Все, що вам потрібно знати про початок роботи з Google Документами

Google Документи - це безкоштовна онлайн-послуга, яка дозволяєви можете створювати, редагувати та співпрацювати над документами прямо з браузера. Давайте детальніше розглянемо функції та переглянемо, чому нам подобається цей додаток від Google.

Колись я був фанатом Microsoft Word. Але врешті-решт я втомився платити за те, що мали безкоштовні альтернативи в Інтернеті. Тож я спробував безкоштовний LibreOffice, але коли мій комп'ютер заграв себе, я втратив всю свою роботу. Тоді я вирішив спробувати хмарні документи Документи Google, і з тих пір я не оглядався.

Google Документи - один з наріжних каменівПропозиції Офісу Google, і незважаючи на прагнення Google до випадкового відключення їхніх послуг, до цих пір це одне з тих, хто все ще залишається в силі, оскільки він був придбаний Google у 2006 році. Поряд із електронними таблицями, слайдами, формами та кресленнями Google має створив величезного і надзвичайного продуктивного суперника Microsoft, який раніше керував цим куточком ІТ-індустрії з дуже малою конкуренцією.

На мій погляд, Google Docs має дві основні сильні сторони. По-перше, це величезний моноліт компанії з універсальним визнанням бренду, яка, швидше за все, не збанкрутує в будь-який час у наступному столітті. Тож люди відчувають заспокоєння щодо передачі своєї важливої ​​роботи службі та залишення її там. Вони не прокинуться одного ранку, щоб знайти службу раптово закритою.

По-друге, Google Документи працюють від інших служб Google (переклад, пошук, шрифти, зображення тощо). Все бездоганно інтегровано і їх можна використовувати разом - все за допомогою одного облікового запису.

Але чи ти дійсно знаєте все, що потрібно знати про Документи Google? Ми незабаром дізнаємось.

Що таке Документи Google у двох словах

Коли ви використовуєте щось на кшталт Microsoft Word абоLibreOffice, збережені вами файли зберігаються лише на комп’ютері, на якому ви працюєте (якщо ви не збережете їх у хмарне рішення для зберігання даних, наприклад Dropbox). Крім того, будь-які зміни, які ви внесли, втрачаються, як тільки ви щось зміните, а потім натисніть кнопку "зберегти".

Тепер порівняйте це з Документами Google. Google Документи - аналогічна зменшена версія Microsoft Word, за винятком того, що він проживає в Інтернеті. Це означає:

• Усі ваші документи доступні в Інтернеті, де б не було з'єднання з Інтернетом. Якщо ваш комп'ютер обсмажиться, ви можете просто перейти на інший комп'ютер, щоб отримати свої файли. Нічого не втрачено.
• Ніколи не потрібно пам’ятати, щоб зберегти що-небудь, тому що в будь-який час ви зміните що завгодно в документі - навіть якщо ви просто натискаєте пробіл - Документи Google автоматично зберігають його для вас у новій версії.
• Нова версія означає, що якщо ви хочете повернути документ до попередньої версії, це буквально за пару кліків.
• Ви можете встановити розширення та віджети, щоб полегшити роботу. Багато з них пов’язані з іншими службами Google.
• Ви можете запросити людей, які мають обліковий запис Googleприєднайтесь до документа, і кожен може побачити кожного іншого відвідувача документа, включаючи будь-які введення / зміни, які вони вносять у режимі реального часу. Ви можете редагувати зміни інших людей, залишати коментарі та спілкуватися в чаті. Це робить роботу без зусиль.

Очевидно, є й інші продукти, які роблять цеціла річ про співпрацю, таку як Dropbox Paper. Microsoft Word і LibreOffice також дозволяють залишати коментарі в документах. Word Online також досягає успіхів у галузі співавторства та співпраці. Але, на мій погляд, це Google, кому вдалося створити більш досконалий продукт. Це просто дуже добре працює.

Давайте по черзі розглянемо кожну функцію.

Інтернет, де б не було підключення до Інтернету

Дуже модно протидіяти злам хмарних обчислень, але давайте зіткнемося з цим, є дуже хороша причина, чому хмарні обчислення популярні. А саме, це зручно. Люди любов зручність. За допомогою хмарних обчислень вам не потрібно турбуватися про встановлення програмного забезпечення на всіх своїх пристроях або резервне копіювання файлів.

Все, що вам потрібно, - це надійний пароль для захисту вашого хмарного облікового запису, а також двофакторну автентифікацію.

Проходження через передні двері

Є два способи доступу до Документів Google. Або через його пряме посилання - docs.google.com - яке приведе вас сюди:

Або через посилання на Диск Google - drive.google.com - натисніть синій Перейдіть на Google Диск кнопка.

На наступному екрані натисніть кнопку Нові> Документи Google.

