Cum să creezi un sistem de asistență gratuit cu IssueBurner și Gmail

Gestionarea sarcinilor bazate pe e-mail a fost un concept de care m-am interesat de ceva vreme și cu introducerea unui nou serviciu numit IssueBurner, poate fi un moment excelent pentru a face seriosaveți în vedere gestionarea sarcinilor prin e-mail. Înainte să apară IssueBurner, mă jucasem cu ideea de a primi un asistent virtual (VA) pe care aș putea să-l BCC pe toate e-mailurile mele care conțin o sarcină, un memento sau o programare și să-l aduc în calendarul meu, lista de activități. sau ce ai. Acest lucru ar fi cu siguranță o utilizare utilă a unui VA, deși poate mai costisitor decât merită. Totuși, IssueBurner automatizează această funcționalitate gratuit (cel puțin deocamdată). Cred că îmi place.

Pe scurt, iată cum funcționează IssueBurner. Puteți crea sarcini sau probleme prin e-mailul problemelor@issueburner.com. Când faceți acest lucru, IssueBurner creează automat o problemă asociată adresei dvs. de e-mail și a oricăror adrese de e-mail enumerate ca destinatari în La: sau CC: camp. Puteți începe să creați probleme fără să semnațisus, dar când creezi un cont, poți vedea problemele deschise și să comentezi probleme. Există câteva avantaje cheie ale acestui sistem, care cred că vor rezolva cu adevărat echipele de colaborare și birourile de asistență pentru clienți:

• Este bazat pe toate e-mailurile. Problemele pot fi create și urmărite toate printr-un CC simplu :.
• Nu aveți nevoie de un cont IssueBurner pentru a participa. Acest lucru înseamnă că TOȚI clienții și clienții dvs. pot ajunge la bord, fără a le parcurge prin procesul de înscriere (care este mort oricum simplu).
• Este mobil prietenos. Dacă puteți trimite un e-mail, puteți arde o problemă.
• Ajută la separarea articolelor de urmărire de e-mailurile normale.
• Funcționează cu ORICE platformă de e-mail. Outlook, Gmail și alți clienți de e-mail vă permit să convertiți e-mailurile în sarcini, dar IssueBurner vă permite să partajați probleme între toate platformele de e-mail.

Pentru a obține cel mai mult kilometru din IssueBurner,va trebui să aplicați un pic de creativitate. Dar o aplicație evidentă care îmi vine în minte este crearea unui birou de ajutor. Cu IssueBurner, puteți transforma e-mailurile primite în „bilete” și să urmăriți starea și corespondența cu clientul. Voi ucide două păsări cu o singură piatră, arătându-ți cum funcționează IssueBurner în timp ce configurează un groovyPost „linii de asistență telefonică" Ghișeu de ajutor. Pe client latură (sau în cazul nostru, cititori, deoarece nu avem clienți), va fi la fel de simplu ca trimiterea prin e-mail a asistenței, pe care am creat-o la jack+help@groovypost.com. Dar pe care răspunde partea, există un pic de configurare implicată.

Primul pas

Înscrieți-vă la IssueBurner. Nu trebuie decât să vizitezi IssueBurner.com și Faceţi clic pe Inscrie-te. Dați-le numele și adresa de e-mail și ați terminat.

Rețineți că nu trebuie neapărat să folosiți adresa de e-mail pe care o veți utiliza pentru a câmpiona cererile de asistență primite.

Pasul doi

Creați un grup în IssueBurner. Puteți săriți de fapt acest pas dacă intenționați să dedicați acest cont unui singur scop, dar dacă doriți să utilizați IssueBurner pentru alte organizații și îndatoriri, un grup este o idee bună. Clic Grupuri în dreapta sus și Faceţi clic pe Creați grup.

Introduceți un nume de grup și o organizație. Aici, am ales „Ajutor" și "groovyPost.“

Rețineți că această adresă nu va fi vizibilă pentrupublic. În schimb, vor trimite adresa de e-mail menționată mai sus, care va fi singura adresă care poate soluționa problemele. Aceasta adaugă un strat de protecție împotriva spamului, dar oferă și un aspect mai profesional prin includerea propriului nume de domeniu în e-mail. Acum, observați că am configurat-o astfel încât problemele să poată fi raportate Oricine. Acest lucru este necesar deocamdată, astfel încât să putem verifica regula de redirecționare Gmail. Poate doriți să vă întoarceți și să-l schimbați Numai membrii grupului mai tarziu.

Clic Crea cand esti gata.

Apoi, adăugați membrii care pot adăuga probleme. În scopurile noastre, voi adăuga jack+help@groovypost.com. Puteți adăuga altele, dacă doriți. Spune, aș putea adăuga, de asemenea, jerry+help@groovypost.com sau tammy+help@groovypost.com, dacă aș dori ca și alții să poată câștiga cererile de ajutor (și dacă acei oameni au existat de fapt). Nu uitați: cu Google Apps pentru domenii și conturi Gmail, orice adăugați după un semn + este ignorat, dar poate fi folosit în continuare în scopuri de filtrare. Citit postarea noastră anterioară pentru mai multe informații despre Adrese Gmail personalizate.

Un ultim lucru pe care trebuie să-l faci este să schimbi adresa de răspuns. Pentru a face acest lucru, Faceţi clic pe Grupuri și Faceţi clic pe Administra lângă numele grupului. Sub Setări grup, Faceţi clic pe Schimbare lângă "E-mail implicit și răspuns la e-mail“. Dacă faceți acest lucru, veți menține privată adresa dvs. de e-mail IssueBurner.com.

