تعزيز سير العمل الإنتاجية Outlook الخاص بك مع هذه النصائح

للمبتدئين أو المحترفين ، يتضمن Microsoft Outlookالعديد من الميزات التي يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك. فيما يلي بعض النصائح الأساسية لتحسين سير العمل والإنتاجية باستخدام Outlook لنظام التشغيل Mac أو Office 365 أو إصدارات الويب.

قواعد الإعداد

يمكن أن تساعدك القواعد على أتمتة إدارة ملفاتالرسائل ، سواء كانت تحظر البريد غير الهام أو تنقل رسائل معينة إلى مجلد. على سبيل المثال ، يمكنك نقل جميع الرسائل الواردة من رئيسك في العمل إلى مجلد معين ، حتى لا تفوتك أبدًا. باستخدام الإصدار الكامل من Outlook ، يمكنك إنشاء بعض القواعد المعقدة جدًا.

إليك قاعدة بسيطة حيث أنقل الرسائل من مجلد المستلمين. حدد رسالة من المستلم ثم انقر فوق الصفحة الرئيسية علامة التبويب ثم انقر فوق القواعد> إنشاء قاعدة.

تفقد الصندوق من عند ثم تحقق المستلم انقل العنصر إلى المجلد ". اختر مجلدًا موجودًا أو أنشئ مجلدًا جديدًا. حدده وانقر فوق موافق. يمكنك تشغيل القاعدة على الفور أو في وقت لاحق. هناك قواعد يمكنك إعدادها لتلقي تنبيه عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا من مستلم معين أو رسائل بكلمات معينة. تعرف على كيفية نقل الرسائل الجديدة إلى مجلد معين.

أيضًا ، تمت إضافة قواعد متقدمة إلى Outlook.com قبل عامين.

استخدم فئات الألوان والأعلام

استخدم ميزة الألوان والفئات للمساعدةتحديد الأولويات والتركيز على ما هو مهم. حدد رسالة وانقر على قائمة التصنيف ثم اختر اللون المناسب. يمكنك تخصيص هذه الألوان لمعنى معين. انقر الفئات> جميع الفئات > حدد لونًا ثم إعادة التسمية. يمكن أيضًا تعيين أوامر لوحة المفاتيح بحيث يمكنك تحديد رسالة بسرعة.

يمكن أن تساعدك علامة المتابعة أيضًا على التذكرالرسائل التي تحتاج إلى إلقاء نظرة عليها عندما يكون لديك الوقت. عندما تقوم بوضع علامة على رسالة بريد إلكتروني ، فإنها ستظهر في قائمة المهام وقوائم المهام بحيث يمكنك تذكر الحضور إليها.

جدولة استخدام التسليم المتأخر

يتيح لك Outlook تأخير تسليم البريد الإلكترونيفي وقت معين من اليوم. هذه الميزة مفيدة إذا كنت تعلم أن المستلم لن يصل إلى رسالتك إلا في وقت معين. إذا كنت تعلم أن أحد المستخدمين يتحقق من البريد الإلكتروني حوالي الساعة 3 صباحًا في الصباح ، فأنشئ رسالة جديدة ثم انقر فوق تأخير تسليم زر تحت خيارات. قم بإجراء التعديلات المناسبة على خيارات التسليم مثل لا تسلم من قبل التاريخ و الوقت.

قم بإنشاء مجلد بحث

يعد مجلد البحث طريقة فعالة لفرز ملفاتالرسائل وجلب بعض التعقل إلى صندوق الوارد الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مجلد بحث للبريد الذي تريد متابعته ، أو وضع علامة على الرسائل من أشخاص أو مجموعات أو قائمة محددة.

انقر على مجلد علامة التبويب ثم انقر فوق مجلد بحث جديد ثم اختر نوع مجلد البحث الذي تريدهإنشاء من داخل إحدى المجموعات. حدد مجلد البريد وانقر فوق موافق. يتم إنشاء مجلد بحث في جزء التنقل. أي رسائل أختار متابعتها ستكون متاحة هناك عندما أحتاج إليها.

قم بتعيين مستوى عامل تصفية البريد الإلكتروني غير الهام

يمكن أن يؤدي البريد غير الهام إلى إبطاء مقدار الإنتاجيةرسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك الوصول إليها على مدار اليوم. باستخدام Outlooks Junk Mail Filter ، يمكنك تقليل تأثيره. انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، ثم انقر فوق قائمة البريد العشوائي في مجموعة الحذف ، ثم انقر فوق خيارات البريد الإلكتروني غير الهام.

أوصي بالبدء بالإعداد المنخفض أولاًونرى كيف يعمل من أجلك. إذا كانت الرسائل غير المهمة شديدة العدوانية ، فيمكنك الانتقال إلى خيار أعلى. في حالة إشارة الفلتر عن طريق الخطأ إلى رسالة مهمة ، سأحتفظ بخيار الحذف الدائم بدون تحديد.

