Tudo o que você precisa saber sobre Introdução ao Google Docs

O Google Docs é um serviço online gratuito que permitevocê cria, edita e colabora em documentos, diretamente do seu navegador. Vamos analisar mais de perto os recursos e analisar por que amamos este aplicativo do Google.

Era uma vez, eu era um fã do Microsoft Word. Mas, eventualmente, eu me cansei de pagar por algo que tinha alternativas gratuitas online. Então, eu experimentei o LibreOffice gratuito, mas quando meu computador se destruiu, perdi todo o meu trabalho. Foi quando decidi experimentar o Google Docs baseado em nuvem e não olhei para trás desde então.

O Google Docs é uma das pedras angulares deAs ofertas do Office do Google, e apesar da propensão do Google por encerrar seus serviços por acaso, ele ainda é um dos que ainda estão de pé, desde que foi comprado pelo Google em 2006. Juntamente com planilhas, slides, formulários e desenhos, o Google construiu um enorme e formidável conjunto de produtividade rival da Microsoft, que costumava governar este canto do setor de TI com muito pouca concorrência para falar.

Na minha opinião, o Google Docs tem dois pontos fortes principais. Primeiro, é um enorme monólito de uma empresa com reconhecimento universal de marca que provavelmente não irá à falência a qualquer momento no próximo século. Para que as pessoas se sintam tranquilas em transferir seu trabalho importante para o serviço e deixá-lo lá. Eles não acordam uma manhã para encontrar o serviço fechado de repente.

Em segundo lugar, o Google Docs é alimentado por outros serviços do Google (tradução, pesquisa, fontes, imagens etc.). Tudo é perfeitamente integrado e pode ser usado em conjunto - tudo com uma única conta.

Mas você realmente sabe tudo o que há para saber sobre o Google Docs? Em breve descobriremos.

O que é o Google Docs em poucas palavras

Quando você usa algo como o Microsoft Word ouLibreOffice, os arquivos que você salva são salvos apenas no computador em que você está trabalhando (a menos que você os salve em uma solução de armazenamento em nuvem, como o Dropbox). Além disso, todas as alterações feitas são perdidas assim que você altera alguma coisa e, em seguida, clica no botão "Salve Botão

Agora compare isso com o Google Docs. O Google Docs é uma versão semelhante e reduzida do Microsoft Word, exceto que reside online. Isso significa:

• Todos os seus documentos estão disponíveis online onde quer que haja uma conexão com a Internet. Se o seu computador ficar com defeito, você pode simplesmente ir para outro computador para obter seus arquivos. Nada está perdido.
• Você nunca precisa se lembrar de salvar nada, porque sempre que muda qualquer coisa no documento, mesmo que você pressione a barra de espaço, o Google Docs o salva automaticamente em uma nova versão.
• Uma nova versão significa que, se você deseja reverter seu documento para uma versão anterior, isso está literalmente a alguns cliques de distância.
• Você pode instalar extensões e widgets para facilitar seu trabalho. Muitos deles estão vinculados a outros serviços do Google.
• Você pode convidar pessoas com uma conta do Google parajunte-se ao documento e todos poderão ver todos os outros visitantes do documento, incluindo qualquer digitação / alteração feita em tempo real. Você pode editar as edições de outras pessoas, deixar comentários e conversar em uma caixa de bate-papo. Isso facilita a colaboração.

Obviamente, existem outros produtos que fazem otoda a colaboração, como o Dropbox Paper. O Microsoft Word e o LibreOffice também permitem que você deixe comentários nos documentos. O Word Online também está avançando na área de coautoria e colaboração. Mas é o Google quem, na minha opinião, conseguiu criar o produto mais superior. Funciona realmente muito bem.

Vamos dar uma olhada em cada recurso, por sua vez.

Online onde quer que haja uma conexão com a Internet

Está muito na moda enfrentar os males da computação em nuvem, mas vamos enfrentá-lo, há uma boa razão pela qual a computação em nuvem é popular. Ou seja, é conveniente. Humanos amor conveniência. Com a computação em nuvem, você não precisa se preocupar com a instalação de software em todos os seus dispositivos ou com o backup de seus arquivos.

Tudo o que você precisa é de uma senha forte para proteger sua conta na nuvem, juntamente com a autenticação de dois fatores.

Passando pela porta da frente

Existem duas maneiras de acessar o Google Docs. Ou pelo link direto - docs.google.com - que o levará até aqui:

Ou através do link do Google Drive - drive.google.com - e clique no botão azul Ir para o Google Drive botão.

Na próxima tela, clique em Novo> Google Docs.

Independentemente do caminho que você escolher, serão apresentadas duas opções - comece com um documento em branco ou escolha um modelo.

