Як створити шаблони для програм Microsoft Office

Шаблони в Word, Excel та PowerPoint допоможуть заощадити ваш час та забезпечити послідовність у всіх документах Office.

Шаблону в документі Microsoft Office небагатояк-от створити попередньо роздруковану форму - ви одноразово виконайте форматування та текст шаблону, а потім зосередитесь на заповненні унікальних даних, що рухаються вперед. Це може бути величезною економією часу, будь-то ви використовуєте її внутрішньо або для інших клієнтів чи клієнтів. Якщо це вам добре звучить, то вам пощастило - ви можете дізнатися, як створити шаблон у Microsoft Word, Excel або навіть PowerPoint.

Як працюють шаблони в Microsoft Office

Відкриваючи додаток Microsoft Office,наприклад Word, Excel або PowerPoint, у вас є два основні варіанти: починати з чистого документа або починати з шаблону. Microsoft Office оснащений кількома вбудованими шаблонами, а також безліччю шаблонів на вибір із Інтернету.

Вибираючи шаблон, ви починаєте з нового документа, але частини документа вже заповнені та відформатовані. Деякі плями будуть редаговані, а інші - постійними.

Коли ви зберігаєте документ із шаблону, він не перезаписує шаблон. Ви можете відкривати один і той же шаблон знову і знову, щоб створити подібні документи з послідовною формою та форматуванням.

Як це працює? Шаблони зберігаються в іншому форматі, ніж звичайні документи. Документ Word зберігається, наприклад, у форматі .docx, а шаблон зберігається як .dotx. Коли ви зберігаєте файл як шаблон, ви можете відкрити його з Нові діалогове вікно від Особисті вкладка та Word знають, що ви хочете створити новий документ на основі цього шаблону, а не відкривати та перезаписувати шаблон.

Створення шаблонів в Microsoft Word

Спосіб створення шаблонів у більшості програм Microsoft Office дуже схожий, але ви отримаєте розбивку кожної з них, щоб зробити її простішою. Почнемо з Microsoft Word.

Створіть документ так, як ви хочете, щоб він виглядав з точки зору форматування, графіки тощо. Додайте вміст заповнювачів за потребою.

Коли ви готові зберегти його як шаблон, перейдіть до Вкладка Файл і натисніть на Зберегти як

В Зберегти як тип випадаючого списку, виберіть Слово шаблон.

Назвіть шаблон у розділі Ім'я файлу і натисніть кнопку Зберегти.

Тепер ви можете використовувати шаблон завжди, коли вам це потрібно з Файл -> Нові меню.

Створіть шаблони в Microsoft PowerPoint

Презентації PowerPoint можуть забирати багато часу,створення шаблонів для використання в PowerPoint - це прекрасний спосіб заощадити ваш час і не потрібно починати з нуля кожного разу, коли вам потрібно створити нову презентацію. Це також допомагає створити послідовність та належний брендинг для презентацій компанії.

Створіть або відкрийте презентацію PowerPoint, для якої ви хочете мати шаблон.

Натисніть на Вкладка Файл а потім виберіть Зберегти як

В Зберегти як тип випадаючого списку, Виберіть Шаблон PowerPoint

Введіть ім’я, яке б вам хотілося, щоб ваш шаблон PowerPoint мав в Ім'я файлу поле та натисніть Зберегти.

Створення шаблонів у Microsoft Excel

Світ електронних таблиць, таблиць та діаграм теж потребує шаблонів. Ось що потрібно зробити, щоб створити шаблон у Microsoft Excel:

Створіть або відкрийте файл Excel, який ви хочете зберегти як шаблон.

Натисніть на Вкладка Файл та Виберіть Зберегти як

В Зберегти як тип випадаючого списку, Виберіть Шаблон Excel

Введіть ім’я, яке ви хотіли б мати у вашому шаблоні Excel Ім'я файлу поле та натисніть Зберегти.

Використання шаблонів

Створюючи та використовуючи шаблони, дуже важливо пам’ятати, що ви повинні видалити будь-який текст, який не буде потрібен у кожному документі в майбутньому. Натомість можна просто покласти тимчасові заповнювачі де це необхідно, і коли ви працюєте над новим проектом, введіть правильну інформацію для цього конкретного проекту. Це мінімізує шанси надіслати комусь документ із неправильними іменами та статистикою.

Шаблони полегшують вам проходженняЗавдання, а також це чудовий спосіб ознайомити нових співробітників з тим, як здійснюються певні документи, презентації чи електронні таблиці в компанії. Це надає речам згуртований та професійний вигляд у всьому світі.

Чи використовуєте ви шаблони? Поділіться своїми порадами в коментарях.