter

For at indsætte et flettefelt skal du vælge Forsendelser fanen, og klik derefter på Indsæt flettefelt, og vælg derefter dit flettefelt. Gentag trinene for at udfylde dit dokument med de relevante flettefelter.

Når du er færdig, skal du gemme dit brev, dette vil værekaldte Form Letter. Hvis du ved det, kan du bruge dokumentet med en lignende struktur, og du kan vælge muligheden for at genbruge det i et eksisterende dokument under guiden Mailfletning.

Flet slutdokument

Her kommer den sjove del, der fletter dit dokument. Vælg Forsendelser fanen, og klik derefter på Færdig og flet Klik derefter på knappen Rediger individuelle dokumenter.

Vælg Alle Klik derefter på OK.

Det er det. Nu er alle dine dokumenter klar til udskrivning eller gennemgang.

Disse instruktioner fungerer også i Microsoft Word2013, 2010 og 2007. Hvis du fremstiller dokumenter som f.eks. Certifikater, fungerer Mail Merge-funktionerne også i Office-applikationer såsom Microsoft Publisher.

For flere tip og tricks til brug af Microsoft Office, se de følgende artikler eller gennemse vores komplette arkiv med Office-artikler.