10 незамінних порад щодо прогнозів

Ви отримуєте максимум використання програми, коливи використовуєте Outlook? Настільний клієнт Outlook - це рай-користувач, який має більше можливостей, ніж швейцарський армійський ніж, і прикрою правдою є те, що багато людей просто в кінцевому підсумку перевантажені ним. Це вам не треба! Незважаючи на те, що існують сотні пропозицій та хитрощів щодо використання цієї великої ваги електронної програми, ми залишили її короткою і склали список 10 найкращих, які є найкориснішими та часто не помічаються. За допомогою цих порад ви можете бути впевненішими, ефективнішими та менше бентежити, чи працюєте ви, чи керуєте електронною поштою зі свого персонального комп’ютера.

1. Швидкий перегляд кожного розділу Outlook
Вам потрібен швидкий перегляд календаря? Можливо, вам потрібно швидко переглянути те, що залишилося у вашому списку завдань, і знайти когось із вашої контактної книги. В Office 2013 була введена функція «заглянути за попереднім переглядом», яка дозволяє переглядати короткий підсумок вкладки «Календар, люди та завдання», наведення на них курсора внизу Outlook.

2. Швидкі кроки
Ви багато часу проводите в Outlookповторювані завдання? Полегшіть робочий процес, додавши кілька швидких кроків, які можуть зробити вашу роботу за вас. Кожна кнопка може бути налаштована на автоматичний відповідь із консервованим текстом, переадресацією електронної пошти, копіюванням електронних листів у папки, створенням зустрічей тощо. Швидкі кроки можуть здатися складними на перших порах, але не хвилюйтесь, ми вас охопили простий у навчанні посібник з цієї теми. Дійсно варто витратити час, щоб навчитися ними користуватися, якщо ви використовуєте Outlook щодня.

3. Увімкніть перегляд розмови
Ненавиджу це чи люблю його, з тих пір, як Gmail створив цеІдеї ​​основних людей були зачеплені для читання електронних листів у списках розмов. Що ще краще, цей погляд дозволяє вам легко ігнорувати цілі потоки електронних листів, якщо ви опинитесь у груповій бесіді, якої ви, швидше, не матимете. Змінити його так само просто, як натиснути прапорець на ньому на вкладці Перегляд стрічки пошти.

4. Додайте новий контакт під час читання електронної пошти
Вручну писати контактні адреси електронної пошти так2003. В останніх версіях Outlook (2007-2013) ви можете додавати людей до свого списку контактів під час читання електронного листа, якщо ви клацаєте їхню адресу в заголовку.

5. Створіть непрочитані повідомлення електронною поштою
Кольори та шрифти за замовчуванням у Microsoft Officeможе залишити вас бажати набагато більше. Хоча я не можу запропонувати певний набір кольорів, з яким можуть погодитися всі, хто там знаходиться, я можу сказати вам, що налаштування вашого знаходиться в межах досяжності. Відвідайте стрічку Перегляд> Налаштування перегляду> Інші настройки та умовне форматування. У межах кожного вікна ви можете змінити не тільки колір, але й шрифт, розмір та стиль кожного розділу тексту в Outlook. Детальніше в помаранчевому посиланні вище.

6. Відстрочка доставки
Ви коли-небудь надсилали електронний лист, щоб мати його"ОСЬ ЛАЙНО! Чому я надіслав цей момент? Я використовую цю функцію протягом багатьох років, і я не можу вам сказати, скільки разів вона врятувала моє бекон і не допускала поганих електронних листів. Хоча це може бути важливим у корпоративному офісі, особливо важливо, коли ви маєте справу з клієнтами, щоб електронні листи були точними та уникали випадкових помилок. Досить просто затримати одне повідомлення зі стрічки "Параметри" у складі "Вікно", але для затримки всієї пошти за замовчуванням потрібно трохи складніше правило Outlook, описане краще в цьому пов'язаному посібнику.

7. Вимкніть панель "Люди"
Це некрасиво, громіздко, і воно прикута до ціннихекранна нерухомість. Хоча Microsoft значно покращила панель людей в Office 2013, для більшості користувачів це все ще болить. Вдячно вони зробили вимкнення це дуже легко. У режимі пошти відвідайте стрічку Перегляд та натиснітьПанель "Люди"> "Вимкнено", щоб вимкнути безлад у нижній частині вікна читання. Якщо вам це коли-небудь знадобиться, тепер ви також знаєте, де знайти кнопку ввімкнення, оскільки вона знаходиться в тому ж місці.

8. Вимкніть попередній перегляд повідомлень на панелі папок
Для більшості електронних листів достатньо теми та відправникащоб знати, хочете ви відкрити його чи прочитати. Якщо вимкнути попередній перегляд повідомлень, ви отримуєте до 50% більше місця для перегляду електронних листів, перелічених у папці "Вхідні", і це означає, що ви можете переглядати їх швидше та повертатися до щось більш продуктивне. Щоб вимкнути їх, перейдіть на стрічку Перегляд та натисніть Попередній перегляд повідомлень> Вимкнено.

9. Відпустка (нагадування про офіс)
Якщо ви використовуєте Outlook для роботи, тоді цебез розуму. Повідомлення клієнтів та колег про те, що ви перебуваєте за межами міста - це найкращий спосіб уникнути того, що інакше може перетворитись на розлюченого натовпу, задаючись питанням, чому ви ніколи не надсилали цих звітів TPS у п’ятницю. Є кілька способів зробити це. Один із них включає нагадування про зустріч. Інша - встановити правило, подібне до того, на скріншоті нижче. Але той, яким користуються більшість людей, називається "Помічник поза офісом" і вимагає розміщення вашої пошти на сервері обміну.

10. Збережіть себе від випадкової відповіді на всі страхи електронної пошти
Навіть якщо насміхатися з приводу звукової діареї єнайменше ваших турбот, все ще багато речей, ймовірно, залишилося лише у вхідних скриньках декількох вибраних. Ця порада передбачає встановлення плагіна Outlook, який запобіжить або принаймні попередить вас, якщо ви збираєтесь надіслати електронний лист усім у списку відповідей, а не просто надсилати його особі. Ви можете завантажити плагін тут з Microsoft.com. Просто запустіть файл .msi і встановлення - це вітер.