Як створити безкоштовну систему служби довідки за допомогою IssueBurner та Gmail
Коротше кажучи, ось як працює IssueBurner. Ви можете створити завдання або проблеми, надіславши електронною поштою issues@issueburner.com. Після цього IssueBurner автоматично створює проблему, пов’язану з вашою електронною адресою та будь-якими адресами електронної пошти, вказаними як одержувачі в До: або КК: поле. Ви можете розпочати створення проблем без підписаннявгору, але коли ви створюєте обліковий запис, ви можете переглядати відкриті проблеми та коментувати проблеми. У цій системі є деякі ключові переваги, які, на мою думку, справді будуть розроблені для колективів спільної роботи та служб підтримки клієнтів:
- Це все на основі електронної пошти. Проблеми можна створити та відстежити за допомогою простого КС:.
- Вам не потрібен обліковий запис IssueBurner. Це означає, що ВСІ ваші клієнти та клієнти можуть приймати на борт, не проходячи їх через процес реєстрації (яка все одно просто мертва).
- Це зручно для мобільних пристроїв Якщо ви можете надіслати електронний лист, ви можете записати проблему.
- Це допомагає відокремити подальші елементи від звичайних електронних листів.
- Він працює з будь-якою платформою електронної пошти. Outlook, Gmail та інші клієнти електронної пошти дозволяють вам конвертувати електронні листи у завдання, але IssueBurner дозволяє обмінюватися проблемами між усіма платформами електронної пошти.
Щоб отримати максимальний пробіг у IssueBurner,вам доведеться трохи застосувати творчість. Але однією очевидною програмою, яка мені спадає на думку, є створення довідкової служби. За допомогою IssueBurner ви можете перетворити вхідні електронні листи у "квитки" та відстежувати стан та листування з клієнтом. Я збираюся вбити двох птахів одним каменем, показуючи, як працює IssueBurner під час налаштування groovyPost "«гаряча лінія»" стіл довідок. На замовник сторона (або в нашому випадку, читачі, оскільки у нас немає клієнтів), це буде так само просто, як надіслати електронну довідкову службу, яку я створив на jack+help@groovypost.com. Але на респондент сторона, тут є кілька налаштувань.
Крок перший
Підпишіться на IssueBurner. Все, що вам потрібно зробити - це відвідати IssueBurner.com і клацніть Зареєструйтесь. Дайте їм своє ім’я та електронну адресу, і ви закінчили.
Зауважте, що вам не обов’язково використовувати адресу електронної пошти, яку ви будете використовувати, щоб подати вхідні запити довідкової служби.
Крок другий
Створіть групу в IssueBurner. Насправді ви можете пропустити цей крок, якщо плануєте присвятити цей рахунок єдиній цілі, але якщо ви хочете використовувати IssueBurner для інших організацій та обов'язків, група - хороша ідея. Клацніть Групи вгорі праворуч і клацніть Створити групу.
Введіть назву групи та організацію. Тут я вибрав "Довідка"І"groovyPost. "
Зауважте, що ця адреса не буде видимою длягромадські. Натомість вони надішлють електронною поштою вказану вище адресу, яка буде єдиною адресою, яка може вирішувати проблеми. Це додає шар захисту від спаму, але також надає більш професійний вигляд, включивши власне доменне ім’я в електронну пошту. Тепер зауважте, що я це налаштував, щоб проблеми могли бути повідомлені Будь-хто. Наразі це необхідно, тому ми можемо перевірити правило пересилання Gmail. Можливо, ви захочете повернутися та змінити його Тільки для членів групи пізніше.
Клацніть Створіть коли ви закінчите.
Далі додайте членів, які можуть додавати проблеми. Для наших цілей я хочу додати jack+help@groovypost.com. Ви можете додати інших, якщо хочете. Скажімо, я можу також додати jerry+help@groovypost.com або tammy+help@groovypost.com, якщо я хотів, щоб і інші мали змогу надсилати запити про допомогу (і якщо ці люди насправді існували). Пам’ятайте: за допомогою Google Apps для доменів та облікових записів Gmail все, що ви додаєте після знака +, ігнорується, але все ще може використовуватися для цілей фільтрації. Прочитайте наше попереднє повідомлення для отримання додаткової інформації про Індивідуальні адреси Gmail.
Останнє, що вам слід зробити, - це змінити відповідь на відповідь. Робити так, клацніть Групи і клацніть Управління поруч із назвою групи. Під Налаштування групи, клацніть Зміна поруч з "За замовчуванням від електронної пошти та відповіді на відповідь”. Це дозволить зберегти вашу електронну адресу IssueBurner.com приватною.
Гаразд, зараз ми всі налаштовані на IssueBurner. Заходимо в Gmail.
Крок третій
Налаштування переадресації в Gmail. Мета полягає в тому, щоб переслати усі електронні листи, надіслані на jack+help@groovypost.com, на help.groovypost@issueburner.com. Для цього нам потрібно спочатку переконатися, що ми маємо право пересилати на останню адресу. В Gmail, натисніть Налаштування і вибирайте Пересилання та POP / IMAP. Клацніть Додайте адресу для переадресації і введіть help.groovypost@issueburner.com або будь-яку іншу установку вашого групового облікового запису IssueBurner.