Незалежно від того, яким маршрутом ви вирішите піти, вам запропонують два варіанти - почати з чистого документа або вибрати шаблон.

Пустий документ

Пустий документ дуже простий. Просто виберіть його, дайте документу назву, а потім почніть вводити текст.

Як я вже говорив на початку, Google Docs - це дужепозбавлена ​​версії Microsoft Word. Тож існує дуже неглибока крива навчання і практично немає місця для будь-яких катастроф. Ось чому вона така популярна.

Запам’ятайте приказку «… .Так просто, навіть моя бабуся могла це зробити? Ну, це стосується Google Документів. Просто почніть вводити текст. Як я вже говорив раніше, це просто працює.

Зміна параметрів сторінки

Існують різні варіанти зміни параметрів сторінки на потрібний вам спосіб.

По-перше, якщо ви підете на Файл> Налаштування сторінки, ви можете піднести цю скриньку. Після внесення змін ви можете зберегти їх як значення за замовчуванням для всіх майбутніх документів.

Вони також є у верхній панелі меню.

Ліворуч - це вирівнювання тексту / зображення, а праворуч - інтервал між рядками.

Щоб побачити, що решта налаштувань, просто натисніть на них курсор миші та підказка з’явиться з назвою функції разом із комбінацією клавіш.

Шрифти та як отримати більше

За допомогою шрифтів ви отримуєте загальні, такі якArial, Times New Roman, Verdana тощо. Але якщо ви хочете трохи розігратися зі своїми шрифтами, тоді ви можете завантажити та встановити більше за допомогою Google Fonts. Просто натисніть на "Більше шрифтів"Вгорі меню шрифту.

Це поле з’явиться через Google Fonts. Виберіть потрібні шрифти, натиснувши на них, а потім клацніть гаразд.

Тепер ви побачите їх у меню шрифту.

Шаблони

Іноді потрібен певний тип документа, а замість того, щоб самостійно його форматувати, ви можете просто вибрати один із попередньо відформатованих шаблонів, наданий Google.

Якщо це шлях, який ви хочете піти, виберіть "З шаблону", Коли вибираєте створити новий документ. Тоді з’являться безкоштовні шаблони.

Є з чого вибрати, наприклад, резюме,бланки, звіти, брошури, конспекти занять, плани уроків, посібники, контракти та багато іншого. Просто виберіть його і починайте налаштовувати його відповідно до ваших потреб.

Хоча я здивований, чому собака потребує резюме. Може, подати заявку на посаду собаки-охоронця?

Збереження кожної зміни автоматично

Пам'ятаєте, коли я сказав вам, що Google Документи автоматично зберігають все? Коли ви почнете вводити порожній документ, подивіться на верхню панель меню поруч із опцією "Довідка". Ви побачите це:

І тоді це:

Коли ви бачите слова, "Усі зміни, збережені на Диску", Вам ніколи не потрібно турбуватися про те, щоб втратити щось, що ви коли-небудь вводили в цей документ. Якщо ви не видалите документ, звичайно.

Відкат до попередніх версій

Натиснувши на це "Усі зміни збережено на ДискуПосилання "покаже вам попередні версії. Тож якщо ви щось змінили, абсолютно ненавиділи це і хочете повернутися до більш старої версії, це зовсім без зусиль.

Після натискання на "Усі зміни збережено на Диску" посилання, ви побачите це:

Верхня частина - це поточна версія. Нижче наведено старіші версії із часовими позначками. Виберіть версію, до якої потрібно повернути, натиснувши її праворуч. Потім у верхній частині сторінки натисніть "Відновити цю версію”.

Тепер дивіться стару версію магічного повернення!

Додатки для більш збагаченого досвіду користувача

У Google Документах є безліч доповнень, які ви можете встановити, щоб значно полегшити ваш досвід. Крім того, розробники можуть зробити їх самостійно та подати на розгляд Google.

Щоб переглянути додатки, перейдіть до меню "Додатки" у верхній частині екрана та виберіть "Отримайте додатки”. Зараз з’явиться вікно, де ви побачите деякі виділені додатки, а також поле пошуку для пошуку інших.

Ось мої фаворити, якими я користуюся весь час. Коли ви відкриваєте їх і використовуєте через меню Додатків, вони відкриваються на правій панелі бічної панелі. Одночасно можна використовувати лише одне доповнення.

Краще підрахунок слів

Знайти кількість слів легко. Вам просто потрібно піти Інструменти> Кількість слів. Але якщо ви перебуваєте в потоці, зупинка постійно натискати на параметри меню може бути дуже дратує. Ось де Краще підрахунок слів перевершує.

Після відкриття він розташується праворуч від екрана. Тоді, як тільки ви почнете набирати текст, кількість ваших слів зміниться в режимі реального часу. Не потрібно клацання миші.