إنشاء نسخ احتياطية من ملف PST

Outlook هو نظام ، ويمكن أن يفشل أيضًا. يمكن أن يضمن الاحتفاظ بنسخة احتياطية سليمة للمجلد الشخصي استردادًا سلسًا في حالة حدوث تلف أو فشل في النظام أو أي مشكلة أخرى غير متوقعة.

يتم حفظ ملفات بيانات Outlook (.pst) التي تم إنشاؤها باستخدام Outlook 2013 أو Outlook 2016 على الكمبيوتر في ملف مجلد ملفات DocumentsOutlook. إذا قمت بالترقية إلى Outlook على جهاز كمبيوتر شخصي أو جهاز Mac يحتوي بالفعل على ملفات بيانات تم إنشاؤها في Outlook 2007 أو إصدار سابق ، فسيتم حفظ هذه الملفات في موقع مختلف في مجلد مخفي في ج: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook.

يتم أيضًا حفظ ملف بيانات Outlook غير المتصل (ost.) في ج: UsersuserAppDataLocalMicrosoftOutlook. تبقى معظم البيانات على الخادم ؛ ومع ذلك ، أييجب عمل نسخة احتياطية من العناصر التي تم حفظها محليًا. على سبيل المثال ، التقويم وجهات الاتصال والمهام وأي مجلدات تم وضع علامة "محلي فقط" عليها. لمزيد من المعلومات حول إنشاء مجلدات PST ونسخها احتياطيًا ، راجع المقالات التالية:

• كيفية إنشاء مجلد PST في Outlook 2016
• أنشئ مجلد PST في Outlook 2013
• ما هي مجلدات Outlook PST وكيفية استخدامها
• إصلاح مجلد PST التالف في Outlook

قد تكون مهتمًا أيضًا بكيفية العثور على مجلد OLK المؤقت في Outlook.

قم بإعداد الردود خارج المكتب

ما إذا كنت ستبقى خارج المكتب لمعظمفي اليوم أو في إجازة لمدة شهر ، يمكن أن يؤدي إعداد رد خارج المكتب إلى السماح لجهات الاتصال بمعرفة أنك غير متاح. سيؤدي استخدام مساعد خارج المكتب إلى تقليل الكثير من الضوضاء في صندوق الوارد الخاص بك عندما يحاولون الوصول إليك دون استجابة فورية. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تقليل العمل لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك عند العودة. انقر ملف> معلومات> الردود التلقائية.

حدد مربع الاختيار إرسال ردود تلقائية ثمحدد الفترة التي ترغب في إرسال هذه الرسالة الخاصة بها. يمكنك أيضًا إرسال هذه الرسالة إلى الزملاء داخل المنظمة أو خارجها.

إذا كنت تستخدم Outlook لنظام iOS ، فاضغط على الإعدادات ، واضغط على خادم Exchange ثم اضغط على الردود التلقائية. قم بالتبديل إلى "الردود التلقائية" واكتب رسالة مخصصة.

إدارة الإخطارات

يمكن أن تكون إعلامات سطح المكتب في Outlook مربكةويصرفك. خيار واحد لديك هو تعطيلها. لكتم صوتهم ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز Outlook في منطقة الإعلام بشريط المهام ، ثم انقر فوق إظهار تنبيه سطح مكتب البريد الجديد. بالنسبة للإصدارات الأقدم من Outlook ، راجع مقالتنا حول كيفية تعطيل تنبيهات سطح المكتب في Outlook.

تلميحات Outlook Mobile

إذا كنت تستخدم إصدار Outlook للأجهزة المحمولة ، فإليك بعض النصائح التي يمكنك استخدامها للحفاظ على الإنتاجية أثناء التنقل.

التبديل بين التقويمات الشخصية والعمل.

انقر فوق علامة التبويب التقويم ثم انقر فوق قائمة الهامبرغر ثم انقر فوق تقويم العمل أو التقويم الشخصي.

حدد موعدًا لمكالمة Skype باستخدام Outlook لنظام التشغيل iOS

اضغط على التقويم ، قم بإنشاء جديد حتى ثم أدخل اسمًا للحدث. اضغط على الأشخاص ثم أضف الأشخاص الذين ترغب في دعوتهم. اسحب لأسفل وقم بالتبديل دعوة سكايب ثم اضغط على رابط Skype Call ، أدخل وصفًا ثم انقر فوق منجز. اضغط على حفظ للإكمال.

إرسال توافر

قم بإنشاء رسالة جديدة وانقر فوق حدث التقويم.

انقر فوق توفر الإرسال ، واختر الوقت المناسب ، ثم تم.

أرسل رسالتك.

أضافت التحديثات الأخيرة لبرنامج Outlook 2016 لنظام التشغيل Mac بعضًاميزات جديدة. راجع مقالتنا لمزيد من المعلومات حول كيفية الاستفادة من هذه الميزات الجديدة. تحقق أيضًا من مقالتنا مع قائمة بأوامر لوحة مفاتيح Outlook لمستخدمي Mac.