O documento em branco

O documento em branco é muito direto. Basta escolher, atribuir um título ao documento e começar a digitar.

Como eu disse no começo, o Google Docs é muitoversão simplificada do Microsoft Word. Portanto, há uma curva de aprendizado muito superficial e praticamente não há espaço para nenhuma catástrofe. É por isso que é tão popular.

Lembre-se do ditado "... tão simples que até minha avó poderia fazer isso"? Bem, isso se aplica ao Google Docs. Basta começar a digitar. Como eu disse anteriormente, isso simplesmente funciona.

Alterando as configurações da página

Existem várias opções disponíveis para alterar as configurações da página da maneira que você deseja.

Primeiro, se você for para Arquivo> Configuração da página, você pode abrir esta caixa. Depois de fazer as alterações, você pode salvá-las como valores padrão para todos os documentos futuros.

Existem também estes na barra de menus superior.

O da esquerda é o alinhamento de texto / imagem e o da direita é o espaçamento entre linhas.

Para ver quais são as demais configurações, basta passar o mouse sobre elas e uma dica de ferramenta será exibida com o nome da função, juntamente com o atalho do teclado.

Fontes e como obter mais

Com as fontes, você obtém as mais comuns, comoArial, Times New Roman, Verdana e assim por diante. Mas se você quiser se divertir um pouco com suas fontes, poderá fazer o download e instalar mais, via Google Fonts. Basta clicar em "Mais fontes”Na parte superior do menu de fontes.

Essa caixa será exibida via Google Fonts. Escolha as fontes que deseja clicando nelas e clique em Está bem.

Agora você os verá no menu de fontes.

Os modelos

Às vezes, você precisa de um tipo de documento específico e, em vez de formatá-lo, pode escolher um dos modelos pré-formatados fornecidos pelo Google.

Se este é o caminho que você deseja seguir, escolha "De um modelo”Ao optar por criar um novo documento. Em seguida, os modelos gratuitos aparecerão.

Há muito por onde escolher, como currículos,papéis timbrados, relatórios, brochuras, notas de aula, planos de aula, manuais, contratos e muito mais. Basta escolher um e começar a personalizá-lo para atender às suas necessidades.

Embora eu esteja confuso sobre o motivo de um cão precisar de um currículo. Talvez se candidatar ao posto de cão de guarda?

Salvando cada alteração automaticamente

Lembra quando eu lhe disse que o Google Docs salva tudo automaticamente? Ao começar a digitar seu documento em branco, olhe para a barra de menus superior ao lado da opção "Ajuda". Você verá isso:

E então isso:

Quando você vê as palavras "Todas as alterações salvas no Drive", Você nunca precisa se preocupar em perder tudo o que já digitou nesse documento. A menos que você exclua o documento, é claro.

Revertendo para versões anteriores

Clicando no botão "Todas as alterações salvas no Drive"Mostra as versões anteriores. Portanto, se você mudou alguma coisa, odiou totalmente e deseja voltar para uma versão mais antiga, é totalmente fácil.

Depois de clicar no "Todas as alterações salvas no Drive" link, você verá o seguinte:

O que está no topo é a versão atual. Os abaixo são as versões mais antigas com registro de data e hora. Escolha para qual versão você deseja reverter, clicando nela à direita. Em seguida, na parte superior da página, clique em "Restaurar esta versão”.

Agora assista a versão antiga retornar magicamente!

Complementos para uma experiência de usuário mais enriquecida

O Google Docs tem muitos complementos que você pode instalar para facilitar sua experiência. Além disso, os desenvolvedores podem criar seus próprios e enviá-los para consideração do Google.

Para ver os complementos, acesse o menu Complementos na parte superior da tela e escolha "Obter complementos”. Uma caixa aparecerá agora, onde você verá alguns complementos destacados, bem como uma caixa de pesquisa para encontrar outras.

Aqui estão os meus favoritos que eu uso o tempo todo. Quando você os abre e os usa através do menu Complementos, eles são abertos no painel da barra lateral direita. Você pode usar apenas um complemento de cada vez.

Melhor contagem de palavras

É fácil encontrar sua contagem de palavras. Você apenas tem que ir para Ferramentas> Contagem de Palavras. Mas se você estiver no fluxo, parar para clicar constantemente nas opções do menu pode ser realmente irritante. Aqui é onde Melhor contagem de palavras excelente.

Depois de abri-lo, ele fica à direita da tela. Assim que você começar a digitar, sua contagem de palavras mudará em tempo real. Não é necessário clicar.

OneLook Thesaurus

Quando você está ocupado digitando, às vezesé difícil pensar na palavra certa. É aí que o OneLook Thesaurus é útil. Além de sinônimos, você também pode obter rimas, adjetivos, substantivos e muito mais.