Після цього Gmail надішле електронний листРахунок IssueBurner за посиланням на підтвердження. IssueBurner поверне це вам як нове видання, тому воно повинно відображатися у вашій скриньці Gmail. Ви також можете бачити це у своєму обліковому записі IssueBurner. Клацніть це для підтвердження.
Крок четвертий
Фільтруйте повідомлення, надіслані на вашу індивідуальну адресу Gmail. Клацніть Налаштування і вибирайте Фільтри і клацніть Створіть новий фільтр. У полі Кому: введіть власну електронну адресу та клацніть Наступний крок.
Ви можете налаштувати ці правила як завгодно, але оскільки IssueBurner все одно буде повідомляти вас про нові проблеми, я хотів би вибрати Відзначити як прочитане і Пропустіть Вхідні. Найважливіший варіант вибрати - це вибір Переслати його: і виберіть help.groovypost@issueburner.com. Клацніть Створіть фільтр коли ви закінчите.
Тепер ви закінчили. Давайте спробуємо.
Створення завдань з IssueBurner
Тепер із фільтром Gmail ми створили таУ нас група IssueBurner, будь-які електронні листи, надіслані на jack+help@groovypost.com, автоматично перетворяться на проблему IssueBurner. Назва випуску буде темою електронного листа, а опис - тілом електронного листа. Наприклад, скажімо, що хтось надіслав мені електронне повідомлення про те, як остаточно видалити ваш обліковий запис Facebook.
Після надсилання вищезгаданого електронного листа відбуваються дві речі:
- Випуск створюється в групі help.groovypost IssueBurner
- Я отримую електронне повідомлення про це як таке.
Зверніть увагу, що проблема може зайняти кілька хвилин.
І ось воно в Gmail ...
Відповідаючи на завдання
Якщо у користувача немає облікового запису IssueBurner, він отримає відповідь із консервами, в якій повідомлятиметься, що проблема отримана. Вони також будуть запрошені зареєструватися.
Тож, скажімо, у відповідь цього читача, я хочу направити їх на наш пост про видалення вашого акаунта у Facebook. Я можу відповісти на електронний лист, який я отримав від IssueBurner, щоб додати Прокоментуйте. Незалежно від того, чи читач зареєструвався, він отримає повідомлення про те, що проблему було оновлено із коментарем.
Якщо вони все-таки зареєструються, вони можуть відстежувати всі коментарі та стан своєї проблеми з власного облікового запису IssueBurner.
Читач або клієнт може відповісти на електронний листз їх коментарем, даючи вам знати, чи вирішив це ваше рішення чи ні. Це додається до завдання як коментар, який ви можете переглянути на власній інформаційній панелі IssueBurner.
Управління та закриття питань
Ви можете сортувати проблеми за групою чи статусом на IssueBurner.com.
IssueBurner.com також має дуже приємний мобільний сайт.
Після вирішення проблеми ви можете просто закрити її на інформаційній панелі IssueBurner. Усі пов'язані користувачі будуть повідомлені як такі. Ви також можете позначити це як "Пізніше", Що може бути корисним, якщо рішення очікується, і ви хочете продовжити, коли воно буде доступне.
Також ви можете помітити тут, що я додав Внутрішня коментар. Вони зможуть бачити лише члени групи та адміністратори. Так, наприклад, якщо ви хочете зателефонувати клієнтові на наркотиків або сказати всім ігнорувати його запити, ви можете зробити це за допомогою внутрішнього коментаря, і вони не стануть мудрішими.
Висновок
Як я вже згадував, це лише одна заявкаIssueBurner. Ви можете використовувати його для співпраці з групами або для відстеження завдань для себе. Наприклад, якщо ви хочете нагадати собі, що слідкуйте за контактом, якщо вони не відповідають, але не обов'язково бажають, щоб вони бачили ваші проблеми IssueBurner, ви можете надіслати BCC issues@issueburner.com. Або ви можете використовувати його для відстеження рахунків-фактур і рахунків, відсилаючи CC@ingburgs@issueburner.com, коли ви надсилаєте електронний лист своєму бухгалтерії. Якщо ви розумні та організовані, IssueBurner може стати благом для вашої продуктивності.
Зауважте, що IssueBurner є в даний час безкоштовно, і залишатиметься безкоштовним, коли це буде в бета-версії. Компанія Webyog, яка створила IssueBurner та CloudMagic, обіцяє, що вони вам повідомлять 60 днів до того, як запровадити будь-які структури ціноутворення. Вони не знають, як це може виглядати в майбутньому, але, швидше за все, це буде безкоштовна і платна версія.
P.S. Я дійсно створив цю систему, тому якщо у вас є гострі питання, напишіть мені по електронній пошті jack+help@groovypost.com або перевірити наше форум.
Залишити коментар