Тезаурус OneLook

Коли ви зайняті машинописом, іноді знаходьтеправильне слово важко придумати. Ось тут і стане у нагоді Тезаурус OneLook. Крім синонімів, ви також можете отримати рими, прикметники, іменники та багато іншого.

Openclipart

Деякі кліпарт розцінюють як клейкі, але є однакова кількість людей, яким це подобається. Ось чому, якщо вам потрібно включити кліпарт до документа Google Docs, Openclipart є важливим доповненням.

Після його відкриття відкриється права бічна панель із вікном пошуку. Знайдіть те, що шукаєте, і натисніть на нього. Він автоматично буде вставлений в документ.

Перекласти

Google Docs має функцію перекладу всього документа (докладніше про це пізніше). Але ви також можете перекласти невеликі шматки документа за допомогою пункту "Перекласти"Надбудова

Виділіть текст, який потрібно перекласти, відкрийте надбудову "Перекласти", виберіть потрібну мову та натисніть "Перекласти".

Запросіть людей до свого документа, коментарів та чатів

Один з найкращі функції в Документах Google - це функції співпраці в режимі реального часу. Незалежно від того, де ви та ваші колеги у світі, ви можете зібратися в одному документі, залишати коментарі, редагувати письмове спілкування та спілкуватися в чаті.

Перед Google Документами люди надсилалимуть електронну пошту найновішіверсія текстового документу другові або колезі. Чим більше версій надсилається електронною поштою, тим більше ризикує виникнення плутанини щодо того, яка була остання версія.

Але Google Docs знімає цей головний біль. Тепер вам просто потрібно запросити на одне зашифроване посилання та побачити останню версію прямо перед вашими очима.

Запрошення людей

Кожен, кого потрібно запросити до документа Google, потребує облікового запису Google. Це може бути звичайний безкоштовний акаунт Gmail або платний обліковий запис Google Apps.

Тепер натисніть на синю кнопку “СПОДІЛИТИ” у верхньому правому куті екрана Документів, і вікно підскочить вгору.

Якщо натиснути на "Отримайте спільне посилання", У вас є можливість зробити посилання дебудь-хто може отримати доступ до документа за умови посилання. Ви також можете редагувати їх дозволи на перегляд, наприклад їх здатність редагувати вашу роботу або просто читати її.

Або якщо ви хочете запросити конкретну особу, ви можете скопіювати її електронний лист у розділ "Люди" розділ, а також те, що їм дозволено робити в документі. Прикріпіть також примітку, якщо є щось, що ви хочете їм сказати.

Якщо у вашій книзі контактів є люди за цією адресою електронної пошти, і одна з них - людина, яку ви хочете запросити, поле електронної пошти автоматично автоматично заповнюватиметься, заощаджуючи вам трохи часу.

Коли людина прийме ваше запрошення, ви побачите їх у верхній частині екрана, поруч із кнопкою СПОДІЛИТИ.

І ви також побачите переміщення курсору під час переміщення через документ.

Слід зазначити, що як документтворець, ти залишаєшся під цим контролювати весь час. Ніхто не може видалити вас з документа. Але ви можете видалити людей, яких ви запросили (просто не дозвольте владі в голову!).

Чат

Під час набору тексту, спільної роботи тощо можна також спілкуватися один з одним. Вікно чату розташоване поруч із синьою кнопкою СПОДІЛЕННЯ у верхній частині екрана. Натиснувши на нього, відкриється вікно чату.

Коментуючи

Коментувати будь-яку частину документа дуже просто. Вам просто потрібно виділити частину тексту, до якого ви хочете зробити коментар. Потім справа від сторінки з’явиться невеликий міхур.

Натисніть на це, і з’явиться відповідне поле для коментування. Тепер ви можете написати свою місіву. Коли ви закінчите, виділений текст жовтіє, а ваш коментар сидить на сторінці.

Власник документа тепер отримує сповіщення електронною поштою з вашим коментарем, і він може відповісти або позначити проблему як "вирішену", завдяки чому ваш коментар зникне.

Експорт із Документів Google

Після того, як ви нарешті закінчите документ, вам, ймовірно, потрібно буде експортувати його з Документів Google у певному форматі.

Якщо ви йдете до Файл> Завантажити як…., ви побачите різні варіанти.

Виберіть свою отруту і дивіться, як файл завантажується.

Інші цікаві поради та рекомендації

Хочете ще більше порад та рекомендацій щодо Документів Google? Радий, що ти сказав, що так, бо в мене більше навантажень.

Завантажте відскановані документи та інші файли

Google хоче, щоб ви використовували Документи Google як сховище для всіх своїх файлів. Тому вони хочуть, щоб ви завантажили інші файли (PDF, DOC X тощо) та зберігали їх у Docs / Drive.