Openclipart

Clipart é visto por alguns como brega, mas há um número igual de pessoas que gostam. É por isso que, se você precisar que o clipart seja incluído no documento do Google Docs, o Openclipart é um complemento essencial.

Após abri-lo, a barra lateral direita será aberta com uma caixa de pesquisa. Pesquise o que você está procurando e clique nele. Ele será inserido automaticamente no documento.

Traduzir

O Google Docs tem uma função para traduzir o documento inteiro (mais sobre isso mais tarde). Mas você também pode traduzir pequenos pedaços do documento com o "Traduzir" adicionar.

Destaque o texto que deseja traduzir, abra o complemento "Traduzir", escolha o idioma de destino e clique no botão "TraduzirBotão

Convidar pessoas para o seu documento, comentar e conversar

Um dos melhores recursos no Google Docs são as funções de colaboração em tempo real. Não importa onde você e seus colegas estejam no mundo, todos poderão se reunir no mesmo documento, deixar comentários, editar os textos de outros e conversar.

Antes do Google Docs, as pessoas enviavam por e-mail as últimasversão de um documento de processamento de texto para um amigo ou colega. Quanto mais versões fossem enviadas por e-mail, maior o risco de haver confusão sobre qual era a versão mais recente.

Mas o Google Docs remove essa dor de cabeça. Agora você só precisa ser convidado para o link criptografado e ver a versão mais recente bem na sua frente.

Convidando Pessoas

Qualquer pessoa que precise ser convidada para um documento do Google precisa de uma Conta do Google. Pode ser uma conta padrão gratuita do Gmail ou uma conta paga do Google Apps.

Agora clique no botão azul “COMPARTILHAR” no canto superior direito da tela do Documentos e uma caixa será exibida.

Se você clicar em "Obter link compartilhável”, Você tem a opção de criar um link ondequalquer pessoa pode acessar o documento, desde que possua o link. Você também pode editar as permissões de visualização, como a capacidade de editar seu trabalho ou simplesmente lê-lo.

Ou, se você preferir convidar uma pessoa específica, pode copiar o e-mail dele no "Pessoas" seção, juntamente com o que eles podem fazer no documento. Anexe uma nota também se houver algo que você queira contar.

Se houver pessoas na sua agenda de contatos para esse endereço de e-mail e uma delas for a pessoa que você deseja convidar, o campo de e-mail será preenchido automaticamente, economizando um pouco de tempo.

Quando a pessoa aceitar seu convite, você a verá na parte superior da tela, ao lado do botão COMPARTILHAR.

E você também verá o cursor se mover conforme eles se movem pelo documento.

Deve-se salientar que, como o documentocriador, você permanece no controle dele o tempo todo. Ninguém pode removê-lo do documento. Mas você pode remover as pessoas que convidar (apenas não deixe a energia subir à sua cabeça!).

Conversando

Enquanto você digita, colabora e assim por diante, também pode conversar um com o outro. A caixa de bate-papo fica ao lado do botão azul COMPARTILHAR na parte superior da tela. Clicar nele revelará a caixa de bate-papo.

Comentando

Comentar qualquer parte do documento é muito fácil. Você apenas precisa destacar a parte do texto em que deseja fazer um comentário. Um pequeno balão de fala aparecerá à direita da página.

Clique nele e uma caixa de comentários apropriada será exibida. Agora você pode escrever sua missiva. Quando você termina, o texto destacado fica amarelo e seu comentário fica na página.

O proprietário do documento agora recebe uma notificação por e-mail com o seu comentário e pode responder ou marcar o problema como "resolvido", o que faz com que o seu comentário desapareça.

Exportando do Google Docs

Depois de finalizar o documento, você provavelmente precisará exportá-lo do Google Docs para um formato específico.

Se você vai para Arquivo> Baixar como…., você verá as diferentes opções disponíveis.

Escolha o seu veneno e veja o seu arquivo sendo baixado.

Outras dicas e truques legais

Deseja ainda mais dicas e truques sobre o Google Docs? Que bom que você disse que sim, porque eu tenho muito mais.

Carregar documentos digitalizados e outros arquivos

O Google deseja que você use o Google Docs como repositório de todos os seus arquivos. Eles querem que você faça o upload de outros arquivos (PDF, DOC X, etc) e os armazene no Docs / Drive.

No entanto, se você os mantiver nesses formatos de arquivo,O Google penaliza você, retirando o tamanho dos arquivos do limite de armazenamento da sua conta do Google. Mas se você converter o arquivo em um "arquivo do Google" (compatível com a execução no Google Docs), o armazenamento repentino no Docs / Drive é gratuito. Além disso, ocupa menos espaço de armazenamento.

