10 Vazgeçilmez Outlook İpuçları

Programdan en iyi şekilde ne zaman yararlanıyorsunuz?Outlook kullanıyor musunuz? Outlook masaüstü istemcisi, İsviçre Çakısı'ndan daha fazla özelliklere sahip güçlü bir kullanıcı cennetidir ve talihsiz gerçek şu ki, birçok insan sadece bunalmış durumda. Bu senin olmak zorunda değilsin! Bir e-posta uygulamasının bu ağırlığını kullanmak için yüzlerce öneri ve püf noktası varken, kısa tuttuk ve en yararlı ve sık sık gözden kaçan ilk 10'un bir listesini derledik. Bu ipuçlarıyla, ister iş başında olun, ister kişisel bilgisayarınızdan e-postalarınızı yönetin, daha güvenli, verimli ve daha az utanabilirsiniz.

1. Outlook'un Her Bölümünün Hızlı Önizlemesi
Takvimin hızlı bir görüntüsüne mi ihtiyacınız var? Belki görev listenizde kalanları hızlı bir şekilde görmeniz ve kişi defterinizden birisini bulmanız gerekir. Office 2013'te, Outlook'un alt kısmında gezdirerek Takvim, Kişiler ve Görevler sekmesinin hızlı bir özetini görmenize olanak tanıyan “peek önizleme” özelliği tanıtıldı.

2. Hızlı Adımlar
Outlook'ta geçirdiğiniz zamanın çoğu mu harcandıtekrarlayan görevler? İşinizi sizin için yapabilecek bazı hızlı adımları ekleyerek iş akışınızı kolaylaştırın. Her düğme, hazır metinle otomatik olarak cevap vermek, e-postaları iletmek, e-postaları klasörlere kopyalamak, randevular oluşturmak ve daha fazlası için ayarlanabilir. Çabuk Adımlar ilk başta ayarlamak için karmaşık görünebilir ancak endişelenmenize gerek yok, sizi konu hakkında takip etmesi kolay bir öğretici ile ele aldık. Outlook'u her gün kullanıyorsanız, bunların nasıl kullanılacağını öğrenmek için zaman ayırmaya gerçekten değer.

3. Konuşma Görünümünü Etkinleştir
Nefret et ya da sev, Gmail’infikir ana insanları konuşma listelerinde e-postaları okumaya bağımlıydı. Daha da iyisi, bu görüş, sahip olmak istemediğiniz bir grup görüşmesinde bulursanız, tüm e-posta akışlarını kolayca görmezden gelmenizi sağlar. Bunu değiştirmek, posta şeridinin Görünüm sekmesinde bir onay kutusunu tıklatmak kadar kolaydır.

4. E-posta Okurken Yeni Bir Kişi Ekleme
İletişim e-posta adreslerine manuel olarak yazma2003. Outlook'un daha yeni sürümlerinde (2007-2013) başlıktaki adreslerine tıklarsanız, bir e-postayı okurken kişileri kişi listenize ekleyebilirsiniz.

5. Okunmamış E-posta Çekilişi Yap
Microsoft Office'te varsayılan renkler ve yazı tipleriseni çok daha fazlasını arzulayabilir. Dışarıdaki herkesin hemfikir olduğu belli bir renk seti öneremem ama, size göre kişiselleştirmenin erişilebilir olduğunu söyleyebilirim. Görünüm şeridini> Görünüm Ayarları> Diğer Ayarlar ve Koşullu Biçimlendirme'yi ziyaret edin. Her pencerede yalnızca rengini değil, aynı zamanda her metin bölümünün yazı tipini, boyutunu ve stilini de Outlook'ta değiştirebilirsiniz. Yukarıdaki turuncu linkte daha fazla detay.

6. Erteleme Teslimatı
Daha önce sadece bir e-posta gönderdin mi?"KAHRETSİN! O anı neden hemen sonra gönderdim? Bu özelliği yıllardır kullanıyorum ve size pastırmamın kaç kez kurtarıldığını ve kötü e-postaların çıkmasını engellediğini söyleyemem. Bu bir şirket ofisinde önemli olsa da, özellikle müşterilerle e-postaların doğru olması ve yanlışlıkla yanlış iletişimden kaçınması için uğraşırken önemlidir. Kompozisyon Penceresindeki Seçenekler şeridinden tek bir mesajı geciktirmek yeterince kolaydır, ancak tüm postaları varsayılan olarak geciktirmek, bu bağlantılı kılavuzda daha iyi anlatılan biraz daha karmaşık bir Outlook kuralı gerektirir.

7. Kişi Bölmesini Kapat
Çirkin, hantal ve değerliekran emlak. Microsoft, Office 2013'teki kişi bölmesini büyük ölçüde geliştirmiş olsa da, çoğu kullanıcı için hala acı verici. Neyse ki çok kolay bir şekilde kapatmayı başardılar. Posta modunda, Görünüm şeridini ziyaret edin ve TamamOkuma penceresinin altındaki karmaşayı kapatmak için, Kişiler Bölmesi> Kapalı. Geriye ihtiyacınız olursa şimdi, aynı noktada bulunduğundan beri bunun için açık düğmeyi nerede bulacağınızı da bilirsiniz.

8. Klasör Bölmesinde Mesaj Önizlemelerini Kapat
Çoğu e-posta için konu ve gönderen yeterliaçıp okumak isteyip istemediğinizi bilmek için. Mesaj önizlemelerini devre dışı bırakmak, Gelen Kutunuzda listelenen e-postaları görmek için size% 50'ye kadar daha fazla alan sağlar; bu, daha hızlı bir şekilde geçebileceğiniz ve daha verimli bir şeyler yapabileceğiniz anlamına gelir. Bunları devre dışı bırakmak için Görünüm şeridine gidin ve Mesaj Önizleme> Kapalı'yı tıklayın.

9. Tatil (Ofis Dışı Hatırlatma)
Outlook'u iş için kullanıyorsanız, bu birbeyinsiz. Müşterilerinize ve meslektaşlarınıza şehir dışına çıktığınızı bildirmek, aksi halde Cuma günkü TPS raporlarına neden hiç yollamadığınızı düşünerek öfkeli bir kalabalığa dönüşmekten kaçınmanın en iyi yoludur. Bunu yapmanın birkaç yolu var. Biri hatırlatıcı olarak bir toplantı düzenlemeyi içerir. Bir diğeri ise aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtilene benzer bir kural oluşturmaktır. Ancak çoğu kişinin kullandığı “Ofis Dışı Asistan” olarak adlandırılır ve postanızın bir değişim sunucusunda barındırılmasını gerektirir.

10. Yanlışlıkla Yanıt VerinTüm E-posta Korkularından Kendinizi Koruyun
Sonik diyare ile dalga geçilse bileEndişelerinizden en azında, muhtemelen sadece seçkin birkaçının gelen kutularına bırakılmış birçok şey var. Bu ipucu, bir kişiye yalnızca bir e-posta göndermek yerine bir yanıt listesindeki herkese bir e-posta göndermek üzereyseniz sizi en azından uyaracak veya en azından uyaracak bir Outlook eklentisi yüklemeyi içerir. Eklentiyi buradan Microsoft.com adresinden indirebilirsiniz. Sadece .msi dosyasını çalıştırın ve kurulumu bir esinti.