Como controlar alterações nos documentos do Microsoft Word

Se você colabora com os membros da equipe em projetos, o recurso Controlar Alterações no Word 2016 é essencial e agora mais poderoso. Aqui está como isso funciona.

Se você colabora com membros da equipe em projetosou marque contratos com linhas vermelhas, acompanhar as alterações no Microsoft Word pode ser um salva-vidas! Rastrear alterações é um recurso interno do Microsoft Word que realmente traz sanidade ao processo. Mesmo se você não estiver trabalhando em projetos complexos, como aquisições, fusões, contratos ou a criação de um best-seller, o Track Changes pode ser igualmente útil para projetos de pequenos grupos, como tarefas escolares.

Desde a última vez que abordamos esse recurso no MicrosoftWord 2010, houve melhorias significativas que tornam as alterações de rastreamento ainda mais poderosas. Com a disponibilidade do Office Online, os usuários podem executar a colaboração em tempo real em um documento, e esse é um dos novos recursos interessantes que abordamos neste artigo.

Habilitar e usar rastrear alterações no Word 2016

Etapa 1: iniciando o conteúdo

Você precisará começar com algum conteúdo do documento em que está colaborando. Esta parte do documento está sendo escrita por um usuário diferente. O primeiro parágrafo foi escrito por mim.

Etapa 2: ativar as alterações de rastreamento
Para começar a rastrear alterações, vá para o Reveja guia e clique Alterações de percurso no Rastreamento grupo (você também pode pressionar CTRL + SHIFT + E.)

Quando a opção Rastrear alterações estiver ativada, você verá um balão para cada autor no lado direito da tela.

Etapa 3: Edição

Controlar alterações no Word usa a coordenação de cores para evitar confusão. O primeiro autor é azul e o segundo é vermelho. Quando autores adicionais fizerem edições, eles também receberão uma cor exclusiva.

Quando são feitas edições no documento, uma linha vertical aparece ao lado do parágrafo para indicar as alterações feitas no documento. Observe que o primeiro parágrafo não possui isso porque Alterações de percurso não foi ativado até mais adiante no documento. Quando você clica no Mostrar alterações da faixa barra, ativa imediatamente um destaque de todosas edições que foram feitas no documento, juntamente com seus comentários. Se você o mantiver ativado e fizer edições, verá as alterações em tempo real enquanto digita e exclui.

Etapa 4: Comentários, balões e ferramentas adicionais de edição

Se você deseja adicionar um comentário em uma palavra ou parágrafo, destaque-o e selecione o Reveja guia e clique Novo comentário no Comentários grupo. Seus comentários aparecerão no lado direito do documento quando o documento for finalizado; você pode desligá-los.

Uma das coisas que você notará ao aplicar formatações especiais, como negrito, itálico ou sublinhado, um comentário é adicionado automaticamente às alterações de faixa chamadas Formatado.

Você também pode personalizar como deseja que os balões apareçam no documento. Por exemplo, se você deseja ver todas as revisões que foram adicionadas ao documento por cada autor, clique em Reveja guia> Mostrar marcação menu> Balões > Mostrar revisões em balões.

Revisões

O Painel de Revisão (Reveja > Painel de revisão) permite revisar todas as edições de cada autor quevocê pode ver na vertical ou na horizontal na tela. Você pode clicar em uma palavra ou parágrafo no painel Revisões e ele navegará automaticamente para essa parte do documento.

Etapa 5: aceitar ou rejeitar as alterações feitas no documento

Se você concordar com as alterações feitas no documento, poderá aceitá-las ou rejeitá-las. Clique na barra Show Track Changes, realce as alterações feitas pelo outro autor e vá para o Reveja guia, clique no Aceitar para confirmar.

Agora você notará que as alterações são aplicadas imediatamente.

Etapa 6: comparar ou combinar documentos

Outro recurso útil que os autores podem tirar vantagemde é a capacidade de rastrear versão de um documento. Por exemplo, se dois autores dividem os mesmos documentos em duas cópias e continuam trabalhando neles separadamente, eles podem comparar as duas versões posteriormente e combiná-las. Desde que tenham estrutura semelhante, é possível combinar os dois para criar um documento final.

Para comparar e combinar alterações, selecione Reveja guia, clique em Comparar selecione o documento original na caixa de campo, selecione a versão revisada e clique em ESTÁ BEM.

O Microsoft Word apresentará um painel de trêsvisualização do documento mostrando a tela principal como o documento final com conteúdo combinado e as cópias originais e alternativas em um painel de minivisualização. Ao rolar, você pode comparar as alterações. Isso é feito preferencialmente em uma tela com resolução de tela suficiente.

Quando estiver pronto para combinar os documentos em uma cópia final, volte para o Reveja clique na guia Comparar então clique Combinar selecione o documento original na caixa de campo, selecione a versão revisada e clique em ESTÁ BEM.

Você verá o documento combinado, juntamente com as alterações feitas por outros autores em outra cor.

Integração com o Office Online

Um dos principais recursos do Google Apps temforam suas ferramentas de colaboração em tempo real. A Microsoft finalmente alcançou o resultado graças ao seu pacote Office Online, que apresenta uma versão do Word baseada na Web. Um novo recurso do Word 2016 é a capacidade de compartilhar e exibir quem está trabalhando no seu documento. Para fazer isso, clique no Compartilhar e salve o documento na sua pasta do OneDrive.

O painel Compartilhar revelará informações adicionaisopções, com a capacidade de convidar pessoas para editar o documento com diferentes restrições. Você também notará que as opções Bloquear autores e Restringir agora estão ativadas dentro do Proteger grupo. Se você usa o Office 365 em uma configuração corporativa, pode convidar autores para colaborar.

Neste artigo, usarei o Obter um link de compartilhamento que enviarei por e-mail para autores adicionais com os quais gostaria de colaborar no documento.

Quando você ou o outro autor carrega o Word Online e faz alterações, outras pessoas que colaboram no documento serão notificadas em tempo real.

Aqui você pode ver as edições salvas feitas pelo outro autor com código de cores em destaque azul.

Quando um autor não estiver mais editando o documento, você será notificado no Word 2016.

Como você pode ver, o Track Changes é ainda maispoderoso com seus recursos de colaboração em tempo real. Esteja você trabalhando em projetos grandes ou pequenos, o Word 2016 pode facilitar a manutenção de todos na mesma página. A coordenação de cores, o compartilhamento, a edição em tempo real e a integração na nuvem com o OneDrive são uma experiência atraente.