Aqui está um arquivo PDF que eu enviei recentemente. Para transformá-lo em um documento do Google, clique com o botão direito do mouse e escolha "Abrir com" e depois "documentos Google”.

A conversão será rápida e você poderá abrir o novo arquivo. Você também pode excluir o arquivo antigo, se desejar, pois estará ocupando espaço desnecessário.

Se o arquivo for uma fotocópia de um documento, o Googlepode converter esse documento em texto editável usando uma tecnologia chamada OCR (reconhecimento óptico de caracteres). Essa é a mesma tecnologia que o Project Gutenberg e o Internet Archive usam para indexar livros de domínio público.

Localizar e substituir texto

Obviamente, esse não é um recurso exclusivo do Google Docs (o Microsoft Word o utiliza há séculos), mas você pode encontrar uma palavra ou texto específico e substituí-lo automaticamente por outra palavra ou texto.

Como autor de ficção, isso é inestimável para mim, poisEstou sempre mudando os nomes dos personagens. Posso voltar, digitar o nome do personagem e especificar em qual nome a pessoa precisa ser alterada. O Google Docs faz o resto.

Primeiro, vá para Editar> Localizar e substituir.

Quando a caixa aparecer, digite a palavra que você deseja destruir. À direita, ele informará quantas instâncias dessa palavra existem no documento. Abaixo, especifique a nova palavra.

Você pode substituí-los um de cada vez usando "Substituir"Ou todos de uma vez usando"Substitua tudo”.

Inserir números de página

Se você precisa que seu documento tenha números de página, isso também é fácil.

Vamos para Inserir> Número do cabeçalho e da página> Número da página.

Escolha qual estilo de numeração você deseja. Depois de clicar nela, todas as páginas serão numeradas da maneira que você especificou.

Crie um dicionário pessoal para zapar aqueles erros de digitação

Dependendo de onde você está no mundo, o GoogleOs documentos podem decidir que o que você está digitando está errado. Por exemplo, estou registrado na minha conta do Google como inglês do Reino Unido, mas se eu digitar um artigo para um cliente dos EUA em inglês dos EUA, subitamente cada segunda ou terceira palavra é sinalizada como incorreta.

Ou se eu escrever um romance de fantasia com nomes comoGeneral Zuugg, em seguida, o Google me diz que Zuugg não é uma palavra (obviamente). Assim, você pode aproveitar o recurso Dicionário pessoal do Google Doc para se tornar Samuel Johnson e torná-lo uma palavra!

Simplesmente destaque a palavra sublinhada em vermelho, clique com o botão direito do mouse e escolha "Adicionar ao dicionário pessoal”.

A linha de erro vermelha desaparecerá e você não deverá receber a mensagem de erro novamente para essa palavra.

Traduza instantaneamente seu documento usando o Google Translate

Você pode traduzir todo o seu documento usando a função integrada do Google Tradutor. Isso é realmente útil se você tiver amigos, colegas ou clientes que falam um idioma diferente.

Simplesmente vá para Ferramentas> Traduzir documento.

Isso abre essa caixa, que solicita que você nomeie o documento traduzido (uma cópia será feita), bem como o idioma em que você deseja que ele seja traduzido.

Estando na Alemanha, escolhi o alemão e uma versão em alemão recém-traduzida deste documento apareceu magicamente. A formatação deixa muito a desejar, porém, com muitas palavras amontoadas.

Inserir links usando a Pesquisa interna do Google

O mecanismo de pesquisa do Google está embutido no Google Docs. Se você deseja vincular a algo, basta realçá-lo, clicar com o botão direito e escolher "Ligação”.

Como alternativa, destaque o texto que você deseja vincular e clique no ícone de link na barra de menus superior.

Isso abre um menu onde os principais resultados da pesquisa são exibidos. Se você vir o link que procura, clique nele para que o link seja inserido automaticamente no seu documento.

Se você não encontrar o link desejado, existe uma "Mais”Mais abaixo na lista. Cliques que abrirão uma página de resultados do mecanismo de pesquisa do Google na barra lateral direita com o termo de pesquisa já preenchido previamente.

Use o Google Docs em qualquer lugar com o aplicativo móvel

Por fim, você pode criar, visualizar e editar o Google Docs usando os ótimos aplicativos gratuitos para smartphones. Aqui está a versão do Android e também a versão do iOS.

Conclusão

3.000 palavras depois e eu tenho mal arranhou a superfície sobre o que o Google Docs podeFaz. Há tanta coisa que fui forçada a deixar de fora que consigo sentir um artigo de acompanhamento chegando. O que você gostaria de ver na parte dois? Mesas? Notas de rodapé? Sumário? Eu adoraria ouvir você nos comentários abaixo.