Prevezmite kontrolu nad e-mailom pomocou priority a nerušte [produktová séria Outlook]

Aj keď málokto bude tvrdiť, že e-mail je pre väčšinu organizácií neoceniteľný nástroj, stále viac štúdií to dokazuje príliš veľa e-mailu môže spôsobiť vážne problémy s produktivitouzamestnanca. Napríklad, nezabudnite, že dokument, ktorý ste mali napísať, ale trvalo trikrát dlhšie, ako ste očakávali, pretože zakaždým, keď sa naň sústredíte, do vašej doručenej pošty sa dostane nový e-mail. Skôr než to ignorovať, cítili ste sa nútení reagovať a BANG !! Desať minút bolo preč!

Pre mňa sa to stáva každých 5 minút pri mojom stole(čo je dôvod, prečo písanie tohto článku trvalo 3 hodiny), a neprekvapilo by ma, keby 99% z vás tam malo podobný príbeh. Preto som bol nadšený, keď spoločnosť Microsoft vydala nový doplnok Outlook 2007 s názvom: Email Prioritizer.

Microsoft Outlook Email Prioritizer je bezplatný softvér na prevzatie z nových balíkov OfficeLabs spoločnosti Microsoft <aspoň v čase, keď som písal tento článok>.

Podľa ich slov:

Vlastnosti:

• Tlačidlo Nerušiť - Zastavte prijímanie e-mailov na zadané obdobie
• Priority e-mailov - E-mail má priradenú prioritu na základe pravidiel, ktoré nie sú súčasťou balenia, aby pomohol nájsť relevantné e-maily

Inštalácia bola rýchla a ľahká:

Pri prvom spustení programu Outlook po inštalácii nového doplnku buďte pripravení počkať niekoľko minút, kým prehľadá váš e-mail a priradí rôzne priority.

Po otvorení programu Outlook po inštalácii si v hornej časti aplikácie Microsoft Outlook všimnete nový panel s nástrojmi

Klient 2007. Nastavenia sú celkom rovno. Môžete nakonfigurovať nastavenie „Nerušiť“ v 30 minútových intervaloch až do 4 hodín ALEBO až do ukončenia schôdzky, na ktorej sa práve nachádzate (ako je naplánované v kalendári programu Outlook). Na paneli nástrojov môžete tiež nakonfigurovať, ako Inbox zobrazuje e-mail na základe priorít priradených k e-mailom.

Môžete buď prijať predvolené pravidlá priority alebo ich prispôsobiť podľa svojich preferencií kliknutím na tlačidlo Možnosti na paneli s novými nástrojmi na určovanie priorít e-mailov.

Raz je to celkom rovno. Upravte nastavenia a kliknutím na tlačidlo OK uložte nastavenie.

Používam doplnok v práci už niekoľko rokovdní. Zatiaľ je všetko dobré. Používam inú metódu na určovanie priorít svojej doručenej pošty, ale funkcia „Nerušiť“ už mala veľmi pozitívny vplyv na moje zvyklosti čítať e-maily / DeskTime! VEĽMI Groovy naozaj!

Aktualizácia 25.8.2008

Dnes ráno ma vyzvala automatická aktualizáciaNástroj na inováciu Microsoft Email Prioritizer z V1.0.818.0 na 1.0.820.0. Poznámky spomínajú, že aktualizácia je určená pre používateľov, ktorí nemajú pripojenie k serverom Exchange: