Как да използвате обединяване на поща в Microsoft Word 2016 за Mac

Ако трябва да изпратите партидни документи до група отнапример, покана за събитие или среща; функцията на Microsoft Mail Merge е бърз и лесен начин да го направите. По-рано ви показахме, че показвате да подготвяте документи, използвайки функцията Mail Merge в Word 2016 за Windows, но процесът е малко по-различен за потребителите на Word 2016 за Mac. В тази статия ви показваме как работи.

Използване на функцията за обединяване на поща в Microsoft Word 2016 за Mac

Сливането на поща не е само за документи; можеш да използвашто за брошури, бюлетини или материали за масови съобщения. Настройването на документ за сливане на поща е процес от две части, който включва основния документ и източника на данни, състоящ се от имената и адресите на лицата за всеки документ. Информацията, съхранявана в източника на данни, се използва от Word за комбиниране и генериране на документи за всеки.

Да започнем с събиране на информация за всекиполучател, наречен Име на полето. Името на полето съдържа информация като име, адрес и поздрав. Друга важна част от създаването на документ за сливане на поща е формулярът, който включва информация, доставена на получателя. Примерното писмо по-долу съдържа списък с полета, които ще включа във всеки документ.

Създайте списъци на получатели

Стартирайте Microsoft Word, след това изберете раздела Mailings> Select Recipients> Create New Lists ...

На екрана ще се появи прозорецът на източник на данни. Както можете да видите, списъчните полета вече са запълнени с имена, които бихте могли да използвате. Само за да съм в безопасност, бих премахнал всички тях и използвах вашето собствено, за да избегнете объркване. Изберете всяко поле, след което щракнете върху бутона минус, за да го премахнете. След като изчистите всяко поле, продължете да въвеждате свое собствено. Можете да организирате всяко поле, като използвате стрелката нагоре и надолу. Когато приключите, щракнете върху Създаване.

Дайте име на източника на данни, след което щракнете върху Запазване.

Напълнете полетата с имената и адресите на всеки получател, когато са завършени, щракнете върху OK. Забележете, за да добавите или премахнете запис, щракнете върху знака плюс или минус в долния ляв ъгъл на прозореца.

Поставете полета за сливане и документ за свързване

Сега идва лесната част, вмъквайки вашите полета за сливане. Изберете раздела Поща, след което щракнете Вмъкване на поле за сливане, след това изберете полето за сливане. Повторете стъпките за попълване на вашия документ със съответните полета за сливане.

Запишете писмото на формуляра, изберете раздела Изпращания, след това щракнете върху бутона Готово и обединяване, след което щракнете върху Редактиране на отделни документи.

След това можете да прегледате документите си или да ги отпечатате.

Потребителите на Word 2016 за Windows ще забележат тамса малки разлики между двете версии. Word 2016 за Mac иронично напомня на Word 97 за Windows. Независимо от това и двете дават еднакви резултати.

За повече съвети и трикове за използване на Microsoft Office, разгледайте пълния ни архив от статии в Office.