Bine, acum suntem configurați pe IssueBurner. Să mergem la Gmail.

Pasul trei

Configurați redirecționarea în Gmail. Scopul de aici este de a trimite toate e-mailurile trimise către jack+help@groovypost.com la help.groovypost@issueburner.com. Pentru a face acest lucru, trebuie să verificăm mai întâi dacă suntem autorizați să transmitem la ultima adresă. În Gmail, faceți clic pe Setări și alege Expediere și POP / IMAP. Clic Adăugați o adresă de redirecționare și introduceți help.groovypost@issueburner.com sau orice altceva ați configurat contul dvs. IssueBurner.

După ce face acest lucru, Gmail va trimite un e-mail cătreContul IssueBurner cu un link de confirmare. IssueBurner vă va returna acest lucru ca o nouă problemă, deci ar trebui să apară în căsuța de e-mail Gmail. O puteți vedea și în contul dvs. IssueBurner. Clic pentru a confirma.

Pasul patru

Filtrați mesajele trimise la adresa dvs. personalizată Gmail. Clic Setări și alege Filtre și Faceţi clic pe Creați un filtru nou. În câmpul Către: introduceți adresa dvs. de e-mail personalizată și Faceţi clic pe Urmatorul pas.

Puteți configura aceste reguli cum doriți, dar din moment ce IssueBurner vă va notifica oricând problemele noi, îmi place să selectez Marcheaza ca citit și Sariți Inbox. Cea mai importantă opțiune de a alege este să selectați Transmite-l la: și alegeți help.groovypost@issueburner.com. Clic Creați filtru cand esti gata.

Acum, ai terminat. Să-l încercăm.

Crearea de sarcini cu IssueBurner

Acum, cu filtrul Gmail am configurat șiGrupul IssueBurner pe care îl avem, orice e-mailuri trimise la jack+help@groovypost.com vor fi automat transformate într-o problemă IssueBurner. Numele problemei va fi subiectul e-mailului, iar descrierea va fi corpul e-mailului. De exemplu, să spunem că cineva mi-a trimis prin email o întrebare despre Cum să ștergeți definitiv contul de Facebook.

Odată ce e-mailul de mai sus este trimis, se întâmplă două lucruri:

1. O problemă este creată în grupul help.groovypost IssueBurner
2. Primesc un e-mail care mă anunță ca atare.

Rețineți, poate apărea câteva minute pentru ca problema să apară.

Și aici este în Gmail ...

Răspuns la sarcini

Dacă utilizatorul nu are un cont IssueBurner, va primi un răspuns în conservă în care îi va anunța că problema a fost primită. De asemenea, vor fi invitați să se înscrie.

Așadar, să spunem ca răspuns la acest cititor, vreau să le direcționez către postarea noastră cu ștergerea contului dvs. de Facebook. Aș putea răspunde la e-mailul primit de la IssueBurner pentru a adăuga un cometariu. Indiferent dacă cititorul s-a înscris, va primi o notificare cu privire la faptul că problema a fost actualizată cu un comentariu.

Dacă se înscriu, pot urmări toate comentariile și starea problemei lor din propriul cont IssueBurner.

Cititorul sau clientul poate răspunde la e-mailcu comentariul lor, să vă anunțe dacă soluția dvs. a rezolvat-o sau nu. Acest lucru este adăugat la sarcină sub forma unui comentariu, pe care îl puteți vizualiza din tabloul de bord IssueBurner.

Gestionarea și închiderea problemelor

Puteți sorta problemele în funcție de grup sau de statut la IssueBurner.com.

IssueBurner.com are și un site mobil foarte frumos.

După rezolvarea unei probleme, o puteți închide pur și simplu din tabloul de bord IssueBurner. Toți utilizatorii asociați vor fi anunțați ca atare. Alternativ, îl puteți marca ca „Mai tarziu”, Care poate fi util dacă o soluție este în curs de așteptare și doriți să o urmăriți atunci când este disponibilă.

De asemenea, este posibil să observați aici că am adăugat un Intern cometariu. Acestea vor putea fi vizualizate doar de către membrii grupului și de către administratorii acestora. Așadar, de exemplu, dacă doriți să apelați clientul dope sau să spuneți fiecăruia să ignore cererile sale, puteți face acest lucru cu un comentariu intern și nu vor fi nici unul mai înțelept.

Concluzie

După cum am menționat, aceasta este o singură cerere pentruIssueBurner. Îl poți folosi pentru a colabora cu grupuri sau pentru a urmări sarcinile pentru tine. De exemplu, dacă doriți să vă reamintiți să urmăriți un contact dacă nu răspund, dar nu doriți neapărat să vadă problemele dvs. IssueBurner, puteți BCC issues@issueburner.com. Sau îl puteți utiliza pentru a ține evidența facturilor și a facturilor prin problemele CC@issueburner.com ale CC atunci când trimiteți un e-mail la departamentul de contabilitate. Dacă sunteți inteligent și organizat, IssueBurner poate fi un element important pentru productivitate.

Rețineți că IssueBurner este în prezent gratuitși va rămâne gratuit în timp ce se află în versiunea beta. Webyog, compania care a făcut IssueBurner și CloudMagic, promite că vă vor anunța 60 de zile înainte de a introduce structuri de prețuri. Nu știu cum ar putea părea în viitor, dar va avea probabil o versiune gratuită și plătită.

P.S. Chiar am creat acest sistem, așa că dacă aveți întrebări arzătoare, trimiteți-mi un e-mail la jack+help@groovypost.com sau consultați-ne forum.