Однак якщо ви зберігаєте їх у цих форматах файлів,Google штрафує вас, беручи розмір файлів із ліміту пам’яті вашого облікового запису Google. Але якщо ви конвертуєте файл у "файл Google" (який сумісний із запуском у Google Документах), раптово зберігання цього файлу в Документах / Диску є безкоштовним. Плюс це займає менше місця для зберігання.

Ось файл PDF, який я нещодавно завантажив. Щоб перетворити його в документ Google, клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Відкрити з ” і потім "Документи Google”.

Перетворення буде швидким, і тоді ви можете відкрити новий файл. Ви також можете видалити старий файл, якщо захочете, оскільки він займе зайве місце.

Якщо файл - це копія документа, Googleможе перетворити цей документ у редагований текст за допомогою технології, що називається OCR (оптичне розпізнавання символів). Це та сама технологія, яку Project Gutenberg та The Internet Archive використовують для індексації книг із загальнодоступним доступом.

Знайти та замінити текст

Це, очевидно, не є особливою особливістю для Документів Google (у Microsoft Word це було віками), але ви можете знайти певне слово чи текст і автоматично замінити його на інше слово чи текст.

Як автор белетристики це для мене неоціненноЯ завжди змінюю імена символів. Я можу повернутися назад, набрати ім’я персонажа, а потім вказати, на яке ім’я потрібно змінити людину. Google Docs робить все інше.

Спочатку перейдіть до Редагувати> Знайти та замінити.

Коли з'явиться вікно, введіть слово, яке ви хочете запустити. Праворуч він розповість, скільки примірників цього слова є в документі. Потім під ним вкажіть нове слово.

Ви можете або замінити їх по одному, використовуючи “Замініть"Або всі вони відразу, використовуючи"Замінити всіх”.

Вставити номери сторінок

Якщо у вашому документі потрібен номер сторінки, це теж просто.

Йти до Вставити> Номер заголовка та сторінки> Номер сторінки.

Виберіть, який стиль нумерації ви хочете. Після натискання на неї кожна сторінка буде пронумерована так, як ви вказали.

Створіть особистий словник, щоб закрити ці помилки

Залежно від того, де ви знаходитесь у світі, GoogleДокументи можуть вирішити, що те, що ви вводите, все неправильно. Наприклад, я зареєстрований у своєму обліковому записі Google як англійська мова у Великобританії, але якщо я набираю статтю для клієнта США англійською мовою США, раптом кожне друге або третє слово позначається як неправильно написане.

Або якщо я напишу фентезійний роман з такими іменами, якГенерал Зуугг, тоді Google каже мені, що Зуггг - це не слово (очевидно). Таким чином, ви можете скористатися функцією особистого словника Google Doc, щоб стати Семюелем Джонсоном і сказати це слово!

Просто виділіть червоне слово, підкреслене червоним кольором, клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Додати в особистий словник”.

Потім червона лінія помилки зникне, і ви більше не повинні отримувати повідомлення про помилку для цього слова.

Миттєво перекладіть документ за допомогою Google Translate

Ви можете перекласти весь документ за допомогою вбудованої функції Google Translate. Це дуже корисно, якщо у вас є друзі, колеги чи клієнти, які розмовляють іншою мовою.

Просто перейдіть до Інструменти> Перекласти документ.

У цьому вікні з'являється це поле, яке вимагає назвати перекладений документ (копія буде зроблена), а також мову, на яку ви хочете його перекласти.

Перебуваючи в Німеччині, я вибрав німецьку, і щойно перекладена німецька версія цього документа магічно з'явилася. Форматування залишає бажати кращого, з великою кількістю скупчених слів.

Вставте посилання за допомогою вбудованого пошуку Google

Пошукова система Google вбудована прямо в Документи Google. Якщо ви хочете зв’язати щось, просто виділіть його, клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Посилання”.

Крім того, виділіть текст, який ви хочете пов’язати, та натисніть значок посилання у верхній панелі меню.

Це відкриває меню, де відображаються головні результати пошуку. Якщо ви бачите посилання, яке шукаєте, натисніть на нього, щоб посилання було автоматично вставлено у ваш документ.

Якщо ви не бачите потрібного посилання, є "більше"Надалі внизу списку. Клацнувши, що відкриється сторінка результатів пошукової системи Google на правій бічній панелі, а пошуковий термін уже попередньо заповнений.

Використовуйте Google Документи в дорозі з мобільним додатком

Нарешті, ви можете створювати, переглядати та редагувати Документи Google, використовуючи чудові безкоштовні програми для смартфонів. Ось версія Android, а також версія iOS.

Висновок

3000 слів пізніше, і я ледве почухав поверхню, що може зробити Документи Googleробити. Просто стільки, що мене змусили залишити поза межами, що я можу відчути, як йде подана стаття. Що ви хотіли б побачити у другій частині? Столи? Зноски? Зміст? Я хотів би почути від вас коментарі нижче.