Jak nakonfigurovat a spravovat AutoArchive v aplikaci Outlook 2010 a 2013

Od začátku aplikace Outlook Microsoft vždy zahrnoval Archiv a AutoArchive funkce a Outlook 2010 není výjimkou. Funkce AutoArchive automaticky přesune nebo odstraní starší e-mail z primární poštovní schránky do archivního datového souboru uloženého na místním pevném disku. Tyto soubory se nazývají soubory .PST. V minulosti, kdy soubory Outlook .PST měly limit 2 GIG, byla funkce Archivování mnohem důležitější, protože archivovala starší e-mail z vašeho primárního souboru .PST a do souboru Archive.pst. Jak již bylo řečeno, i když soubory .PST v aplikaci Outlook 2010 mají limit 20 GB; stále je dobré nechat spravovat váš starší e-mail, aby vaše soubory .PST byly malé a výkon systému byl vyšší!

Znovu vysvětlete, co dělá funkce AutoArchive, prosím!

AutoArchive zmenší velikost poštovní schránky odstraněním nebopřesun starých položek do archivního datového souboru nebo .PST. Tento proces funguje téměř stejně, ať už používáte Microsoft Exchange v práci nebo IMAP nebo POP z domova nebo malé firmy. Je to v podstatě stejně jako sundání několika stohů papíru z vašeho stolu a jejich umístění do organizovaného souboru s rychlým přístupem nebo souboru .PST, jak je uvedeno výše. Tento proces se liší od export dvěma způsoby. Export vám umožní přesunout e-maily do několika různých externích formátů, zatímco archivace umožňuje pouze přesunout starší e-maily do souboru PST nebo úplně vymazat e-maily. Archivace také umožňuje snadnější přístup ke starým e-mailům, protože pro ně existuje v navigačním podokně aplikace Outlook karta. Samozřejmě můžete také nastavit AutoArchive, aby také odstranil vaši starou poštu.

Jak povolit výchozí automatickou archivaci pro všechny složky aplikace Outlook 2010

1. V aplikaci Microsoft Outlook Klikněte na the Soubor menu a Vybrat Možnosti.

2. V nabídce Možnosti Klikněte na the Pokročilý a poté Klikněte na the Nastavení AutoArchive tlačítko.

3. Klikněte na zaškrtávací políčko pro Spusťte AutoArchive každých [14] dní. Odtud si můžete dále přizpůsobitNastavení AutoArchive pro aplikaci Outlook 2010 však ve výchozím nastavení po aktivaci AutoArchive bude MOVE (ne smazat) veškerou poštu starší než šest měsíců do souboru Archive.pst. Navrhuji, abyste si nechali Výzva před spuštěním AutoArchivu zaškrtnuto, abyste byli upozorněni kdykoliarchiv se stane. Byli byste překvapeni, jak často se mě lidé ptají na chybějící e-mail! Normálně je to jen funkce AutoArchive. Až budete mít nastavení, kde se vám líbí, Klikněte na Použijte toto nastavení nyní na všechny složky.

Pokud jste postupovali podle výše uvedených kroků, AutoArchiveumožňuje pro všechny vaše e-maily aplikace Outlook. Pokud existuje složka, kterou chcete vyloučit z AutoArchive, nebo pokud chcete, aby se vztahovala pouze na několik složek, můžeme to udělat také. Aplikace Outlook 2010 umožňuje přizpůsobit nastavení funkce AutoArchive pro každou složku.

Změnit nastavení AutoArchive pro jednotlivé složky aplikace Outlook 2010

4. V aplikaci Outlook se podívejte do levého navigačního podokna. Odtamtud Klikněte pravým tlačítkem myši všechny složky a Vybrat Vlastnosti nastavit jeho AutoArchive zásady.

5. V zobrazeném okně Vlastnosti doručené pošty Klikněte na the AutoArchive tab. Zde můžete přizpůsobit nastavení AutoArchive pro tuto složku, nebo dokonce zakázat AutoArchive pro ni úplně.

Dobře, nyní víme, jak AutoArchivejednotlivé složky! Ale co když nechcete AutoArchive vůbec používat? Pokud nejste fanouškem automatické funkce, můžete archivaci využít i nadále pomocí ručního procesu.

Manuální archivace položek s postupy

6. V aplikaci Outlook Klikněte na the Soubor > Info kartu nabídky a poté Vybrat Nástroje pro vyčištění> Archivovat.

7. V zobrazeném dialogovém okně Archivovat Vybrat který Složky chceš Archiv. Tento proces je téměř stejný jako AutoArchivekromě toho, že je to jednorázový obchod. Něco jiného je, že můžete dokonce přepsat vlastnost „Neupravovat automaticky“, pokud jste ji použili v některých složkách, ale to je volitelné.

Kde jsou umístěny archivované položky aplikace Outlook?

8. V aplikaci Outlook máte přístup k archivovaným položkám ze složky Archiv v levém postranním navigačním panelu e-mailu.

9. K archivům můžete také přistupovat ze souboru PST aplikace Outlook, kde jsou uloženy. Můžete se tam dostat Kliknutím the Soubor> Otevřít karta nabídky a Výběr Otevřete datový soubor aplikace Outlook.

10. Ve výchozím umístění souboru PST v archivu aplikace Outlook je:

Soubory% UserProfile% DocumentsOutlook

Pokud jste dosud v aplikaci Outlook archivaci nepoužili,pokusit se! Určitě vám pomůže udržet věci čisté a přesunout staré nevyužité e-mailové položky z vašeho souboru primární poštovní schránky / .PST. Je to také pěkný způsob, jak udržet velikost souboru .PST pod kontrolou, což vždy pomáhá s výkonem systému!